亓媛媛

摘 要：人事档案管理是能够较好的体现出个人信息的重要的档案资料，当前伴随着我国社会经济的发展的趋势，以往传统的人事档案管理模式，已难以适应现今时代高速发展的步伐。当前所实施的人事档案管理的信息化改革，是完全与社会发展相适应的一种必然选择。因此，笔者深入分析与研究了当前人事档案管理信息化改革当中所显现的一些出现的问题，并提出了有效的解决对策，以此来进一步深入推进人事档案管理信息化改革与发展。

关键词：人事档案管理；传统档案；实体管理；信息化管理；改革

作为人事管理制度的一种显著的特征，人事档案在人事管理制度当中具有重要的作用。人事档案能够如实的记录个人的人事活动经历，充分体现出个人的政治思想发展状况与工作经历与工作表现，是记载人生履历的一种重要形式；同时也是记录人才详实信息的一种形式，强化对人事档案的有效管理，既能够较好的提升人事工作的效率与质量，同时也能够科学合理的应用好人力资源，从而对社会与经济的发展产生较好的促进作用。进一步强化人事档案管理，能够最大化的提升人力资源的利用率， 对有效的促进社会经济的发展与进步都会产生积极性的影响。

1 传统人事档案管理的缺陷

1.1 档案管理需要专门的场所

在以往对传统的实体档案的保管工作当中，必须有一个专门的档案室来进行档案的保管与储存，但是由于实体档案数量的增多，经过长期的储存之后，相应的需要增加档案管理的场所，这就必然会占据不少的办公空间领域。

1.2 档案的查询比较困难

档案在整理之后会按照一定的次序进行整理，但是在查询具体的某个人档案时，需要花费较多的时间，而且这种寻找不具有便捷性和规律性，在一定程度上增加了档案管理的难度。

1.3 档案管理过程中问题较多

在整理与汇总传统的纸质档案的过程当中，由于会涉及到档案当中不同人的政治面貌、个人经历、工作情况等综合性的资料，并且档案资料较多，以此在整理与汇总时，倘若产生了错误但是未能及时的发现与纠正，或许就会造成重大的的工作失误，因此在开展此项工作当中，必须认真细致并进行有效的复查，以有效的避免出现工作失误。

2 人事档案管理信息化管理改革的重要意义

人事档案管理信息化，是党政机关以及事业单位人事管理工作重要工作之一，同时也是当前国家信息化发展的一种必然趋势，因此实施人事档案管理信息化改革，具有時代发展的必要性。实施人事档案管理信息化改革是一种与时俱进的社会发展趋势。伴随着当前社会经济的高速发展趋势，以往传统的人事档案管理已难以适应社会发展的实际需求，因此必须有效的推进人事档案管理制度的改革，进一步推进信息化的建设与发展。目前，生活节奏的加快，人才流动的日益频繁，这些都对人事档案管理工作提出了更高的要求。另一方面，人事档案管理信息化改革有利于提高工作人员的档案管理效率，降低人事档案管理人员的工作强度，提升业务水平。人事档案中的信息反映着个人经历等方面的重要内容，各单位可以通过人事档案进行人力资源的开发和人才的选拔。因此，进行人事档案信息化改革能够提高单位的管理能力，使档案管理工作更加规范，提高人事档案管理人员的工作效率。所以说，进行人事档案管理信息化改革，是适应快节奏的社会发展趋势的必然要求，对人事档案管理工作效率的提高具有十分重要的意义。

3 信息化管理中存在的问题

3.1 信息化意识不够强

当组织或者机构的管理者的信息化意识不强，对档案的信息化管理工作不够重视，就不会认识到档案信息化管理的重要性，及时实行了向信息化管理的改革，也不会顺利的进行，更不会对人事档案管理有任何作用。

3.2 法律法规不健全

如果想要安全的运行人事档案信息化系统，就当前而言，还缺乏相关的法律法规来进行有效的保障，由于传统的档案管理与档案信息化管理具有差异性，现行的法律法规大都是为传统人事档案管理而建立起来的、并不适用于当前的档案信息化管理，因此必须有针对性的建立与健全与人事档案信息化管理相适应的法律法规。

