阳元华

摘 要：随着国家对长江航道建设投入的加大，水运建设项目剧增，建设规模也不断提升，在工程建设过程中，基建档案管理工作占据重要组成部分。建设项目从立项到工程竣工验收整个过程中直接产生的各种不同载体形式的资料信息，不仅是记载建设项目全过程的凭据，更是基建档案管理工作的重要内容，其管理质量水平的高低对工程建设质量有着直接影响。因此，加强基建档案管理对整个基建项目建设具有重要的作用。

关键词：水运建设；档案管理；工作

1 水运工程建设项目的特点

长江航道建设工程涉及范围广，建设项目从立项开始直至工程竣工投入使用，整个过程中都要与长江沿线各省市政府及职能部门取得联系，进行沟通，以期得到地方政府的同意并办理相关的施工许可与证书；建设项目多，既有航道整治工程、码头基础设施建设工程，又包含船舶建造；时间跨度长，航道整治工程受季节影响，多在冬、春枯水季节长江水位低落时施工。各地方对工程施工的要求不同，各建设工程项目种类不同，对所产生的文件材料的收集要求也不一样。

2 项目资料收集的工作要求

2.1 增强档案管理意识

档案管理人员在充分认识项目档案工作的重要性的基础上，主动向项目管理部门、参建单位管理人员进行宣传，消除重建设施工，轻档案管理的倾向。基本建设项目从立项到竣工验收时间跨度长，参与管理的部门多，参加建设的单位多，特别是施工阶段会产生大量的重要的资料。只有所有参建单位人员高度重视项目资料的收集管理工作，将每一个分部分项阶段的项目资料最原始的真实的完整的收集齐全、整理完善并保管好，项目档案的质量才有保障。

2.2 完善档案管理制度

根据长江航道基本建设项目档案管理办法的规定，对建设项目文件实行“三同时”管理，下达项目任务时同时下达文件的归檔要求；检查工程进度时检查文件形成情况；项目交工、竣工验收的同时验收项目档案的完整、准确、真实、系统情况。建立工程档案管理领导人责任制，建立相应的管理机构，配备管理人员，并保持档案人员的相对稳定，以保证编制工作的顺利进行。

2.3 健全档案管理流程

基建档案是由基建项目从立项开始到竣工验收期间所形成的各类载体形式的资料所组成的，做好档案的收集、归档与验收工作十分重要。加强对建设项目前期工作、设计及招标工作阶段资料的收集监督力度，检查在工程前期阶段办理的各项审批手续等资料是否及时收集，集中管理；招、投标及过程中发生的相关资料是否齐全，签章是否完整；工程开工前以书面形式告知施工单位按照规范要求收集整理，对资料的套数、材质等提出相应的要求。注重监督施工全过程图片、声像资料的收集工作，对工程中发生的隐蔽工程及时采集图片、声像资料，做到电子文档与纸质文件相对应，便于工程完工后的专项审计及竣工验收时，更为直观的了解工程全况；协同监理人员把牢“施工管理性资料、施工质量（检测）保证性资料、施工质量评定性资料、竣工图编制”关口；工程完工后，督促工程各参建单位按合同规定时间提交工程资料及竣工图；协助项目管理部门，做好竣工资料的收集整理工作，避免原件收集不齐、签章不及时、资料的闭合性不好的情况发生，确保建设项目档案竣工验收顺利进行。

3 项目资料收集工作的体会

3.1 领导高度重视，部门密切配合是推进基建项目档案管理的关键

项目档案工作是基本建设工作的重要组成部分，档案部门与项目管理部门必须密切配合，明确各自工作职责。建立档案部门监督与项目职能管理部门及监理单位管理相结合、档案部门业务指导与项目职能管理部门资料人员管理相结合的机制，切实履行档案主管部门对建设项目档案实行监督管理和业务指导的职能。

3.2 建立健全管理制度是顺利开展基建项目档案管理工作的保证

按照交通运输行业有关规定，严格遵守《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《交通建设项目档案管理登记办法》及《交通建设项目档案专项验收办法》，并结合本单位实际，制定有关基本建设、工程管理的规章制度或实施细则，进一步明确管理部门、参建单位职责范围和义务，在制度的制定过程中，充分听取档案人员的意见和建议，切实将档案管理工作纳入项目管理中。应将项目文件资料管理列入项目建设工作计划，在制定项目领导责任制、编制招标文件和签订合同、协议时设立专门条款，规定文件资料形成者各自的职责，提出文件资料的收集范围、整理套数、质量要求及违约责任。

3.3 档案人员切实履行职责，是做好基建项目档案管理工作的基础

长江航道建设工程涉及范围广、时间长、项目多，所产生的文件材料种类繁多，对档案人员的素质要求也相应更高，不仅要有较全面的业务知识，较高的政策水平，还要具备一定的基建业务知识。因此，档案人员应加强学习，注重自身知识的积累；熟悉掌握基本建设工作程序、阶段及内容，懂得在不同的阶段应该收集哪些工程资料。要认真学习深刻领会各类基本建设档案管理的文件精神，并在工作中贯彻落实，以此与行业标准相结合来开展工作。加强与参建单位的沟通指导，宣讲行业档案的标准和规范，对各参建单位收集、整理的工程资料的质量严格把关。

建设项目档案管理工作是一项复杂、系统工程，要求档案管理人员站在对历史负责的高度，以满腔热情投入到工作中，以国家和本行业有关法律法规性文件为依据，严格执行行业标准，落实各项管理制度，履行监督、指导职能，与项目管理部门人员、参建单位人员共同努力，高质量完成项目档案管理工作，使工程项目档案在项目使用中发挥应有的作用。