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关于房地产档案管理风险的相关探讨

2017-07-19吴玉娇

卷宗 2017年11期
关键词:房地产风险档案管理

吴玉娇

摘 要:档案管理在房地产行业中发挥着重要的作用,现今阶段,房地产档案管理还存在着一定的风险因素,影响了房地产企业的发展,需及时采取档案管理风险措施,对产生的风险加以解决,提升档案管理水平,确保房地产档案管理工作的有序进行。鉴于此,本文主要探讨了房地产档案管理风险的各个因素,并其针对于所出现的风险问题提出了相应的解决措施。

关键词:房地产;档案管理;风险

在房地产档案管理工作中,风险是不可避免的,如果没有及时采取应对措施,将会制约着房地产企业的发展。因此需要对房地产档案管理风险进行全面的分析,了解档案管理可能出现的各个风险因素。了解到这些风险因素,并且制定出科学合理的档案管理风险措施,有效的避免风险的发生,解决风险带来的一系列问题,提高档案管理的效率,提升档案管理水平,确保档案管理工作能够稳定的进展。

1 房地产档案管理风险相关问题

1.1 信息化风险问题

互联网的迅速发展,完善了档案管理模式,提高了档案管理的有效性,但通过信息化的方式,进行档案管理会带来一定的风险,比如计算机病毒、黑客侵犯、数据不准确以及管理等方面,这些因素的危害性较大,病毒黑客会导致档案信息泄漏,使得档案信息被他人切取,给企业造成了很大的损失,因此这些因素使得房地产档案管理工作存在一定的信息化风险。

1.2 投资风险问题

投资风险也是影响房地产档案管理工作的一项重要的因素,房地产企业一般考虑到运行过程中可能发生的因素,就会采取异地档案备份,但是在这种情况下,如果进行异地档案备份,就会投入很多的成本,包括人员方面以及设备方面等,投资风险就会慢慢凸显出来。在投资的过程中,如果得到的回报与投资无法实现协调平衡,就会很容易产生投资风险。比如在实行网络档案建设的过程中,会引入大量的计算机、扫描仪等等设备,加大了资金的投入,在进行投资时,管理不到位,投资风险就会不可避免。

1.3 知识产权风险问题

现今阶段,房地产档案管理在信息化建设下就是为了能够达到资源共享。但是涉及到资源共享,在某种程度上很有可能会诱发到知识产权问题上,资源分享的过程中,无法对资源信息进行有效的保护,会使得资源信息出现篡改以及丢失的情况,房地产档案管理互联网制度还并不完善,与档案有关数据信息在分享参考时,知识产权风险问题就会产生。

1.4 人员素质有待提高

互联网信息化的发展,对于档案管理人员提出了更高的要求,但部分档案管理人员缺乏档案管理知识,信息观察力也不足,无法及时将档案进行归总,信息技术的应用不广泛,不具备信息技术操作能力,当前在房地产企业中,既能够掌握房地产业务又能够运用互联网技术的人员少之有少,很多档案管理人员在实际的过程中经常会出现失误,档案管理不到位,给房地产企业带来了不利的影响。

1.5 缺乏档案管理重视

在房地产企业中很多对档案管理并不重视,普遍认为房地产档案的管理工作即文件复制粘贴,进行简单的统计,并不是房地产登记所重要的工作,也无法对登记产生一定的利润效益,只要确保档案不会丢失以及信息不窃密等即可,这样的思想意识严重的影响了档案管理工作的进展。因此部分房地产企业对档案管理缺乏认识,从而出现了各种风险,给档案管理工作产生了不好的因素,影响了企业的发展。

1.6 档案管理技术手段较为落后

在市场经济体制下,房地产档案管理离不开互联网信息系统,但部分房地产企业档案管理部门在信息系统开发方面还存着不足,无法实现规范化、科学化,由于技术方面认识不足,还有一些资金方面的局限,导致互联网自动化技术比较滞后,无法对信息系统的各个功能进行更新,还有计算机设备也没有及时的更换,使得信息系统在房地产档案管理方面得不到很好的发挥,还有部分房地产企业没有专门的档案管理部门,无法将档案管理工作落实到位,依旧延续着传统的纸质档案激励,没有运用先进的技术手段,限制了档案管理工作的进展。

