冯兰

【摘要】本文结合工作实际，论述了发挥办公室档案资源作用的具体措施，从而提高档案信息资源的利用效率。

【关键词】办公室；档案信息资源；作用；措施

在日常业务工作中，办公室通常需要发出、收到各类文件，办公室档案记载了各阶段的办公状况，因此尤其有必要予以重视。经过整合信息之后，办公室档案就可以体现出重要价值，为各种业务决策提供必要的根据。对于办公室在业务过程中形成的档案资源，有必要明确各类档案信息的保存现状，结合办公室档案资源和信息的具体运用情况，探求完善档案管理的可行措施。

一、办公室档案工作概况

在2009年8月，新疆化学阜康能源有限公司成立。自从成立之后，公司建设了环保和节能的新型能源项目，在本质上符合了“两步并作一步走”的发展目标。在建成联产项目的过程中，公司依照循环经济的基本思路来促进项目建设，循环经济项目中包含了烧碱和PVC等综合性的能源。到了2012年，联产循环项目正式投入到循环经济的正常生产中。从目前来看，公司共拥有87亿元的总资产，其中包含22亿元注册资本。在日常生产中，公司主要生产烧碱和PVC树脂等。

在建设工业园项目时，公司依照减排化和节能化的根本目标来落实项目建设。在工业园项目中，公司引入了集约式的大规模控制系统，其中大型化装置用于高效节能的新型工艺生产。通过集约控制的方式，公司引进了离子交换膜的氯碱生产方法，以此达到新式的循环生产，同时也配备了自然循环的高电流密度电解装置。在整个生产过程中，公司运用了全程式的DCS控制模式，工艺现场设有釜顶冷装置以及聚合装置。

二、发挥档案资源作用的具体措施

办公室档案包含了多层次的业务内容，如果要在根本上发挥档案价值，那么就需要全方位进行档案资源管理。只有充分管理，才能在更大程度上发挥办公室业务档案的重要作用。具体而言，发挥重要的档案作用应当依照如下的思路：

（一）健全多层的档案管理网络。在发挥档案资源作用的过程中，公司领导对于办公室档案给予了更多重视，在此基础上健全了组织架构并且配备了齐全的软硬件。依照从上到下的次序，公司搭建了四个层次的办公室档案组织和管理网络。在管理檔案的网络内部，分管领导负责指引方向，办公室主任负责管理档案的牵头工作。同时，档案中心以及其他档案职能部门都承担了档案分管的职责，通过全方位的档案监管措施来健全档案网络。从现状来看，办公室管理应当包含档案中心部门，主要负责保留各类办公室档案，统一筹划并且收集档案。在必要的时候，档案中心还应当提供查阅档案的日常服务。

依照“齐抓共管”的基本思路，公司设置了多层的档案管理流程。从目前来看，办公室档案主要包含了专业性档案、公司科技档案以及文书类的档案等。对于不同类型的档案，公司有关部门都有必要给予全面监管，同时提供档案查阅的相关服务，做好组织协调和统一规划。

（二）设置专门的档案区域。企业发展不能缺乏办公档案的适当运用和监管。为了满足需求，公司设置了专门用于管理和借阅档案的区域，也就是办公档案的管理专区。在档案管理专区中，公司设置了防磁柜、实物陈列柜、智能式的密集架和阅览书架。依照现有的档案管理流程，公司设置了严格的档案监管机制，依照“八防”的基本思路来建设档案专区。同时，公司也为档案管理配备了专门的硬件设施。在办公楼的一层设置了档案室，档案室接近350m2的总面积。在档案室的内部设置了可供查阅的书架，此外还设有档案保管的专用办公室以及库房。从安全管理角度来讲，公司布设了档案监控器、防晒遮光的专用窗帘、自动式灭火器、蟑螂药和防鼠药等。通过完善全方位的档案监管，公司获得了档案利用的良好实效。

（三）完善相关机制。发挥档案的价值和作用，根本点在于完善机制，档案利用的相关机制包含了档案制作、档案接收和传递、档案整理归档、档案收集和办理等流程。经过工作梳理之后，公司设置了档案管理的专用表格，在此基础上制定了归档标准和其他档案工作的流程。这样做有助于充实内容，在根源上规范办公室档案的运用。近些年来，公司各项办公业务都在迅速扩展，与之相应的档案文书也变得更加复杂。面对新的形势，负责办公档案利用和管理的有关人员还需要充实自身，不断学习自动化新型档案利用技术。通过提升档案管理的素质，才能服务于办公室档案工作，提高利用的实效性。

三、结语

办公室本身就具有显著的综合性特征，在办公室内部包含门类齐全的行政管理部门。做好办公室的日常业务，就需要充分发挥档案信息和档案资源在办公室业务中的价值，发挥档案的重要作用。在运用办公室档案时，关键点就在于完善办公室内部的档案管理，在此基础上构建自动化的办公室档案运用和管理机制。在未来实践中，相关人员还需要不断摸索经验，进而服务于办公室档案资源和信息利用实效的提高。

【参考文献】

[1]陈丽. 如何发挥办公室档案信息资源的作用[J]. 办公室业务，2012（05）：105+107.

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