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论组织中有效沟通模式

2017-05-05何梅

企业文化·中旬刊 2016年12期
关键词:传递信息有效沟通

何梅

摘要:21世纪处于信息的海洋时代,一切政治、经济、文化等各种社会活动能否有序的进行,决定在于是否拥有良好的沟通体系。有效沟通作为人与人,组织与组织之间沟通的一种重要手段正在不断的被社会所需要,而沟通模式作为确保能进行有效沟通的渠道显得更加重要。

关键词:有效沟通;沟通模式;传递信息

一、研究背景

随着社会的不断发展进步,我们会发现自己正处于信息社会时代中,无论是经济方面或政治方面以及文化方面等等社会活动能否有序的进行,决定在于是否拥有良好的沟通体系。有效沟通是组织的生命线,而沟通模式是决定生命线能否存活的重要措施。企业关系的和谐,离不开企业管理者与员工关系的顺畅,有效沟通促使关系和顺[1]。如今,在经济全球化,以及激烈的市场竞争中,越来越多的国内企业开始进行跨国经营,组织间的成员无论是在文化背景、思维方式以及行业习惯等方面都会存在巨大差异,一些矛盾和某些冲突在一定程度上,将直接影响企业国际化战略的成功,沟通管理过程是一个重要组成部分,对于国内外企业都一样。即使在相同的文化背景下,也会出现沟通的障碍,作为一种解决问题的方法,良好的沟通模式可以化解矛盾、解决冲突,这在组织信息交流活动中变得更加突出和重要,所以,寻找有效的沟通模式,即运用正确的沟通方法对是否能化解这一矛盾,解决这一冲突上起着至关重要的作用。

二、有效沟通模式的内涵

沟通是指通过语言和动作来发送和接收信息的过程。沟通最基本的功能就是交换信息。这些信息可以是观点、意见,也可以是情绪。项目组织中的人只有在相互了解的基础上,才有可能去理解对方的文化背景、思想观念、行为方式及利益关系等,才能达到有效沟通[2]。有效沟通是指发送者的信息准确的传递到接收者,并且为接收者全面的接受、破译、理解。若要保障组织中有效沟通。在有效沟通中,沟通模式有四个主要因素,即:输出者,接受者,信息和沟通渠道。这些因素将会影响组织中有效沟通能否正常进行,所以有着非常重要的作用。四大要素的不同作用表现在:第一,信息的输出者。输出者可以是个人形式存在或以组织的形式存在,它是信息的来源渠道,只有全面的了解接收者情况,然后选择合适的沟通渠道以及沟通模式,才可以保障沟通的有效性,便于理解和沟通。要顺利的完成信息的输出,还必须对编码(Encoding)和译码(Decoding)两个概念有所了解。第二,信息的接收者。接收者是通过获得输出者传达的信息并且把其转化为自己所理解思想内容。接收者同样可以是个人形式存在或是以组织形式存在,主要从事的是解码工作。第三,信息。信息是指在沟通过程中传给接收者的消息,包括口语和非口语的。可能由于输出了多余的信息或者是输出与接收者之间的差异,输出和接收者间对信息有着不同的理解。第四,沟通渠道。沟通渠道是信息传送的载体,是保证信息传送有效性的重要一环。这些渠道可分为正式或非正式的沟通渠道、向下沟通渠道、向上沟通渠道、水平沟通渠道等等。

三、组织发展中有效沟通存在的问题

(一)组织机构存在的问题

在组织中,机构设置合理,被认为是该组织一个重要原则。合理的设置有利于组织的长期发展,机构设置是否合理会影响到组织的发展。组织中沟通的有效性会受到管理幅度大小以及管理层次多少的影响。在组织沟通中,在横向上,可以设置专门负责沟通的部门,减少组织目标服务的重复性,根据不同对象选择不同的沟通模式,确保沟通的有效性。在纵向上,确保信息传送能够高效的,准确的传送给组织各个部门。这样做可以让组织中传送的信息以及沟通方面可以有效的进行。在组织中,由于非正式的沟通渠道沟通方便,速度快,灵活,受到了比较高的欢迎程度。但缺乏信息的真实性和可靠性,有时甚至歪曲事实,误导,这可能导致在小团体、小圈子,会影响到组织人员的凝聚力稳定。所以,我们要想组织能健康发展,必须依据不同的沟通对象采取有效沟通模式。

(二)管理者存在的问题

在组织中,管理者负责组织里各个层次的事情,包括信息发布和正确、清晰的理解沟通内容,即编码(Encoding)和译码(Decoding)工作。还需要考虑其重要性,时效性等等,然后对其选择不同的沟通方式。当然,沟通内容也要条理清晰,语义表达的观点明确。有效沟通的进行,必须要确定对象,然后选择运用不同沟通模式,同时和信息接收者之间的心理距离要尽可能缩短。管理者在编码过程,要提高编码的正确性,可以让组织人员能够正确、高效的理解其沟通内容。