3.3 信息安全系统不够健全

每个人的人事档案都具有保密性，信息的安全问题就显得尤为重要。如果，信息安全出现问题，就使人事档案的安全性失去了保障。

3.4 出现资源建设与人才建设不协调

如果在组织单位没有系统的关于资源建设与人才建设的规划，更谈不上对二者的投入。没有人力资源作保证，就没有长远发展的生命力。

4 进行人事档案管理信息化改革的有效措施

人事档案管理信息化改革，作为一个浩大的社会系统性工程，具有较大的繁复性特征，这必然就会形成当前我国人事档案信息化管理的一些不足之处，并会让此项工作流于形式，不能进入深层次、全方位的的工作领域。因此，应进一步持续深化人事档案管理信息化的改革。对此，笔者提出以下几点建议：

4.1 提高人事档案信息化管理的认识

在开展人事档案工作当中，应有效的提升单位的全员对人事档案信息化管理的客观全面的认识，以促进顺利开展档案管理工作，并要进一步的提升档案管理的从业者专业知识水平与综合素质，有效的提升档案管理者的创新意识与服务意识，并积极主动的去做好各项工作。

4.2 完善人事档案管理信息化制度

人事档案管理信息化制度应与实际工作情况进行紧密联系，在工作当中不能因循守旧，应立足于实际工作情况来制定出科学合理的改革方案，建立健全人事档案管理信息化制度，进一步提升管理水平的进步与发展。近年来，伴随着我国日趋完善的人事档案管理体系，在人事档案管理工作当中信息化技术更加彰显出其重要性。但是，与国外先进人事档案管理相比较，我国的人事档案信息化管理的改革在某些方面存在着滞后性。因此，进行人事档案管理信息化改革势在必行，建立一套与我国国情相符的人事档案信息化管理制度并加以不断完善，成为我国人事档案管理信息化改革的重要任务。

4.3 建立完整的信息数据库

当前伴随着全面推进人事档案管理信息化的改革发展趋势，在实际工作当中，必须高度重视建立与健全人事档案信息数据库的重点工作。第一、必须收集与汇总不断发展的人事动态与持续更新的信息数据，并进一步提升人事档案信息综合数据库的安全性与利用率。第二、应建立起完备的数字档案库。在当前所提出的信息数字化概念当中，在社会相关领域所实施数字化的管理工作正在实施当中，充分体现出档案管理数字化的可行性。由此看出，分类数据库的建立是人事档案信息化管理中十分重要的基础性工作。它集中了个人全部的基础信息和原始记录，不仅能夠多次使用提高数据利用率，还能减少信息数据的重复收集和存储。因此，建立完整的人事档案信息数据库是进行人事档案管理信息化改革的关键。

4.4 加强人事档案管理队伍的建设

当前，伴随着信息技术的高速发展趋势，在社会生活的各个领域当中信息技术也获得了较好的推广与应用。进一步提升了档案管理的信息化，因此有效的促进了当前人事档案管理工作的现代化发展进程。这也要求人事档案管理的工作人员必须具备较高的理论知识与实际操作水平。人事档案信息化管理工作是一种具有较强专业性、实践性的工作，因此必须在工作实践当中，进一步提升人事档案管理的工作人员的专业知识与实际操作的水平、并提升其综合素质，这同时也是持续推进人事档案管理信息化改革的前提条件。人事档案管理队伍的建设要选择政治可靠、责任心强、作风正派的人员进行档案的管理，同时管理人员还要具有深厚的专业管理知识，能够熟练地掌握现代化档案管理方法和科技操作技术。

5 结语

总之，在当前社会生活当中的各项管理工作都高度重视工作的效率与质量，因此作为人事档案管理的从业者们，必须增强人事档案管理信息化的意识，自觉主动的学习与掌握先进的信息技术与工作技能，进一步提升自身在人事档案信息化方面的管理水平，持续推进人事档案管理信息化改革的深入发展，并在人事档案管理当中体现出信息技术所具有的优势，有效的提升当前人事档案管理工作的效率与质量，以此来推进单位整体工作的有效的实施。进一步促进单位的可持续性发展。

参考文献

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