企业档案管理数字化建设分析

2017-08-17刘春娟

魅力中国 2017年18期

刘春娟

摘要：档案作为一种原生信息资源在企业战略规划方面有着重要的参考价值，其重要性在日益凸显，加强企业档案管理的数字化建设，能够为企业的运行、决策、企业文化建设等方面服务。本文阐述了档案的数字化管理内涵与优势，并提出加强企业档案管理数字化建设的具体策略。

关键词：企业；档案管理；数字化；建设

我国早在2000年的时候，国家档案局就将“加快档案管理的信息化、数字化进程”列为重要发展目标，随着目前信息化发展进程的不断加快，计算机与互联网的普及，电子存档格式正逐渐取代传统纸质格式的档案管理形式，数字化技术的进步为企业档案管理带来了一种新的发展方向，其管理优势在日益的凸显，如何加强企业档案管理中的数字化建设水平已经成为企业发展需深入探讨的重要课题。

一、档案的数字化管理概述

（一）内涵

档案的数字化管理指的是以企业内部档案资料为主要物质对象，利用电子微缩形式进行资料的收集、整理、加工与保存，使之最后呈现出电子化状态以供企业在管理与决策过程的利用[1]。

（二）优势

1.可充分的利用计算机技术，提升管理效率

数字化建设推动企业档案管理突破传统档案管理中的各种局限，其有封闭式转向为开放式资源管理形式，实现了企业资源的共享、合理配置与科学管理，并为企业后期决策与运行管理提供优质服务。

2.持续性更好

在以往企业的档案管理中，档案资料都存放于资料室，一旦发生意外情况如水灾、火灾，或储存环境的潮湿、虫蛀等，就会对档案带来极大损失，这使得档案的管理缺乏持续性和安全性，难以保证资料的完整性。而数字化档案管理则是利用计算机将资料集中储存与管理，有效避免了档案资料的损失，提升其保存的持续性。

3.操作效率更高

在以往的企业档案管理中，需要配备较多人力、物理等用以收集、整理和维护等工作，这对企业来说，是一笔不小的支出成本。而数字化档案管理能够将人员从繁琐的档案整理工作中脱离，极大的减少了参与管理的人员数量，人员将精力集中于档案的研究与二次利用中，将资源配置有效优化，并拓展了服务的有效范围，使得档案管理工作更加专业性、系统化。

4.推动了档案管理工作的现代化

建设档案数字化管理模式促使OA自动化转向现代化与网络化结合的一种新型管理模式[2]，OA系统将数据资料一次性输入，可进行后期的多次使用。档案管理人员在完成档案编制、签发、编号、整理与录入工作后，秩序做出归档点击操作，就实现了文档储存的系统化管理。在后期调用时，秩序在计算机中通过访问权限进行资料检索，即可实现浏览需要，并通过企业办公系统实现了资源的实时共享。数字化系统可提供多种功能，对档案资源进行自动分类、编目、枷锁等，使得档案利用更加的方便、高效。

二、加强企业档案管理数字化建设的策略

（一）增强相关人员的档案现代化管理意识

档案的现代化建设是企业管理的必然趋势，管理人员需向企业员工普及数字化档案管理的重要性和现代化档案管理的意识，促使每一个员工都能够密切的配合档案管理相关工作，利用办公软件或自动化系统为档案的管理提供方便[3]。各个档案参与部门需要按照管理规范和标准等承担好自身职责，为档案的编制和生成服务。相应部门可通过办公系统利用自身权限做出文件归档等方面的处理意见，利用平台将其传输至数据库中，并定期向档案管理人员提交立卷清单。

（三）加强档案收集、整理、录入等工作全过程的信息化

企业需将档案管理相关人员的业务能力培训、考核等纳入到管理体系中，注意将管理的数字化建设与技术资料网络性区别开来，加强信息化建设，实现档案的统一性领导和分级化管理。对企业内部文件资料根据不同类别做好组盘，并分盘储存，方便后期查询。在组盘完成后应当将数据库进行规范性命题，建立盘内的资料目录，將纸质文件扫描成为影像文件并传输至资料库中，企业公文审批、传输等皆在系统中完成。然后由业务部门根据文件的重要程度来确定加密等级，并归档操作，加上信息的类别号、加密登记、档号、访问权限的设置等[4]。针对企业账簿数据的相关操作则由会计进行操作，其储存多由光盘的形式进行，光盘归档的时候需做好交接表格的填写，将部门全程、编号、账簿全部信息、会计与审核人等信息表明，增强其真实性与凭证性作用。

（四）加强档案信息的数字化，提升服务理念

为实现企业档案资源的高效利用，发挥其最大的使用价值。首先，利用信息化手段做好档案的编制与研究，利用计算机设备对重要文档进行汇编，做好数字化采集工作。其次，对档案资料进行深加工，将具备科学意义和使用价值的相关资料编制进数字化资料库，档案资料的深加工与网络传输，能够为后期查询、借阅等工作提供周到服务，极大延长资料寿命，促进服务质量水平的提升，从而为企业创造更多经济性价值和效益。

（五）提高保密技术水平

企业的档案资料属于其商业性机密，对企业竞争力有着一定影响。为防止档案资料被窃取、恶意修改等，企业需要不断提升档案管理的保密技术水平，通过签署确认、身份验证、杀毒软件、备份等方式对电子档案进行保护，防止病毒侵入或非法性访问情况的出现。

1.防止修改

将电子档案资料改为“只读”文件，识别电子文件本身的结构，以提升其保存的稳定性与可靠性。

2.设置权限

需根据企业不同部门业务职能的需要，针对性设置操作与访问权限，包括系统管理员、数据管理员、应用管理员、归档与一般访问人员。各级用户利用权限账号登录系统，不可超越自身管辖的范围，提升安全性。

3.防病毒软件的安装

安装局域网的认证软件与有效杀毒软件，对系统进行定期病毒检测与查杀。

4.数据备份

对企业档案的资料进行异地备份，在不同服务器中进行操作。利用电子储存介质的进步，对电子数据进行定期的升级，并将数据在U盘、磁盘等载体中进行复制，防止数据的丢失。

结束语：

企业档案管理的数字化建设是信息化背景下档案管理发展的必然趋势，企业必须要加快档案现代化管理进程，不断完善档案数字化建设，从而实现档案价值的高效化利用，充分发挥其潜能，从而为企业决策、发展等提供优质服务。