2 房地产档案管理风险的应对策略

2.1 房产档案抵御风险的能力

房地产企业应加强房产档案管理,最大限度的避免风险的产生,应对档案管理人员加强认识,为他们讲解风险的危害性。在进行异地备份的情况下加强管理,合理的运用档案数字化处理,新档案在归总时需进行电子化的处理,如果需要进行纸质记录档案,与此同时也应采取电子档案,将电子档案进行备份,防止丢失以及泄漏,档案采取一式三份的形式,这样的情况下,一份档案丢失还有其它的备份,一定程度上避免了风险源的产生。

2.2 完善信息與资料检索体系

为了使房地产企业档案资料的完整性,应对其进行全面的核对,对档案的内容要认真的核对,确保档案的内容与现实所要记录的内容一致,如果发现档案内容存在问题,不符合实际的情况,应及时的采取调整,按照一定的程序对档案采取分类编目,创建案卷号、文号等多方面目录,设置可靠的检索资源,方便于用户能够迅速的查找。另外不断的扩大检索范围,完善检索的条件,使得用户能够及时的查找到房地产信息,但在这个过程中需要对档案采取防护措施,避免丢失。

2.3 健全档案管理体系

房地产档案信息至关重要,应不断的健全档案管理体系,保证档案管理工作的有序进行,确保档案的准确性与有效性,房地长档案管理过程划分为三方面,收集信息、整理信息以及信息归档,需要重视这三方面的流程,为档案的信息共享与传递创在良好的条件,在这个过程中需要不断的对档案进行更新,定期对档案进行核实与监督,对从中所发现的问题,比如信息不一致、信息空缺以及信息丢失等问题应及时的解决,保证档案信息的完整性,使得档案管理工作更加规范化。

2.4 提高工作人员的素质

房地产企业应加强人员的管理,提高热人员的档案管理知识,提高信息观察力,及时将档案进行归总,对人员进行技术方面的培训,使其能够精通互联网信息技术,提高人员的职责意识。强调应要求人员学会使用计算机上技术对房地产登记信息统计,合理的对房地产资源进行整合,从中能够挖掘出重要的信息资源,认识到档案管理的重要性,企业应加强对人员的培训力度,可以实施奖励的措施,通过人员的业绩,为他们实施奖励,提高人员工作的积极性,增强他们的归属感,更好的对档案进行管理,从而能够使档案管理工作有序的进行。

2.5 做好房地产档案的风险评估工作

在房地产档案管理中,应对风险采取一定的评估,从而掌握风险产生的成因以及风险的危害性,从而能够针对性的运用应对方法来解决这些风险,对档案存在的某一个特定的风险进行分析,对其所产生的概率进行研究,然后再决定运用哪一种方法解决这一风险比较有效,久而久之,就能够避免这种风险产生。在进行风险评估工作的过程中,需要结合实际情况来进行,最好请这方面的专家来进行风险评,有效的减小风险带来的危害。

3 结语

房地产档案管理工作至关重要,房地产企业应明确档案管理的重要性,及时的对档案管理风险进行分析,并且采取合理的措施,提高房产档案抵御风险的能力,完善信息与资料检索体系,健全档案管理体系,提高工作人员的素质,做好房地产档案的风险评估工作,有效的避免档案管理风险,使得档案管理工作更加规范与科学,提升档案管理水平,实现档案管理有效性,促进房地产企业的稳定发展。

参考文献

[1]郭红.”互联网+”环境下房地产档案管理若干思考[J].档案管理,2016,(3):82-83.

[2]国一鸣.试析房地产档案管理中的规范化、制度化、现代化措施[J].才智,2016,(19):274-274.

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