方磊

摘 要：随着市场经济的发展，我国事业单位的市场化步伐也在不断加快，如何更好地适应市场发展需要是目前事业单位需要重点考虑的问题。为此，事业单位开始加强内部管理，保证事业单位能够在激烈的市场竞争环境中获得更好的发展机会。通过分析事业单位档案工作存在的问题，提出了一些有效的改进措施，仅供参考。

关键词：事业单位；档案工作；信息化程度；管理理念

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.12.062

1 事业单位档案工作存在的问题

1.1 对档案工作不重视

事业单位属于特殊的单位，它的日常工作关系着国计民生，对人们生活有着非常重要的影响。事业单位的档案工作对各种重要文件都进行了详细的记录，如果在档案管理中存在失误，就可能造成所需相关材料无法及时、有效地提供出来，从而影响了事业单位的经营，对服务对象也会造成很大的影响。但是，档案工作的好坏对事业单位的经济效益不产生直接影响，因此，目前事业单位的一些管理者以及工作人员对档案工作缺乏足够的重视，认为只要配备一个管理员，保证资料不丢失，就没有必要加大资金投入去提升档案工作效率。

1.2 档案管理制度不健全

目前，大多數事业单位内部档案管理制度不健全，很多档案管理制度只是简单的几条，大多数都是从网上直接下载的，与事业单位档案管理工作的实际情况缺乏一定的联系，因此管理制度无法充分发挥其制度保障基础作用，形同虚设。另外，大多数事业单位仅仅对档案的保存工作进行了一些规范，对档案管理的及时性、有效性，档案的完整性与规范性都缺少具体规定，这也会影响档案工作的顺利开展，对事业单位档案管理水平的提升造成了一定的影响。

1.3 档案服务能力薄弱

受传统档案管理观念的影响，档案管理人员对其工作范围不是非常了解，档案管理员的服务能力较差，他们认为档案管理就是把相关档案存放入适当的位置，保证档案的完整性与安全性即可，并不考虑其他。同时，档案管理中还存在着看门守摊、重藏轻用现象，甚至很多档案都是堆积多年没人管理，档案的价值不能得到充分的发挥。另外，事业单位的档案管理方法相对落后，一般情况下都是采用手动的方式进行档案查询，这使得档案管理工作的效率非常低，档案管理人员很难及时、准确地找到需要查找的档案信息。这对于事业单位提升档案利用率，充分发挥档案工作的职能非常不利。

1.4 档案工作信息化程度低

随着信息技术的发展，电子信息技术已经应用到了我国经济生活的各个方面。事业单位在档案工作开展的过程中如果能够提升信息化程度，不仅可以帮助档案管理人员提高工作效率，还可以帮助事业单位更加全面地应用档案中的各种信息，为事业单位更好地发展奠定基础。然而，目前我国事业单位档案工作信息化程度非常低，档案大多是以纸质的形式被保存，事业单位内部没有电子检索技术，这样档案查询效率非常低。另外，缺少电子存档，使得档案工作无法通过网络的形式寻找到需要的数据与资料。

2 不断改进事业单位档案工作的措施

2.1 提升对档案工作的重视

为了提升内部管理水平，事业单位一定要提高对档案工作的重视。具体可从以下3方面入手做起：①管理人员应该认真学习档案管理方面的法律法规，清晰地认识事业单位档案管理的重要性，保证档案管理工作能够符合国家的要求，让档案工作服务于事业单位的经营与发展。②管理人员应该积极学习档案方面的知识，对档案的重要性有一个清醒的认识。在事业单位内部应该积极宣传档案工作的重要性，提高档案人员以及其他工作人员对档案工作的认识，使其在日常的工作过程中更加积极地配合档案工作的开展，保证档案工作及时、有效地完成。③为了全面提升事业单位工作人员对档案管理工作的重视，事业单位应该建立与档案管理相关的绩效政策，对于积极参与档案管理工作的人员给予适当的奖励，提升档案管理人员工作的积极性，提升档案工作效率与工作质量。

2.2 建立健全档案管理工作制度

档案管理制度对档案工作有很好的规范作用，为进一步提升档案管理的效率，事业单位应该建立健全档案管理制度。一方面，要针对档案管理中的问题制订严格的制度，保证档案管理制度能够与事业单位的实际情况保持必要的联系；另一方面，要保证档案管理制度的全面性，尽量对档案立卷、保管、查阅等方面都进行一定的规范，防止由于制度漏洞让一些人员有机可乘，损害事业单位的档案，降低档案管理水平。同时，还要对档案建立时间以及保存期限进行明确的规定，对于特殊重要的档案，应该要求档案人员重点关注，要求其保存期限超过10年，防止重要档案在利用的时候由于保存不当无法很好地帮助事业单位进行有效的经营与管理。对于档案管理工作人员，必须要求其查询时间，不能无限期地等待管理人员查找相关的档案。如果档案管理人员没有按照规定的期限找到需要的档案，事业单位应该对管理人员予以一定的惩处，提升档案管理人员工作的积极性。

2.3 创新管理理念与方法

要想做好档案管理工作，就必须要紧跟时代的发展步伐，不断创新档案管理理念。针对目前事业单位档案工作服务差的问题，事业单位应该树立明确的服务意识，档案管理人员应该明白，管理档案的最终目的就是给需要的人员使用，档案并不应该一直处于静止状态，无法充分发挥其作用。因此，事业单位在档案管理过程中应遵循“便民、高效”的原则，创新档案接收体制，实现档案分类存放、信息查询快捷的目标。

2.4 提升档案管理的信息化水平

信息化水平高，能够有效提升档案管理的效率与执行力，进一步扩大档案的管理范围，更加有利于档案工作职能的充分发挥。因此，事业单位应该提升当前的信息化水平。加强信息化硬件投入，购买档案管理软件，实现电子索引，提升档案管理效率。同时，加大对网络信息的收集，把更多的档案信息通过电子形式存储于电子介质之中，这样既能节省空间，还能提高安全度。

3 结束语

随着社会的进步，档案管理工作也进入了一个全新的发展阶段。事业单位要想充分发挥档案的作用，就必须要与时俱进，利用先进的管理手段，不断提升对档案管理工作的效率。只有档案管理工作得以有效开展，才能保证事业单位更有效地提升管理水平。

参考文献

[1]牛彬楠.机关事业单位档案工作存在的问题及改进措施[J].黑龙江档案，2016（05）：82.

[2]王秀英.事业单位档案工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2015（03）：103.

〔编辑：刘晓芳〕