摘 要：民办高职院校的教师，大数都是教学与学生管理两肩挑，班主任还时常会碰到一些要求紧急上交数据材料的通知等，如何提高日常管理的工作效率，最大程度地保证工作的准确性就成为大家讨论的话题。利用Excel软件可以从身份证号中快速实现年龄计算、提取出生年月、统计各类学生人数、排名次、统计不及格门次、统计各分数段人数等信息。本文将通过学生信息管理工作中应用Excel函数完成数据处理的例子，望能有一定的启示。

关键词：Excel函数；学生管理；教学管理

Excel作为办公常用软件，在学生成绩管理、信息管理等数据处理方面有着独特的作用。在学生信息表中，通常涉及学号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、民族、家庭地址、身份证号、专业班级、联系电话、QQ号、微信号等项目。其中，政治面貌、民族、专业班级可利用数据有效性进行限定，以便选择；性别、出生日期等可从身份证号码中获取。下面就以A列为学号、B列为姓名、C列为性别、D列为出生年月、E列为民族、F列为政治面貌、G列为家庭地址、H列为身份证号码等，以下从相关基本操作、数据有效性、获取身份证相关信息等方面进行介绍。

一、完善学生信息

新生入学后，我们从招生办取得学生的相应信息，有些需要自己根据学院的工作内容与各部门的数据提交要求重新完善相关的信息，以便了解学生更多的基本情况，从这个表上我们通常可以统计以下信息：学生姓名、身份证号（关键信息，一定要准确）、民族、宗教信仰、学生电话、父、母亲姓名、电话、家庭地址、毕业学校、生源地、曾任职务等，我们可以将原始表中的其整理到“学生信息”工作簿中的“XX班学生情况统计表.xls”表中。有了准确的这些基础信息之后，大多数情况下，利用EXCEL强大的数据处理功能，各部门需要提交的信息都可以很快地分析处理出来。

二、设置单元格数据有效性，進行选择输入

学生信息中的“民族”、“政治面貌”等内容相对固定，我们可通过设置数据的有效性来进行选择输入，减少工作量和错误。如要输入“政治面貌”项内容，可以用下面的方法进行：

1.新建工作表，并在A列的连续的单元格内分别输入如“党员”、“团员”、“群众”等数据。选中这几个单元格，单击“公式”，再单击“定义的名称”中的“公式管理器”，新建如“政治面貌”类似的名称后回车对序列进行命名。

2.选中“政治面貌”所在列，依次选择“数据”、“数据有效性”，在弹出的对话框中设置有效性条件。在“设置”选项卡“允许”的内容选择为“序列”，在“来源”里输入“=政治面貌”。

3.设置数据有效性后，在相应的单元格右侧将出现下拉箭头，可点击箭头选取。

三、Excel在学生基本信息管理中的应用

新生录取名单中肯定有一项是身份证号，我们用Excel函数可以从身份证号码中取得相关信息，省去了输入的麻烦。根据18位身份证号码的意义，第1-2位数字代表省、自治区或直辖市，第3-4位数字代表城市，第5-6位数字代表县区，第7-14位数字代表出生年、月、日，第17位数字表示性别，奇数为男，偶数为女。第18位，也就是最后一位数字是校验码。我们可以通过有关函数，进行身份证号码有关信息的查询，不仅快速简便，而且不容易出错，核对时只需要对身份证号码进行检查，可以大大提高工作效率。

1.提取出生年月

如要得到像“XXXX—XX—XX”格式的数据，必须使用与TEXT（）与MID（）函数完成，在“D2”中输入=TEXT（MID（H2，7，4）&"-"&MID（H2，11，2）&"-"&MID（H2，13，2），"YYYY-MM-DD"），取出出生日期。鼠标移动到右下角填充柄处，下拉完成其他出生日期的提取。

2.计算学生年龄

在相应单元格中输入公式=YEAR（NOW（））-MID（H2，7，4），下拉完成其他学生年龄的计算。

3.用COUNTIF（）统计各类学生人数

函数的语法格式为：COUNTIF（range，criteria），range是学生的人数范围，criteria是统计的相关条件。

⑴统计男、女生人数。男生人数统计：在相应单元格中输入公式：=COUNTIF（C2：C47，"=男”），统计女生人数——在单元格中输入公式：=COUNTIF（C2：C47，”=女”）。

⑵统计党、团员学生人数。统计团员人数，在单元格中输入公式：=COUNTIF（F2：F47，"=团员”）。统计中共党员人数，在单元格中输入公式：=COUNTIF（E2：E47，"=中共党员”）。

⑶统计少数民族学生人数。统计少数民族人数，在单元格D13中输入公式：=COUNTIF（E2：F7，"<>汉族”）。

⑷统计各年龄段的人数。统计大于19岁的人数：=COUNTIF（N2：N47，">19”），统计小于18岁的人数：=COUNTIF（N2：N47，"<18”）。

4.利用IF（）函数自动填充性别

在E2 单元格，直接输入=IF（MOD（RIGHT（LEFT（H2，17）），2），"男"，"女"），输完后按回车，用鼠标拖动E2单元格右下角的自动充填句柄向下拖动完成其他单元格的计算。

四、Excel在学生班级成绩管理中的应用

在日常的学生信息管理中，如评定各项奖学金，文明班长的评比，优秀班主任的考核，入党推优等工作，常常要对学生成绩进行排序、统计各分数段人数、统计不合格学生的人数等。

1.应用RANK（）函数，按成绩排名次

使用RANK（）函数可以在不改变输入顺序的前提快速地进行排名，RANK（number，ref，order），其中number是要排位的学生成绩，ref是要排名的所有学生的数据区域，order是排名的方式，order：排位方式，0 或忽略，为降序；非零值，为升序。操作方法：假定K列为总成绩，L列为排名内容，在L1中输入“名次”，在单元格L2 中输入=RANK（K2，K$2：K$47，0），拖动填充控制柄，完成其他学生的排名（得出的名次为数字格式，如想要显示“第X名”的形式，则修改函数为：="第"&RANK（K2，K$2：K$47，0）&"名”）。

2.应用IF 函数，按成绩列出等级

考查课的成绩可以按优秀、良好、合格、不合格进行评定的，成绩等级：90 分及以上优秀，80 分及以上，良好，60 分及以上合格，60 分以下不合格。利用IF（）函数可快速地完成评定。假定G列的成绩作为考查课，评定它的“等级”一栏在M列，M2中输入：=IF（G2>=90，"优秀"，IF（G2>=80，"良好"，IF（G2>=60，"及格"，"不及格"））），拖动填充控制柄，完成其他学生的成绩等级。

3.统计学生不及格门次

与前面使用过COUNTIF（）函数一样，在学生的相应单元格中输入=COUNTIF（B2：J2，”<60”），再用填充柄下拉完成所有同学的统计（假定课程成绩在B—G列）。

Excel函数的在学生管理中的应用还有很多，如利用VLOOKUP函数在学生的工作表中查找内容，在这里不作一一说明。作为一名计算机教学与学生管理双重身份的老师，把教学工作与学生管理工作结合起来，用Excel强大的函数等功能，利用所长，实现个性化管理，减少繁杂的事务性工作，提高工作效率，无疑是件愉悦的事。

参考文献

[1]胡维华.计算机基础与应用案例教程[M].北京：科学出版社，2013.2

作者简介

王章生，男，汉族，1966年4月出生，讲师、工程师、职业指导师，浙江东阳人，浙江横店影视职业学院影视制作学院党总支副书记，研究方向为计算机基础教学、学生管理与党建。

（作者单位：浙江横店影视职业学院）