张洪敏

【摘要】自八十年代起，我国社会主义发展脚步的加快，人们的生活水平也得到提高，逐步体现了档案管理工作的重要性。日常工作中，档案管理环节是企业稳定发展的精神支柱，档案管理中有各种重要的文件和流程的存档。新形势下，档案管理工作是现在企业中较为重要的一个管理流程，档案管理是对政府、公司或是企业的一些工作流程的归档。本文对档案管理工作的现状和发展等方面出发，挖掘其存在的各种隐藏问题，并对新形势的档案管理工作的规范化作如下概述和探讨。

【关键词】新形势；档案管理；归档；维护

现代社会不断发展，档案管理工作其自身的功能和业务范围也发生了一定的变化。档案管理工作能否规范的发展，已经成为决定了档案信息能否得到高效的利用、开发的关键。与此同时，档案管理工作与现代信息技术融合的形势下，规范的对档案管理制度进行调整，成为更好的将档案信息的价值进行发挥的关键。本文从几个方面入手，对如何提高档案管理工作的规范化水平做了分析与阐述。

一、新形势下对档案管理的影响

运用信息技术可以有效地进行档案管理工作：

1、新形势下，档案管理工作是现在企业中较为重要的一个管理流程，档案管理是对政府、公司或是企业的一些工作流程的归档，档案管理是一项隐蔽性的工作，档案管理这个流程不能把它摆放在工作单位或企业中一个明显的位置，这是社会上一种普遍的现象。档案管理是领导重视的工作部分之一。新形势下，广泛的信息技术可以成为档案管理系统中有限的工作程序，信息技术可以让复杂的档案管理简便化。日常工作中，档案管理环节是企业稳定发展的精神支柱，档案管理中有各种重要的文件和流程的存档。档案管理也能及时的表现出工作围绕的范围、重点，提高工作技能。同时新形势下的信息技术可以让档案管理工作自动化、现代化，信息技术对新形势下做好档案管理的工作做出了突出贡献。

2、企业的文书、会议堆积日山，没有好的管理方式很难全部归档。第一，提升档案管理人员对信息技术的掌控，可以熟练的运用信息技术做好档案存档。或是招聘一些专业的信息技术专业毕业的人才，从而全面提升档案管理工作人员的工作素质和能力；第二，让档案管理通过信息技术实现自动化办公。比如，大量的需要处理的公文、文件、起草合同、打印报表、工作记录等繁杂工作。能够快速的提高工作效率和节省时间。第三，让档案管理现代化，档案管理大多是以做备份和记录为主，档案管理中有很多信息资源，要做到分类存档，重要的资料加上保密工作，现代化管理可以想找什么就找什么，否则堆积如山的资料无处下手。

二、对档案管理模式进行创新

在信息化背景下，档案管理者要对于档案管理模式进行创新，并且主动的对档案与利用方式进行改进与革新，清晰的认识到现代新技术应用的必然性与优势。随着社会不断发展和信息技术的融入，档案信息不断丰富，并且各种文献、情报量也急剧增加。在海量的信息管理中，管理者要以规范的手段对信息进行整理、收集、加工与利用，实现信息的深度共享。在信息化的形势下，档案利用上可以与其他部门的信息化平台进行整合，并且设立档案管理数据库系统，通过不同权限级别的设定，使得不同人员可以轻松的完成档案信息的获取和利用，提高档案信息的利用效率，更好的推进档案管理工作的进一步发展。

三、档案管理规范化的步骤

1、做好日常维护工作

今天以前的工作档案、记录做好售后工作，要经常检查以前的文件是否有损坏。作好记录，定期对存档的工作记录进行查看。如有损坏，要及时对档案进行补档，避免需要的时候找不到该档案。档案管理人员在归档时要注意存放在防水、防潮的位置，避免损坏档案无法查看。

2、档案管理工作人员要有责任制

档案管理工作人员要有责任心，企业的档案管理对于非企业档案管理部门工作人员来说是保密的，不可随意给他人复制，或观看档案记录；档案管理人员不可在他人的煽动下随意改动档案记录，杜绝一切对企业或行政单位不利的手段。

3、落实不同岗位的职责

档案管理体系要对于档案管理工作流程和不同环节做出规范化的说明，并且对不同人员的职责与工作内容做好划分，严格落实不同的岗位责任。与此同时，针对于其他部门对档案管理工作不重视的现状，档案管理人员要积极的联系各部门负责人，做好档案相关工作的配合，保证档案管理工作相关规范化标准流程得到深入的执行。

四、加强管理档案的工作力度

1、求实创新，与时俱进

凡事有利必有弊，在信息化带来方便快捷的同时，也伴随着安全隐患。为了保证档案的安全性，必须制定严格的电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录制度，建立有效的操作权限管理体系，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在软件功能上周密设计，加强电子签章、口令管理、活体指纹识别等技术，提高身份认定的精度，其中重点应对最常用的口令方式进行严格管理。同时，为了以防万一，还必须设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。对管理档案积极采取应对措施，加强人才的引进，提高档案信息化建设队伍的水平。

2、科学规范，提高效能

合理有效的档案运用对把握经济活动的基本规律和发展方向具有很强的借鉴意义，加强档案管理工作的根本目的在于为社会和国家的经济建设服务。作为档案管理人员既要加强档案收集、整理、鉴定、保管等工作，重点应做好档案的编目、检索、编研工作，结合本单位特点和实际需要，编制出切合实际方便快捷的检索工具，建立健全检索体系，以满足档案利用工作的需要。在档案利用过程中，对一些重要的珍贵档案资料要妥善保管，一般只把微缩或复制件提供利用，原始的資料不予查看外借，确实需要的要在保证资料安全的情况下，由管理人员亲自监督，以保证档案资料的安全完整性。随着社会的发展，还要积极寻求档案管理服务的新途径，提高档案利用质量和水平，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。

五、结束语

总而言之，新形势和新需求下，档案管理工作要想实现高效的发展，就必须实现标准化与规范和的建设，进而更好的提高档案管理的实效性。档案管理人员自身要不断提高意识水平和业务能力，对档案管理工作进行完善和创新。作为一项重要的资源，档案信息的管理过程必须要受到高度的重视，以便更好的将档案信息资源的价值进行充分的发挥，创造档案管理工作的新局面。

【参考文献】

[1] 张 如. 论新形势下档案管理工作的创新服务[J]. 经营管理者， 2013（18）.