医院文书档案管理创新的有效途经研究

2017-03-23曹曦月

现代养生·下半月 2017年4期

关键词：文书文档档案管理

曹曦月

吉林省残疾人康复中心吉林省长春市 130000

医院文书档案管理创新的有效途经研究

曹曦月

吉林省残疾人康复中心吉林省长春市 130000

体现医院管理水平稳健提升主要为医院文书档案管理，对于快速发展的医疗水平和逐步完善的医疗管理体系，对于医院文书档案管理至关重要。基于其文档管理的重要性，本文就发展趋势和管理原则入手，并结合目前医院文书档案管理存在的现状进行有效分析，同时总结管理创新有效途径。

医院文书管理；有效途径；创新研究

医院以往的发展计划、基建项目、统计数据、工作计划、会议记录、合同、委托书等资料均为医院文书档案管理范围，为见证医院稳健发展和证明的主要凭证。随医院的发展和扩大，使得文书档案管理成为了医院管理的重要项目组成部分，医院必须不断的创新文书管理模式，以使得管理更为高效化、规范化和科学化。查询相关文献发现对于医院文书档案管理的相关报道较多，但对于创新管理有效途径较少，本文就医院文书档案管理的有效途径进行详细研究，为今后医院管理提供有利参考和证据，现将报告阐述如下：

1 医院文书档案管理需遵循原则

1.1 标准化原则

医院的文书档案管理主要由日常协议、委托书等公文日积月累转化而来，对于医院档案管理工作为医院稳健发展的主要基础和前提，而为了快速提升文书档案应用的效率，需提高公文书写质量和标准，主要改良内容如：书写纸张应采用质量优良，尺寸符合国家标准；公文制发应符合国家审批权限，且完全履行公文协议和真实注明公文日期；对于公文草拟和缮印公文、批注应书写清晰、字迹清有利于长时间封存；对于书写格式应采用统一化、标准化和规范化，同时管理文书技术应采用现代化管理理念。

1.2 规范化原则

对于医院收集和保管的文书档案应建立一套完善、规范的管理流程。将文档的立卷实现完整性和时效性，充分的分配工作，科学和实践性划分文书档案管理时间，将各类分档分类管理，以及将电子档案与纸质档案一一对比，确保准确无误。且管理人员应采用适合自己的工作模式和工作技巧，方便自己更快的完成本职工作。

1.3 保密性原则

传统文书档案管理主要采用纸质方式，对于保存长久性存在一定隐患，以及随着时代的科技化使得对于文书档案保管更为趋于电子形式，这就涉及到文书档案保密。第一，保证文书档案的原始性，对于纸质档案的形成要保证其原始性，具有一定难度，但对于电子版本均统一模式，所以对于文件档案的电子查询和纸质文档的存储较为重要；第二，对于档案的保密性和电子档案的加密性应有所提高，对于加密文件的钥匙和电子密钥应采用双人输入制度，确保其安全性，同时应不定期更改密钥，同时针对于档案室电子设备传输仪器和电缆应采取加密措施[1]。

2 目前医院文书档案管理存在的现状

对于目前的医院文书管理档案主要存在以下几点问题，如：第一，医院发展迅速，使得文书档案过多，在沉积依旧的文件中无法快速的找到所需的文件，使得对于文件的重要性分类不够准确，以及相关管理标准和规定不符合卫生部和国家的标准，以及电脑录入较少，降低了文档寻找的效率性；第二，部分医院对于文档管理仍然采用手工管理，对于文件的检索、阅览等均采用人工翻阅，降低了工作效率，与发展中的现代化时代背道而驰，未建立广大的信息化和网络化的文档服务平台；第三，对于文档管理归还制度尚未完善，使得医务人员借鉴病历时，出现迟还资料，到时为及时还原档案而出现档案缺失，或由于仅采用非专业人员，使得归还文档未归还远处，导致今后使用出现查而无果的结果；第四，文档管理人员为非专业人员，且职业素质较低，均由其他科室抽调前来暂时工作，而抽调人员对于本职工作尚未了结或了解未透彻及离开，导致对于文档室的管理无法完善起来[2]。

3 创新医院文书档案管理的有效途径

3.1 加大对于医院文书档案管理设施的投入

医院管理者应从医院的长远发展角度出发，加大力度投入文书档案管理的的设施和硬件的投入。第一，对于文书档案管理建设方面应完善办公室的基础建设，如增添阅览室、办公室、库房等办公场所，为本科室投入加密计算机、扫描仪、打印机、复印机以及制片粉碎机等，同时在各区域内安放监控器、消防器材等，定时为文档室进行清扫检查线路，防止由于线路老化导致电路失火；第二，建立独立和完善的文书档案管理软件，同时应定期为系统进行升级、更新和维护，防止信息和档案丢失[3]。

3.2 增加信息化文书档案管理手段

对于医院信息化管理也在伴随着医疗水平的不断发展，呈现着进行式的变化，医院应将其他医院运行和试用较好的系统和管理模式进行拓取，根据本医院的特点和不同进行适当的修改和整合，提高文书档案管理工作的效率性[4]。第一，面对信息化多元化时代的接近我们，对于工作也可采用电子信息和计算机及时，将所有工作的资料采用提前准备的电子磨具进行套取、整合、归档，方便其他使用者的使用[5]；第二，对于获取医院资料的人群应采用授权方式进行获取资料，提升获取资料的难度性，同时也提升查询资料的简单性和高效性；第三，电子信息化应用的保密管理，医院应设立医院网络维护部门，对于医院的全部网络线路进行定期检测和测评，降低风险，同时针对于文件应进行异地保存，并且针对于文件重要级别进行保密分级保存[6]。