陈一魁

摘要：本文先从电大的办学特点入手，分析我校的教务工作现状，并通过对现状的调研进行功能需求分析；然后，介绍我校教务管理信息化系统的设计与实现，以及所取得的成效；最后，从成效中总结出不足，并拓展到全省的角度，分析全省基层电大普遍存在的教务信息化总体水平不高，进程缓慢的现状与原因，并结合我校实践给出相关的建议。

关键词：汕尾电大；校内教务管理；教务管理信息化；信息化系统

【中图分类号】G728

一、课题背景

广播电视大学（简称：电大）是一所由开放教育为主体的多元办学、多种教育类型协调发展的现代远程开放大学。电大系统包括了中央电大、省级电大和市县电大。在管理权限上，虽然按学校级别划分为中央电大、省电大、分校、教学点四个等级，但实际上，分校这一层的管理功能已经弱化，形成中央电大、省电大、教学点三级为主体的管理层级。本课题也是以电大教务管理系统教学点平台为研究与分析对象。

本课题是以我校（汕尾市广播电视大学）的教务实际为出发点，以校内各类学生信息为主要研究对象，以优化校内教务工作为目标，研究如何通过信息化手段将原本只能由几名教务人员承担的教务工作分解到各个班级管理员（俗称“班主任”）身上，从而达到提高数据准确性和工作效率的目的。

二、现状调研与分析

与普通全日制学校相比，电大办学有两个明显特点：一是学籍八年有效，年限较长。二是电大教学对象是成人学生，他们受工作与生活等因素的影响较大，中途退学休学、重修重考占很大的比例。因此，在电大的教务管理工作中，个性化的要求更高，工作强度更大。通过对我校教务工作的亲身实践与调研，发现对我校校内教务管理工作影响较大的主要有以下二方面：

（1）对学生的注册信息缺乏准确的统计，影响学校经济收入。

传统的工作方式很难对每位学生每学期的注册信息进行精确的统计与查询，经常会造成出现两种情况：一是某位学生已经退学了，但因未及时注销学籍，导致学校还再为他缴纳各种管理费用；二是有些学生利用此漏洞故意不交学费，等毕业证拿到手，学校再进行追缴已经来不及了。给学校经济带来不可弥补的损失。

（2）对学生重修重考科目缺乏准确统计，影响学生按时毕业。

电大办学特点决定了电大每学期都要处理大量的重修重考信息，这部分信息个性化程度很高，几乎每个学生的重修重考信息都是不一样的。

三、信息化系统设计

根据以上的调研，本课题主要是从以上分析的三个方面着手进行系统的设计与开发，对应的三个模板分别是：注册与学籍管理、补考登记与考试编排、教材发放与管理。这三部分表面虽相互独立，实际却相互关联。

（一）注册与学籍管理

注册与学籍管理模块主要是管理学生的学籍信息，按学籍状态将学生分成三种类型，一种是在籍并已注册的学生，一种是在籍但未注册的学生，另一种是注销学籍的学生。本模块的功能主要分为两部分：

（1）新生数据的处理。从省校下发的新生录取名单中提取新生数据，并导入系统中，同时第一学期自动注册，并自动打印出学生证。而且，我们在学生证中加上学号的条码，以后只需要通过扫描枪扫描条码便可方便的获得学号信息。

（2）從第二学期开始，学生要凭学生证到学校刷卡交费，并同时将学生的注册学期登记入系统中。便于教务人员和班主任的查询与统计。

本模块的具体业务流程如下图所示：

（二）补考登记与考试编排

补考登记与考试编排模块主要是对本学期所有学生的开考课程的考试时间与试室进行统一编排，并生成学生考试时间表，学生考试时间表可以由班主任打印出来，也可以发布到网上，由学生自行查询。开考课程有两种类型，一种是本学期各专业开设的课程；另一种是由于学生之前考试不合格，在本学期申请重修重考的课程（简称为补考课程）。本模块的操作流程如下图所示：

