孙静

OA公文系统是指现代企业依托先进的计算机技术和宽广的网络平台，为满足工作需要，特定设计编程的高端软件，以达到科学、精准、严谨、高效的管理目的。近年来，各大企业与时俱进，积极构建企业网络，全面实现办公自动化，逐渐代替了“老、旧、慢、难”的传统办公模式，与“科学精简、快速高效”的现代管理理念相契合，成为现代企业办公管理的必然趋势。

OA公文系统中的“OA”是英文单词“office automatic”的首字母缩写，意为办公自动化。随着社会发展和科技进步，现代企业在生产经营的过程中，需要新的思维和现代的管理方法，才能跟上时代的步伐，需要先进科学的办公手段来保障企业的高速发展。传统的办公模式逐渐退出历史舞台，办公自动化在现代信息化社会的大潮中得到了推广和使用，并且取得令人瞩目的实践成果。本文立足实践工作，注重实效，对企业行政事务进行客观分析，将办公自动化与传统办公模式进行对比，进而阐述自动化的在现代企业管理中的高效运用。

传统办公模式回顾及弊端

传统的收文。从接收一份上级文件为例，首先进行手工登记造册，注明时间、文号、内容以及来文单位等等。然后经办公室主任进行手写拟办，由文秘人员送至相关领导等待批示，待领导批示完毕后再由文秘人员送至相关部门的负责人进行阅办，阅办人填写具体的阅办结果后，这份上级来文才能返回文秘处进行闭合，并且留存纸质文本文件。处理一份来文，大至可划分5个工作环节，其中涉及到的基础表单为：《上级来文登记表单》、《上级文件处理表单》、《上级文件传阅表单》等等。这种收文管理模式，不仅表现出繁重琐碎的特点，最大的弊端是办文时间过长，每个环节会产生停滞，严重时会延误工作。

傳统的发文。从制发一份文件为例，拟稿人将稿件送至部门负责人审核，部门负责人同意后，由拟稿人送至办公室文秘处，由文秘进行对此文件的登记，并进行报送办公主任复核以及公司领导人签发，再由文秘岗位人员进行制发、油印、盖章、装订、分发等工作，共计9个环节。其中涉及到基础表单为：《公司发文登记表单》、《公司发文处理表单》、《部门领取文件记录表单》等等。由此看来，传统模式制发、分送一份文件所耗费时间及人力、物力可观。

办文效率低，精准度差，占用人力，耗费纸张。传统的收文与发文，都具有效率低、精准差的特点。主要突显为工作量大，细化比较困难，容易混乱。员工之间、员工与领导之间的协同度比较差，公文运转周期较长。企业内部之间的沟通交流不顺畅，信息不能及时反馈，企业文档收集整理较难，文档丢失、失秘现象比较严重。多点办公、异地办公较难管理。通讯费用、办公耗材浪费严重。人员冗杂，人为因素的干扰导致工作效率低。致使企业管理成本高，在很大程度拖了企业的后腿，不利于企业发展。

OA办公自动化企业管理中起到的作用

OA公文系统的前期设置。OA公文系统需要进行前期设置。首先，根据企业公司的部门机构建立网络机构，设立用户，按角色分配权限。在每个部门科室设立专职或兼职的文秘人员进行管理，扫描相应负责人的电子名章，用以签署办文意见。根据不同文种设计制作电子的红头模板，扫描各级公章成电子公章，以及在电脑上安装支持OA系统的的控件和插件以及安全证书等等。

OA办公自动化的构成。OA办公自动化是Internet网络结构，其整体对象为内网上所有的用户，这个网络平台负责所有用户对象的管理以及网络资源的分层授权与资源共享。OA公文系统主要推行一种无纸化办公模式，所有纷繁琐碎的工作都可以在网络计算机上完成，可有效解决多点与异地办公问题。系统设立收文、发文、公文查询以及个人助理应用区块，并且与档案系统接口相连，归档文件可自动归入档案的A6系统。

OA公文系统的功能简介

收文区块功能。公文的收文是一项日常重复发生的工作。OA公文系统设置了收文流程，每天可自动接收上级的来文、来函、批复以及各类通知。流程设置分为：流程启动、文件登记、公文拟办、呈送领导批阅、分送阅办以及平行传阅6个环节。文秘人员可根据办公室主任的拟办意见和领导的批示意见及时发送给阅办部门办文任务。另外，如果接收到非本系统的纸质文件也可扫描成电子文档后录入登记信息，使用此收文流程。

发文区块功能。OA公文系统根据企业需求可设置行政发文、党委发文、上行请示发文、工会发文、党政工联合发文、HSE发文、专业会议纪要等等诸多文种的流程。每类发文流程都设有：拟稿、部门审核、分管领导审核、办公室秘书核稿、办公室主任复核、公司主要领导人签发、发文中心制发文件、网络发送、部门签收等9个环节。在成文之前的7个环节，都可在系统中修改并留有修改痕迹。部门签收后，与收文流程衔接，实现科室流转。

公文查询功能。OA公文系统设计了完善的公文查询功能，涵盖了大量文件信息。查阅区块设置个人查询、综合查询、传阅件查询以及公文统计功能。查阅人可根据自己的权限依据已知信息如：文件年份、来文单位、文件字号以及文件关键词查阅个人用户里的文件，方便快捷，并且遵守保密原则，不能越级查阅。

个人助理功能。个人助理功能是OA公文系统的辅助功能，设置了文件催办、用户关联、常用语设置、个人授权、文件提示等功能。

办公自动化系统在现代信息社会中的占有领先地位，OA实现了公文网络化、办公自动化和远程移动操作等功能，便于各种资源信息共享，规范管理，提高了工作时效，为领导管理、决策提供了有力支持，OA办公自动化系统的在现代企业管理中的高效应用，在很大程度达到了“向管理要效益”的新时代的管理要求，具有深远的发展意义。