李慧颖 修作刚

摘要：企业成功实施SAP/BCM系统，为企业带来巨大的综合效益。在信息技术高度发展的今天，管理信息系统的使用提升了企业的价值，加快了业务处理的速度，将原来零散的、孤立的业务处理过程进行了整合，极大的提高了企业的业务流程，优化了办公管理系统，实现了管理费用从预算到使用的时时监控作用。

关键词：SAP/BCM系统；高效性；及时性

SAP/BCM系统是企业使用的一种新的管理系统，其中一项功能是大大的简化了差旅工作流程，节省了人工成本，提高了效率。

一、原有线下流程繁琐、冗长

未使用SAP/BCM系统前，公司的差旅流程全靠人工进行，主要流程如下：

年初各部门汇总、制定年度出访计划、出访经费的预算，报公司党总经理审批。实施出差时，计划出差部门填写《出差申请表》，详细说明出访事由、出访时间、预算费用及承担者，由部门经理簽字确认后，交总经办呈送总经理对出差任务进行批准。总经理批准后，总经办事务人员根据所出差人员的职务级别进行出差乘坐的交通工具的票务工作，并督促出差完毕后的费用核销。出差结束后，出差人员在出差费用报销单上填写费用项目，黏贴出差产生的票据，由报销人、经办人及归口管理领导签字后报销，要求报销单上填制内容完整、清晰。财务部按要求对出差产生的费用项目进行审核、发放并如实核销。出差费用报销完毕后，财务部通知出差人员领取报销费用。总经办事务人员根据审批通过后的年度出差计划、出访经费进行出国团组及费用的管理和控制，并及时上报计划外出差以及超出预算的经费。

二、采用SAP/BCM系统后，流程更简洁

按照原来的手工方式正给差旅流程给各部门、各层级造成极大的浪费 。采用SAP/BCM系统后，原有的差旅流程全部在系统内完成，取消所有的线下手工单据填写。

出差行程确定后，在BCM系统进行发起申请单操作，并交由领导审批。进而将申请数据传输到携程系统后进行购票操作由出行人所在部门领导进行差旅的审批动作差旅申请提单人携程商旅预定在BCM系统中，对差旅申请进行转报销操作对报销单中涉及的报销内容进行审批动作。审批完毕，打印出来配合票据送财务出纳。财务工作人员进行报銷单审核操作报销费用直接汇至出差人员账户。主要流程如下：

三、差旅流程更加标准化

新的线上系统，不仅极大的节省了人工成本，而且在操作的过程中更加的标准化，BCM系统界面字段通过颜色来区分是否为必输字段，黄色框为必输字段，灰色框为系统自动生成字段不可维护，白色框为可选输入字段等等。

“出差时间从”、“出差时间到”、“出差任务”、“任务明细”按照选项进行维护；在操作过程中，使用人员对每一个项目都按照既定的程序进行操作，并且系统自动识别，对出差人员的前后信息进行自动确认。如：订票信息与差旅申请单信息匹配，转报销界面，报销额度控上限确认等。

四、费用自动归类

费用归口部门：默认由单据类型带出，不需要进行修改。

当人力资源部门招聘出行时，选择差旅申请单据类型为“人力资源招聘出行”，默认归口为“人力资源部”。当非技术中心、检测中心、质量管理部选择差旅申请单据类型为“项目专用”等项目团队出行类型时，默认归口为技术中心、检测中心或项目管理部。当技术中心、检测中心、项目管理部因两个及以上项目出行时，在差旅申请时对每个项目的费用进行单独申请，即涉及两个项目出行，住宿费、补贴费等应当进行两行申请，报销时财务分摊费用。费用的使用部门、使用类别清楚明了。

五、根据实际发生及时调整预算

随着SAP和BCM两大系统上线，推行了全面预算管理，基本实现了预算控制与SAP系统集成，从而合理控制日常经营活动，降低经营风险，同时进一步完善了财务预算和控制体系。日常工作中通过BCM系统进行预算过程控制，以财务流程倒逼业务流程的规范。通过系统进行预算过程控制、付款计划控制可以及时反映预算在执行过程中存在的问题，并督促相关业务部门落实，并可根据弹性预算原则，结合实际费用产生，进行过程预算调整，工作中具有高效性和及时性。