（三）教材发放管理

教材发放管理主要包括教材的入库、发放与库存管理。基本流程如下图所示：

图3 教材发放与管理模块基本流程

系统总体功能规划如下：

（1）公共模块：主要包含户权限的分配和数据备份与恢复两个功能

（2）注册与学籍管理模块：主要包含新生数据批量导入、学生注册登记、学籍注销与恢复、补注册、转专业、打印学生证等功能。

四、系统的实现与运行成效

本系统属于学校教务管理系统，主要侧重业务流程的设计、数据库的设计与功能的开发。因此，采用了SQL2005+Delphi的技术路线。主要有两方面的原因，一方面是自身对这两项技术比较熟悉；另一方面是这两项技术已经发展得非常成熟，非常适合中小型系统的开发。在系统的架构上准备采取以C/S结构为主，可以提高系统的安全性，只对部分需要提供给学生查询的信息再采用B/S结构进行开发。SQL2005+Delphi对这两种开发架构都提供了很好的支持。

系统采用ADO组件实现对数据库的访问与调用，Delphi完全支持ADO数据访问技术，采用一套完整的ADO组件实现对ADO对象的封装与调用。

经过反复的开发与测试，目前，我校校内教务管理系统三个模块都已经陆续投入使用，并且取得非常好的运用效果，与传统的教务流程紧密结合，成为我校校内教务工作密不可分的一部分。教务人员通过本系统生成的汇总数据向上级电大进行数据上报，准确性与效率大大提升。系统投入使用取得的主要成效体现在以下三方面：

（一）注册与学籍管理模块的投入使用，不仅提升了学籍管理的工作效率，而且因为对交费信息的精确统计与及时追缴，为学校挽回大量经济损失。

（二）教材发放模块的投入使用，大大减少了教材的错发、漏发，避免了教材库存的浪费。

（三）补考登记与考试编排模块的投入使用，避免了补考信息的错报与漏报，避免与学生发生不必要的纠纷，同时大大提升期末考试编排的效率。

五、结束语

我校的教务信息化工作虽然取得了一些成果，一定程度上提高了工作效率，但更多暴露出来的是存在很多不足。我校校内教务管理信息化工作早在2005年便已经开始，但期间断断续续、走走停停。可以说，教务信息化工作开展进程的缓慢一定程度上掩盖了信息化工作所取得的成效。造成信息化工作进程缓慢的原因，表面上是由于人员不足、投入有限，但更深层次的原因是由于学校对教务信息化工作缺乏中长期规划，走一步算一步，没有长远考虑。

通过调研发现，在广东电大系统中，除个别经济条件较好的市级电大做得较好外，绝大部分市县电大都普遍存在信息化总体水平不高、进程缓慢、各自为战等现状。为了更有力的推动市县电大教务信息化工作的开展，结合我校实际，我有以下几方面的建议：

一是由省校牵头，成立信息化部门或领导小组，引领统筹下属市县电大的教务信息化工作。

虽然各市县电大校内教务信息化需求有所差异，但毕竟是同系统同级别的学校，需求大同小异。完全可以由省校牵头成立相关部门或小组，对市县电大信息化需求进行统一调研，形成统一的系统开发方案。系统的开发可以交由第三方公司进行，也可以将已经做得较好的学校的研究成果或经验直接向全省市县电大进行推广。这样势必能大大提高全省市县电大的信息化总体水平，有力推动各市县电大的信息化进程。

二是市縣电大要重视信息化人才的引进与培养。

市县电大要多引进具备开发能力的计算机教师，不能单独按招生比例来配备计算机专业教师的数量。对现有的教师与工作人员要多进行信息化知识的培训。信息化是当前的时代潮流，是各项事业改革与发展的方向。信息化的基础知识已经成为各学科的必备知识，因此对早期毕业的教师进行比较系统的信息化知识培训是非常必要的。

综上所述，我校对教务管理中的注册与学籍管理、教材发放管理和报考与编排管理三个方面进行了信息化的尝试与探索，设计并开发出了相应的教务管理系统，系统已经在本校投入使用多年，取得比较好的成效。然而，本校同绝大多数市县电大一样，校内教务管理信息化水平不高，进展缓慢。要想改变市县电大信息化过程中的不利局面，省级电大应该发挥其引领与统筹作用，市县电大则应重视人才的引进与培养，并通过政策引导与鼓励有关人员积极投入到信息化工作当中。

【参考文献】

[1] 2009年全国电大教育基本情况统计公报[J].中国远程教育，20lO，3.

[2]何贤良.浅析信息化技术对电大教务管理的意义[J].成功（教育版），2011（14）.