李高飞

（山东省邹平县高新街道办事处）

在社会不断发展过程中，档案管理工作处在新形势下，对档案管理工作的要求越来越高，其中规范化管理就是对新形势下档案管理工作的基本要求，也只有实现档案规范化管理才能有效的保证管理效率，提高档案的保密性，为相关单位的长远发展做出努力，基于此，本文在分析档案管理工作现状的基础上，提出几点针新形势下档案管理工作规范化策略。

新形势档案管理工作规范化策略

前言

档案管理工作是很多单位一项日常工作，在档案管理工作中不仅包含了对人才档案的管理，更包含了经济活动、人才管理计划等相关内容，科学的档案管理工作，不仅能够提高管理的效率，而且能够促进相关单位的进步，但是由于在档案管理工作过程中缺少一定的规范，造成档案管理工作不能为相关单位的发展提供支持，制约其发展，为此在新形势下，应积极探索实现档案管理规范化的方法，为相关单位的发展提供动力。

1档案管理工作现状

在新形势下，对档案管理工作提出了新的要求，然而在当前档案管理工作过程中还存在着很多问题，其主要体现在以下几方面：一是缺少完善的档案管理制度，导致工作人员在工作过程中没有可以遵照的条例，造成管理人员在工作过程中很容易出现失误和操作错误等问题，档案的真实性和准确性也有待考证，降低了档案管理的规范化；二是缺少对工作人员的管理培训，造成管理人员管理水平相对较低的问题，降低了管理工作效率；三是现阶段，仍采用笔记的方法记录相关的档案调取和查阅记录，导致在管理过程中不能快速的查找出该档案相关的记录，同时在使用笔进行记录的过程中，还容易出现遗漏和记录错误的问题，影响到管理工作的有效性。以上几方面问题，影响到档案管理工作的规范化，因此相关档案管理工作人员应该加以注意。

2新形势下档案管理工作规范化策略

从上文的分析我们能够更加清楚当前档案管理工作没有实现规范化的主要原因，基于上文的分析，下面提出几点规范化档案管理策略。

2.1建立完善的档案管理制度

由于档案管理工作中涉及的工作内容相对繁杂，其中既包含了经济活动内容、单位人员管理制度，又包含了人员的个人档案，因此在管理过程中，工作人员很容易出现管理遗漏、归档错误等问题，要想更好的实现档案的规范化管理，首先就应该建立一套完善的档案管理制度，使工作人员能够在完善档案管理工作规章制度的约束下，做好每一项管理工作，提高自身的责任感与使命感，从而确保档案管理工作的规范性。档案管理制度中应该重点包括以下几方面内容：一是明确的档案管理工作人员制度，使每一名工作人员都能够明确自己的责任范围，从而实现高效管理；二是档案管理工作奖惩制度，提高工作人员工作积极性和规范性；三是档案管理工作详细内容，避免工作人员出现遗漏的问题。

2.2加强培训，提高工作人员管理水平

工作人员管理能力直接影响了管理工作开展的效率，由于每一名管理人员专业能力不同，在管理过程中，工作人员势必会出现管理水平参差不齐的情况，因此为了实现规范化管理，就要提高管理人员管理能力，使管理人员管理水平尽可能在同一水平线上，这就要求做好管理人员培训工作，在培训过程中，重点应该注意以下几方面内容：在选择培训单位时，应该选择一个知名度较高的档案管理培训单位，从而使管理人员在培训过程中能够学习到更多有用的知识；二是在培训形式上，应该以交流会的形式开展培训会，从而使管理人员能够更好的与其他管理人员进行沟通，从另一个角度认识到自身管理工作中存在的不足，规范自身的管理工作，为档案管理工作实现规范化做出努力。

2.3积极引入信息化管理办公软件

当前我们处于信息化的大背景下，很多领域都应用了信息化办公软件，为了提高档案管理工作效率，实现档案管理工作的规范化，应该积极的引入信息化管理办公软件。但是在引入过程中，应该做好以下几方面工作，从而使信息化管理办公软件能够发挥出更大的作用。第一，在引入信息化管理办公软件后，应该在第一时间为工作人员进行讲解，从而使工作人员能够在了解办公软件功能、使用方法、使用技巧的基础上，做好后期信息化管理工作；第二，应该设置出配套的档案放置区域，在归档时，不同类别的档案应该放置在不同区域，从而通过办公软件能够查找出档案放置的准确位置，提高档案管理工作的規范化与有效性。

2.4加强监督，改进管理不规范之处

由于在档案管理工作过程中，即便工作人员再认真、仔细，也难免出现管理不妥之处，为此档案管理部门就应该加强对自身的监督，从而在监督的支持下，能够及时发现在档案管理工作中存在的不规范之处，并加以改正。此外，档案管理部门内部可以执行监督轮岗制，一周或两周轮一次岗，这样每一名工作人员都能够在轮岗的过程中发现别人存在的工作失误，从而在自己开展档案管理工作时，能够有效避免类似错误的发生，满足在新形势下对档案管理规范化的要求。

3总结

综上所述，档案管理工作的规范化十分重要，要想在新形势下实现档案管理规范化，应该建立完善的档案管理制度、加强培训、积极引入信息化管理办公软件以及加强监督，从而在需要档案时，更加快速的找出所需档案，为相关单位的发展以及后期人员管理工作做出贡献。

参考文献：

[1]黄喆.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].经济与社会发展研究，2014（07）.

[2]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务，2015（07）.

[3]顾雅丽.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].经营管理者，2015（07）.