任海斌

摘 要：随着经济社会的不断发展，档案信息化建设成为了各行各业都非常重视的一项工作。对于事业单位而言，档案管理工作质量直接影响着日常工作效率，因此事业单位要更加重视单位档案管理，加强档案管理的信息化建设。本文从事业单位档案信息化建设的重要性、当前档案管理信息化建设方面存在的问题两方面入手，探讨提升事业单位档案信息化建设的途径，希望能在一定程度上促进事业单位档案管理信息化建设水平。

关键词：必要性 存在问题 改善措施 发展途径

随着信息化时代的到来，过去的档案管理模式在很大程度上影响了事业单位的档案办公效率，无法满足当前事业单位档案管理的需求。因此为了提高事业单位的档案利用率，保证档案管理工作质量，最大限度满足单位工作需求，我们要大力推行信息化技术在事业单位档案中的应用，不断加强档案管理信息化建设。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性和必要性

1、事业单位档案管理信息化建设即通过信息数据库的建设，使纸质档案能够以信息的方式储存下来，再运用信息化管理方式更好地管理档案。通过档案信息化建设一方面可以使人们在查阅信息时更加简便，随时获取想要查看的信息，另一方面也可以进一步压缩档案管理成本，减少人力、物力的投入，再一方面可以全面提高档案管理工作的效率，实现事业单位档案资料的充分有效利用。此外，提高事业单位的档案信息化管理水平是信息化时代的必然要求，为下一步实现事业单位档案资料共享奠定了一定基础。

2、事业单位的传统档案管理就是将单位的所有纸质资料按照一定方式分类存放和借阅，纸质资料在长期保存和使用中必然会受到损坏，一不注意就可能导致很多重要信息丢失。而事业单位的档案相对都较为重要，涉及到社会经济活动档案、人事档案等，一旦出现损坏，很难得到修补，从而导致重要资料的遗失，造成难以预估的影响。而运用信息化手段就可以很好地规避这种风险，将纸质档案信息化，进而将原始档案更好地封存起来，这样既能满足人们对档案的需求，又能保证档案的完好存储。

二、目前事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1、资金投入少，相关设施配备不足

事业单位档案管理信息化建设首先需要具备完成信息化建设的工作设备如扫描机、录入机等等。而很多事业单位在发展的过程中，往往会忽略档案管理工作，虽然提倡开展信息化建设工作，但仍然还未配备相关的技术和设备，从而使得大部分事业单位在档案的信息化管理方面没有取得突破。其中有些单位在档案管理工作中，依然保留传统观念，不愿意尝试新鲜事物，信息化意识淡薄，对信息化建设的重视度不够，即使建立了档案管理信息化系统也不注重运用，此外，有些单位除了具备简单的档案储备设设备外没有任何信息化设备的运用，而有些單位虽然配备了相关信息化设施，但由于人员能力不足，操作运用困难，这些都影响了档案信息化建设进程。总体来说，领导重视度不高，资金投入少，相关设施配备不足，无法满足当前档案管理信息化建设的需求。

2、对档案信息信息化建设认识不足

在事业单位档案信息化建设中除了需要投入足够的设备，还需要相关工作人员能正确认识档案信息化管理工作，因为只有正确的认识才能促进事物的发展，反而则会阻碍事物的发展，目前很多事业单位工作人员还没有充分意识到档案信息化管理的重要性，其思想还停留在传统档案管理模式上，思想固化，不愿意接受新生事物，不能紧跟时代的步伐，进而阻碍了事业单位档案管理信息化的步伐。

3、档案管理信息化过程中存在安全隐患

事业单位档案信息化过程中要充分重视档案资料的安全性，不能造成安全隐患。有些事业单位在开展档案信息化工作时，对档案安全没有足够重视，在将纸质档案信息化的过程中不注意保密，造成了重要信息的泄露。此外，档案信息化本身存在着安全隐患，如果没有配备安全硬件、软件设施，很有可能就被黑客入侵，导致相关重要资料的泄露，产生不利社会影响。

4、缺乏档案管理信息化专业人才

作为事业单位档案管理信息化建设的实施者，档案工作人员在档案信息化过程中发挥着非常重要的作用。而目前很多事业单位的档案工作人员思想较为落后，对信息化认识不足，同时还不愿意去接受新生事物，对相关信息化设备如计算机、扫描机等一知半解，操作起来非常困难，极大的阻碍了事业单位档案管理信息化建设进程。

5、档案管理工作培训力度存在不足

虽然目前很多事业单位都开展了档案信息化管理工作，但是从对此项工作的支持程度上来看，大多事业单位都不注重档案信息化管理工作方面的培训，使得工作工作人员不论在思想上还是技术上都没有对档案信息化管理工作给予重视，更谈不上主动开展档案管理信息化工作，严重阻碍了事业单位档案管理信息化工作进程。因此，在事业单位档案信息化管理工作中，应持续加强这方面知识的培训，进而更好地促进档案管理信息化工作的开展。

三、事业单位档案管理信息化建设途径

1、提高领导信息化认识，加强基础设施建设

要想更好地推进档案管理的信息化工作，必须提高领导的信息化认识，充分重视档案信息化建设工作的重要性，进而增加信息化建设的资金投入，一方面加大信息化硬件设施投入力度，如引进计算机、扫描仪等资料的设备，另一方面加大信息化软件设施投入，如数据库、防火墙技术等。

2、强化档案信息化工作考核

通过加强档案信息化工作考核，使档案工作人员明确自己的工作职责，激发其对档案管理信息化工作的全面认识，进而提高他们对档案信息化建设工作的重视程度，在思想上充分意识到信息化建设的重要性。

3、提高档案管理人员工作能力

档案管理工作人员在档案管理信息化建设中发挥着重要的作用，因此必须全面提高档案管理人员的信息化知识水平，主要包括以下几个方面：一是提高工作人员的信息化认识，使他们确实意识到档案管理信息化建设的重要性，从而更好地将信息化方案运用在工作中；二是通过讲座、培训等增强工作人员的信息化专业技能，提高硬件操作能力；三是工作人员要意识到档案管理信息化模式的优势，将信息化管理内化为一种工作习惯。

4、加强档案信息数据的安全管理，确保档案管理安全

一方面通过引用先进的安全硬件、软件设施，防止黑客入侵盗取重要资料，另一方面要建立档案信息管理保密制度并严格落实，使保密制度贯穿于档案细信息化管理的始终。

5、持续加强档案管理信息化培训工作

通过开展档案信息化管理知识培训，一方面可以使领导和工作人员正确认识到档案管理信息化的重要性和必要性，进而重视此项工作的开展，另一方面可以从技能和管理两个方面持续提高档案管理工作人员的综合素质，最终满足当前档案管理信息化工作的需要。在日常工作中，事业单位应经常性地开展相关信息化知识培训，针对工作人员在工作中遇到的问题进行培训，以便更好地推进档案管理信息化工作。

四、结束语

综上所述，我们知道事业单位档案管理信息化建设是信息技术发展的必然要求，更是提高单位档案管理质量的必经之路。面对当前事业单位存在的问题，我们要一一解决，切实落实上述途径，真正促进事业单位档案管理信息化建设。

参考文献

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