王巧妮

摘 要：为了更好地服务社会各项事业的进步、发展，加强社会福利档案工作尤为重要。本文即分析了当前社会福利机构的档案管理存在的问题，然后详细阐述了加强社会福利机构的档案管理措施。

关键词：社会福利机构；档案管理；收集；电子档案；开发

1 概述

近年来，社会福利社会化不断深入，各级民政部门加大了对作为社会福利事业发展的重要载体的社会福利机构建设的指导。2013年《养老机构基本规范》、《儿童福利机构基本规范》、《精神卫生社会福利机构基本规范》等三个行业标准陆续发布，更进一步规范了社会福利机构的管理，“三个规范”第一次对机构建立档案提出了要求。社会福利机构形成的档案记录了社会福利机构建设、运营、管理、收养人员、从业人员等基本情况，关系到社会福利机构管理的各个方面以及老年人、儿童、残疾人等服务对象的基本权益。但多年来，社会福利机构档案管理基本上是一片空白，当前，社会福利机构如何有效地开展档案工作，更好地为社会福利机构的各项工作服务，促进社会福利机构的规范化管理，是当前面临的一个重要任务。

2 当前社会福利机构的档案管理存在的问题

（一）档案资源管理有待规范

由于缺少全国统一的社会福利机构档案管理业务标准，致使实际工作中各

机构各种文件的保存方式、保存时间等都不一样。由于没有明确的分类方案，致使现有一些文件是归入文书档案还是归入专业档案里，在实际工作中无法确定。目前绝大多数机构档案工作都是在摸索中进行。

（二）档案工作发展不均衡，档案人员业务能力偏低

数据显示只有12%的机构有专职从事档案工作的人员，且一般是精疗机构，精疗机构一般都是医养结合的单位，基本都参加了卫生系统的管理考评，中、高级专业技术人员相对较多，接受档案知识能力较强，档案人员素质相对较高，档案工作整体水平普遍较高，而其他机构档案工作则相对较弱。

（三）档案保管装具和设施落后，保管条件差

受条件制约，很少有机构档案集中保存在专门的档案室，其他机构均放在各业务部门，各自为政现象比较普遍。档案有的装订有的不装订，也没有按顺序排列，零散地装入文件盒或文件夹里，与办公文件放在一起管理。办公室不具备档案的保管条件，存在一定的安全隐患。

3 加强社会福利机构的档案管理措施

（一）整合资源，全面收集档案资料

对于福利机构人员中涉及的各类社会福利档案资料，机构管理人员要按照一定的规则进行初步的筛选、整理和收集。例如，根据老人身体状况按照生活能够自理、基本能够自理、部分自理（半失能）和完全不能自理（失能）進行分类，将取得的资料进行逐项整理，尽可能全面地将前述档案内容，收集到个人档案。对于已经有的资料应该进行合并，避免产生数据的冗余，带来查找、整理的不便。无论是纸质的还是电子文件的档案，都应该做到逐字逐句地认真填写和录入，保障录入的真实性、安全性、完整性。

（二）集中专人管理档案资料

入住福利机构的“三无”人员、“五保”供养人员，档案内容应该有身份证、户口本、学历、就业、失业、婚姻、家庭关系、房产、医保、社保、低保、病历资料、个人档案资料、社区证明、入院申请、审批文件、调查资料等内容。入住福利机构的疗养人员，档案内容应该有原住院的出院证、重大疾病检查报告、入院前体检报告、入院申请、身份证、户口本、退休证、婚姻、家庭关系、子女情况、家庭住址、联系电话、监护人（联系人）、入院协议等内容。要一人一卷的归档，入院后的重大疾病、诊断报告、照光照片报告、出院证明等应及时收集装入个人档案，做到所有档案资料集中管理，不得分散、多头管理；必须专人管理，不得各自为政、多人分管。归档应该严格按照归档制度进行，做到及时收集，及时归档。保证档案不流失、不散失，确保档案的齐全完整。

