聂树平+简静川+樊威+杨秋月

摘要：移动互联网、可穿戴设备等全方位嵌入和改变着当下的高校校园教育情景，学生对智能化手机的使用习惯加深，此种情况促使麦客表单类信息提取、收集工具与辅导员工作相互结合的必要性、可操作性。文章分5类概述了辅导员工作情景下表单的运用，并示范性列举了4个表单设计及其要点，作为辅导员日常工作与麦客表单的嵌合机制的例子。

关键词：辅导员；表单；智能化；移动互联网；嵌合机制

一、麦客表单与辅导员工作嵌合的必要性、重要性

常言道，“上面千条线，下面一根针”，对于高校思想政治辅导员来说，其日常工作包含的面非常之广，新生教育，学生基本情况信息统计与整理及实时维护，班团干部，学生寝室数据采集与维护，学生成绩，获奖情况及违纪情况调查以及班级事务管理，班级团队建设，涉及学生党员的党建业务，安全教育，心理教育等。由于横向到边，纵向到底的工作要求，以上各方面工作对大学生的成长都不可或缺，在辅导员的职业生涯中举足轻重，其中一些指标的权重甚至达到对辅导员工作考核的一票否决程度。

在很长一段时间里，辅导员常规的工作软件是WORD，PDF，EXCEL以及邮件，QQ等，这些软件加上各种会议，各种纸质文件、报表的处理构成了辅导员工作的日常事务；而在工作中，对以上各种事务的处理，对学生及学生干部的培养，训练等，都离不开这些软件和工作方式，可想而知，每天上班在不同的QQ群，邮件中往返穿梭般地接受信息，接收、处理、输出信息，耗费了多少时间；甚至在某些时候，即便人在办公室，只要一停电，或电脑一出故障，就完全不能开展工作。历史和显示表明，琐碎的事务，造成了辅导员陷身事务，穷于应付，长此以往，不堪重负，极大地挫败辅导员群体的工作积极性，创造性。

好在BAT的崛起，为新入行的年轻辅导员提供了更多可以选择的互联网工具，无论是群体沟通，单独对话，还是信息采集，报表传递，各种软件层出不求；而此前的这个群体工作少慢差费的现象也正在逐步发生一些良性变化现象，至少越来越多的辅导员同人认识到大数据的重要性，从数据的采集，分析，使用到保护，无论是教育界内部，还是计算机行业的一些公司都在开发各种工具帮助我们提高效率。

在这些工具中，麦客表单就是非常典型的代表。从2015年10月中旬开始，我们尝试着探索利用麦客表单，来优化辅导员日常工作，并同时将此工具下沉，要求所带班级学生干部尽量使用这个工具，带动更多的学生善用工具。我们相信，利用好表单类工具，能够让我们的工作更加事半功倍，腾出时间去思考职业化、专家化等辅导员工作的发展性问题。

二、麦客表单运用于辅导员工作情景功能概述

（一）麦客表单简介及其对辅导员工作的特殊贡献

简要地说，麦客CRM是一款非常轻量化、简洁化的表单制作、联系人管理和精准信息传递工具，是目前最方便常见，最容易被用户接受，也是数据呈现最友好的信息收集载体。这样说的依据是：（1）该工具不需要在电脑安装动辄几百M的软件，而是在网站上直接通过拖拽、修改文字、拉动图片等完成表单构拟；（2）即便出门在外只有一部手机也可以在微信公众号的自定义菜单中进行同类操作，这可以让我们的工作时间，地点等更加灵活；（3）而且这个表单制作之后，可以通过二维码、链接等形式提供给需要填报者，填报人随时随地能在手机端操作，而表单设计者则在结束时间内一键导出所有填报结果。

集体到辅导员工作情景，麦客表单有以下特殊功用，如可以帮助辅导员用于信息收集的各类场景，如报名申请，投票调研，留言反馈，团队协作等；而且此表单可以和微信相互整合，在微信上关注其服务号后，可以绑定辅导员工作的麦客账号，只要在能使用微信的地方，辅导员就能随时通过这个麦客表单服务号查找自己的所有发送过的表单的反馈情况，且每一个填写者都自动被建立为联系人，保证辅导员就算新接班级也可以通过一个表单简单精准地收集到所有学生的微信ID，手机号码等，保证在有需要时联系到自己所有的学生。

（二）辅导员巧用麦客表单中的联系人功能及其时间轴功能

在传统的工作环境中，学生信息采集的主要字段一般就是学号，姓名，班级，性别，民族，身份证号，政治面貌，家庭地址，联系电话，QQ号码，联系邮箱，困难生类别；这个信息虽然感觉包含了主要信息，但是会让人感觉每次需要采集、筛选的时候都要手动查找，效率有待提高，且有赖于纸质记录，导致辅导云无论查课开会都得带着工作笔记本，颇为不便。

现在通过表单里的联系人功能，就能更快地定位，筛选和查找。在辅导员工作场景中，联系人包括但不限于学生，家长或其他监护人，以及其他辅导员同事，校内其他教职员工等，其信息采集时可以一次性包括以下信息字段，如姓名，称谓，联系方式（邮箱，手机，电话，传真），社交账号（QQ、微信、微博等），当然，如果是家长等，还可加上职业信息（如公司，职位，地址，网址），身份信息（如姓名，性别，城市等），在联系人姓名左上角有二维码名片的一角，点击之后微信扫码，其信息将自动保存到本地手机上，避免了传统录入联系方式时手工操作的低效现象。

更为有价值的是麦客表单中的联系人时间轴——也就是以时间流的方式记录了辅导员和该联系人之间的一切动态痕迹，这对那些需要梳理其从前到后所有行动轨迹，信息沟通记录的重点关注对象，如学籍异动、学业警示、遭受处分同学的历史表现及现实教育反馈情况的总体梳理和汇总，这种功能在其他软件是无法实现的。