(三)接受信息存在的问题

沟通的最终目的体现在是否把自己想传达的信息内容过渡给信息接收者。对所过渡的信息内容是否能全面接受,破译和理解。所以除了必须以正确的沟通模式去接受信息之外,还需要能全面破译信息所包含的内容。

四、组织沟通模式存在的问题对策研究

(一)情感上进行沟通

在情感沟通上,余世维的《有效沟通》讲义中提到,在企业管理中,情感是指工作上的一种满足或者挫败[3]。例如,安利公司都让每一次能够成功进行推销的员工,向他人讲述自己的成功经历,另外找一个失败的推销员,让他向其他人讲述自己所遇到的挫折,同时让大家交流心得。这种情感分享的策略与安利公司获得的成功有着非常重要联系。组织要在情感沟通模式中做好有效沟通,第一,需要解决组织内部的沟通。组织是由组织管理者和组织人员共同组成的,所以领导者需要在情感上时人员和组织有所联系。这一环节是情感的,是组织文化的可接受性培养。

(二)公司理念上进行沟通

著名的丰田公司总裁奥田硕,在丰田公司工作长达24年的职业生涯中,经常与丰田公司的工程师以及其他员工聊天,在聊天中,并常常就“公司理念”上进行沟通,包括,准时生产(just-time)、持续改进(continualimprovement)、自动化(Automation)等等。从这里我们可以看到,丰田公司的成功是根深蒂固的,它的领导力,团队和文化,并制定有效的策略,建立了稳固的供货关系,以及创建和维护一个学习型企业,这些都反映出了,公司理念沟通模式对组织的重要性。组织要在公司理念沟通模式中做好有效沟通,首先,需要从心理去认识接受,要深刻的认识组织文化,组织的理念等等,增强凝聚力,不能游离于组织外,从意识形态进化为深刻认识。第二,需要从行动去认识接受,在组织中,需要以自身行动去为组织做贡献,其中表现为,听从领导的管理,增强与组织人员交流沟通,创造和谐氛围,最后,需要增强纪律性,治理组织人员,平常在管理中,需要强化领导的管理,强化日常的监管,以及强化制度的执行。管理者应当提高对沟通重要性的认识,切实转变家长或权威性沟通角色[4]。

(三)领导能力上进行沟通

“领导者的有效沟通有助于领导者推动变革性的主动行为,发布行动号召,加强组织的能力,创建激励产生的组织环境,进行科学的决策,实现组织的愿景”[5]。在组织中,领导者的领导能力高低也影响着一个组織生命力强弱。随着社会发展,组织的发展,管理方式的要求越来越高,也要求领导者在转变过去的思维模式、行为模式,不能让所有的员工都围着自己的想法转,而是要求领导者和员工之间进行有效的沟通,各司其职。从最大程度上调动员工的积极性,形成良好的沟通氛围,只有这样的领导者,才能使一个组织健康有序的发展。

(四)沟通标准上进行沟通

只有标准的情况下,沟通才是有意义的,有效沟通也是如此,如:以营利为目的的企业,组织的存在以经营业绩为衡量基础,其沟通标准就是企业的经营业绩。所以,若要进行有效沟通,其沟通模式可以确定为标准化沟通。第一,组织必须要建立完善的标准化管理体系。第二,确定其业绩目标,必须用科学的方式加以验证目标设置合理性和明确性,使企业能够达到预期的业绩目标。有效沟通的目的是取得受众认可程度并达成意义上的共识,从而与受众建立良好而稳固的关系[6]。有一个沟通标准,可以衡量有效沟通模式的意义大小,也可以衡量对组织的贡献。

五、结束语

总而言之,在信息社会的今天,要想让组织能够不断的发展,就要通过合适的沟通方式进行有效沟通。设置合理的组织沟通体系,把对组织人员的有效沟通贯彻到各个方面,包括信息处理和信息反馈等,构建内外和谐健康发展的氛围。有效的沟通模式,能够使组织人员之间进行有效沟通,管理者对于掌握组织人员的情况以及组织之间的合作上有着重要作用,可以更好的对组织进行管理。

参考文献:

[1] 郑丽燕.有效沟通增进员工快乐感[J].中国电力企业管理,2011.

[2] 陈杰.合资企业项目跨文化沟通管理[J].项目管理技术,2008,S.

[3] 余世维.有效沟通(第二版)[D].京华出版社,2012.

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