（三）重视纸质和电子文件档案的管理

1、纸质档案库存管理

福利机构应当为档案管理工作营造良好的环境，首先应该加强档案基础设施建设，要有符合规范要求的档案室。档案室应按规定安装铁门、铁窗、窗帘等防护措施，购置灭火器、计算机、交换机等管理设备。其次应当注意防潮、防尘、防光、防盗、防鼠、防虫、防火等事项。为档案管理工作提供必要的物质条件，达到安全、保密、利用方便的要求。最后要坚持高标准，规范管理，使档案工作适应新时期建设的需要。从基础工作就认真落实，加强文书档案整理方法的改革，达到分类科学、组卷合理的要求。更要严格保护，严格避免丢失、损毁档案，保证档案的完整可读性。对于一些已经失去效力的档案应该做到及时清理、销毁。

2、电子数据库的维护管理

随着当前社会经济的快速发展、人们思想意识和思想水平的不断提高，人们对于新事物、新方法的接受程度和接受能力越来越强，网络科技所引发的信息时代的高速发展，促使越来越多的项目、越来越多的产业将科技信息化纳入到其自身生产发展以及经营的过程当中，力求实现效率的提升和管理的愈发便捷。在这样一种信息化进程快速推进的局面之下，加强社会福利档案管理工作的信息化进程就成为一种全新的趋势，其不仅有助于管理人员化繁为简，将冗杂的纸质信息档案转化为电子资源，方便检索和调阅，更有助于在网络信息化这样一个宏观立体的大平台上推动全网络范围内的资源共享，实现办事效率最优化。

要管理好电子数据库，首先就需要建立良好的计算机硬件环境。布置性能稳定的服务器与管理计算机，保证有工作人员对服务器进行监控。其次，数据库需要定期进行资源的整理，需要对数据进行分析，运用数据库软件进行数据的筛选，剔除一些冗余的信息，保证良好的运行查询速度，另外还需要对数据进行备份，保证数据的安全。最后，应当建立起网络保护机制，保护数据库网络不受入侵，避免数据丢失。

（四）深度开发和利用社会福利档案隐性价值

对于社会福利档案隐性价值的开发与利用，不仅有助于为广大政府部门出台政策和方案提供强有力的参考依据和数据支撑，同时能为广大领导进行相关决策的制定提供一定的理论支持。伴随着档案管理信息化进程的加快，越来越多的社会普通民众可以利用相关单位的综合网络平台浏览最新的社会福利政策，利用平台对话的服务功能向政府及相关部门做好适时反馈工作，相关部门同样可以借助这样的平台将民众心声进行汇总整理，及时反馈，以便于围绕民众所需，及时做出调整和改革，从而更好地为广大民众服务。

（五）重视档案开放工作，注意潜在的风险

从密切社会福利档案管理安全性角度看，社会福利档案资源的高利用率并非意味着对档案资源不加筛选、区分地全部加以开放利用，所以，应注重对“秘密、机密、绝密”类档案资源的妥善保管，避免泄密。基于此种情况，在社会福利档案资源实现最大化利用过程中，提升档案资源的信息安全性，规避潜在的风险，以免档案资源因被不当利用而为国家、集体、公众带来损失，是信息技术时代每一位社会福利档案管理从业者应思考的问题。

4 结语

综上，社会福利档案管理人员必须充分意识到工作对于维系社会民众切身利益的重要性，以及其充分发挥国家社会公共服务职能，对于推动和谐社会建设的积极意义。管理人员更要认真履行职责，精心指导、帮助，促进福利机构的民生档案有序推进，规范运作。

参考文献

[1]刘静.社保档案管理是社会保障事业的基础工程[J].山东人力资源和社会保障.2013（05）

[2]张玉洁.信息化工程管理档案管理方法研究[J].江西建材.2016（22）