（三）辅导员运用麦客表单的五大类别所对应的常见情景

根据2015年以来笔者在麦客表单上的设置、收集、处理信息的经验，麦客表单大致可以在以下五个方面的教育情景中得到运用，简表梳理如下——（如表1）

三、辅导员利用表单替代和补充传统工作的案例

（一）利用表单召开安全工作电子班會的探索

安全工作是一切工作的基础，在工作中，无论如何强调都不过分，但是又不容置疑，如果每次上面要求开会就将学生弄到一起开班会，长期以往也会形成审美疲劳。为此，可以形成类似的电子班会，其设计原理是，在表单中分两块，一是基础信息采集，包含学生的姓名，班级，学号；因为同一个辅导员下可能有同姓名者，故必须加上班级以及学号；且学号字段便于后期排序检查哪些学生未及时点击查看并提交；二是相关文件精神的精准传达，此部分务必主要既要保持文件传达的严肃性，精准性，又要适当进行改造，接地气，所以可以尝试将传达文件中适合本年级本学院的核心条款设置成三道单选题；题干即文件中需要学生层面必须遵守的条款，题枝有两项，分别是“未阅读”“已阅读并完全理解”；在表单提交结束后导出相关反馈表格，对未填写者补充传达或提醒其重新填写；对已填写者查看有无错误或不当选项。

例如本人在某年清明节之前的安全教育传达会，就采用了此种形式，确保学生在校期间任何情况下都能凭自己的手機号登录微信后进行文件学习，并且提交后得到了及时的回馈，根据信息推知，学生的总体反馈率达99%；差错率为1.51%，具体差错是2位同学各点错了一个选项；另一位同学错写了学号；如果是传统的班会式学习，即便老师在讲台上讲，学生开小差者甚多，也未必能保证传达效果，相对而言，此种传达形式，可以确保信息准确传达率达到97.51%；并且根据后台信息反馈，可以精确定位未完成信息填报或出差错人员名单，为后续教育提供了数据基础。

（二）利用表单进行文件学习传达班会

部分文件传达过程中，因其严肃性，规范性，不允许作任何发挥，以免误导。此种文件和电子班会有相似之处。但是有些文件比较长，此种情况可以模拟网络课程传递PPT学习的方式，将包含文件内容的PPT转换成图片。然后在文件学习传达表单中，将所有内容用逐页呈现的图片形式进行呈现，一个页面呈现一页PPT，且页脚有一个单选题，共有两个选择项，分别是“已经阅读并了解”“未阅读”，强化学生的记忆和认知。在表单结束后导出所有反馈结果，并对其中反馈异常的同学进行单独沟通与后续跟进。此种表单在填写，汇总反馈完毕后要将所有的数据保存，并将表单文件转换成PDF后打印一份作为保存；以便上级查验。

（三）利用表单改进综合测评加分支撑材料提交

综合测评是高校学生每学年的大事，其重要性不言而喻。但是整个综测过程又包含着前后相继的几个环节，诸如德智体原始成绩的导入导出，系数换算，以及各种加分项目的系数换算，支撑材料收集，分数核对，以往这种情况需要几上几下，几次反复，才能做好这些环节。而运用表单功能，则极大地简化此项工作。具体而言，将以往争议最多的加分部分单独列出，设置一个表格，姑且命名为某班综测加分部分原始材料收集表格，按照学业、荣誉、任职、实践等几个方面，分别以下拉菜单或单选或多选形式，让学生以选择题形式，积木式，自主式点选自己符合的加分项目，在这里，每个加分项目及其对应的级别和加分幅度，以及各种限制条款，排序规则，都要按照本校的《学生手册》来设置，务必以官方文件为设置的基础框架（如在此基础上有出入或弹性空间较大者，请尽量西化并做好公示等多个环节，以免后续被动）。由于表单等可以直接上传附件，其附件形式包含WORD，JEPG，RAR等多种格式，此项工作可以节省传统的收集、整理、核算等90%乃至更多的时间精力。关于综测的另一部分，则是相关德智体美等几个方面数据的自动计算和提交，因涉及面广量大，宜更细致地设定一些下拉菜单或多选，让学生结合自己情况进行点选，最后一键导出，就能自动生成各部分明细分数及总体分数；此种情况下，综测小组或辅导员只需对导出后的结果进行分数检查及核算即可，此举也可节省出大量时间与精力。

（四）利用表单做好寒暑假离校返家信息登记与提交

总所周知，辅导员系统的安全工作考量比重非常之大，而学生层面则往往对此不够重视，尤其是寒暑假离校，往往是安全工作的重点关注时间段，特别是延期离校，在外旅游，久不归家，导致安全管控风险等持续增大。利用表单进行解决的办法是，按照表单设计原理，从考试结束的最后一科或学校规定放假的第一天开始算，一般48小时以内，设置一个定时表单，此表单中只需要学生输入自己的姓名和电话，以及上传一张所在地照片，截止时间结束后，可以一键导出，查看所有反馈有无异常，对有异常或未反馈者，让班干部根据此前的信息收集做初步的电话调查了解其原因。此举也能极大地减少工作量。

总之，根据我们的工作经验，表单对辅导员工作有很好的辅助作用，建议更多的辅导员同仁一起来利用此类工具，以便我们的工作更加顺利。当然，关于麦客表单的功用还有很多地方值得辅导员去开掘，笔者深信，只要我们以学生的角度出发，根据数据采集和信息流向，工作流程等合理设计表单，优化表单外观，是能够让我们的工作更加轻量化，移动化，智能化的，我们就可以更进一步地解放我们的时间和空间探索更多更有价值的学生工作中的问题！