李明媚　向江

[摘 要]工程教育专业认证是高等教育改革与发展的必然要求。高校教学秘书工作是教学体系中不可缺少的一环。教学秘书要以学生为中心，在专业性、信息化程度、档案意识、创新意识等方面予以持续性加强。

[关键词]工程教育认证；教学秘书；教学管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.06.199

教学秘书从事的工作是教学管理与教学服务，教学秘书在教学管理中具有参谋助手、协调沟通、上传下达、检查监督等重要作用。无论是从学校整体管理工作的需要还是从工程教育专业认证考虑，就如何以认证为契机加强教学秘书工作，应引起重视。本人从本职工作出发，结合工程教育专业认证工作，就如何提升教学秘书工作效能与信息化工作技巧作简要阐述。

1 教学秘书的日常工作内容

2 专业认证对于教学秘书工作的效能要求

专业认证对于教学管理、试卷毕业设计的教学过程归档材料等要求为教学秘书的工作带来了有益启示，对教学秘书的综合素质提出了无形要求。

2.1 教学秘书工作在工程教育认证中的作用

从国内参与认证的专业的教学秘书工作实际来看，教学秘书在工程教育认证工作中发挥作用有限，原因主要有以下几点：一是工程教育认证强调对专业教学和管理水平的细致考查，部分教学秘书因不是所在学院的专业背景出身，受自身学习背景所限，对专业要求与认证指标分解的理解不能完全到位。二是繁重的教务工作致使教学秘书在时间上很难集中精力提炼归纳教学运行与教学管理的规律并加以提升。三是从专业认证的专家进场来看。专家现场各项材料的考查、翻阅与现场提问，重点体现在专业相关的环节，如毕业设计过程、指标分解、毕业要求、培养方案、课程设置等方面是面上的重点关注点。认证考查中对于教学秘书的作用关注偏少，而实际认证准备环节中，认证自评报告大量的基础数据搜集、现场材料整理以及日常教学管理的执行落实与规范归档，融入了教学秘书的大量心血，这些不容易得到重视。

2.2 教学秘书提升工作效能要点

一是提供培训与外出交流机会。教学秘书工作十分琐碎繁杂，一般以每天面对电脑与接听电话、各类教学通知上传下达为主，外出培训技能的机会少。从而导致秘书工作人员视野与理论高度受限。随着专业认证的需求，适当创造一定的条件，为教学秘书提供外出学习机会，与教学老师一起出去交流学习，在实际工作中可以借鉴运用好的做法，不断提高管理能力与业务知识水平。同时教学秘书适当参加与专业相关的交流会、研讨会。这样在专业认证的准备工作中，教学秘书对于认证内涵的要求与指标点要求更容易理解到位。

二是注意沟通，争取学校其他部门的积极配合和大力支持。工程教育专业认证工作不是一个院系能完成，需要学校各职能部门的共同配合。教学秘书日常工作细致烦琐，需要经常和教务处、各系教学秘书、系领导、系教师和学生打交道，這就要求工作上密切配合、相互支持。要求教学秘书与其他职能部门、服务对象有较强的沟通能力，多协同合作，才能保证工作顺利开展。比如排设教学任务，既要按照岗位责任制排设，也有面临老师出国、休假等特殊情况，需要听取相关系主任、征求老师意愿的沟通协调过程，如果处理不好就会引起互相埋怨的被动局面。因此教学秘书要与各方积极加强联系和沟通，以保证各项教学管理工作及时、保质、保量地完成。

三是教学秘书应践行“以学生为中心”的理念。工程教育专业认证需遵循的基本理念是“成果导向、以学生为中心和持续改进”。以学生为中心要求在教学上以学生为主体和核心。教学秘书应践行基本理念，工作时刻以学生为本。教学秘书的工作需随着教学理念的转变做出调整。以学生为中心，要求教学秘书在办公室日常坐班中的沟通也好，在QQ群与学生的交流也好，各类涉及学生切身利益的选课、转专业、保研、办理学籍手续等方面，能耐心细致面对各类学生需求，具备良好的服务窗口形象。

四是教学秘书应增强档案意识。教学原始资料最能真实地反映教学运行状况，也是认证检查中的一项重点内容，学生各年级的实训报告、考试试卷、毕业设计等教学过程材料要归档完整，这也是目前专业认证形势下，对于教学秘书的工作考核尺度衡量标准之一。教学秘书应细心收集资料和整理保存好档案。

五是教学秘书高度信息化的工作技能。教学秘书日常繁杂的事务性工作多，如编排课程表、落实下达教学任务、考评教师教学效果、组织安排考试、学生成绩管理等，这些工作的完成都可以借助Excel数据库强大的表格处理及数据分析统计功能来完成。掌握一些Excel的使用技巧，既能减轻教学秘书的工作量，又能极大地提高工作效率及准确性，达到事半功倍效果。

因此，为了提高教学管理工作的效率和质量，教学秘书在掌握相关的业务知识的同时，还要不断地学习相关的计算机操作知识，促进教学信息化管理。以下举例简要介绍几种常用的教学秘书工作必备的信息化技能。

2.2.1 建立教学管理相关系统，平台助力信息化

数据库技术在信息系统中得到广泛应用，可以批量快速实现大量的数据信息汇总。如学院可建立专用的针对院内师生使用的教学数据库平台，该网络平台可以根据不同教学需求内容开设多途径通道进入，实现教学数据的排序、筛选和分类汇总。在教学秘书实际工作内容模块中，如院内实训学生选择授课分组、毕业设计选题、课程助教互选、导师师生互选、助教考核打分、课程实验教室预约、课程评估报告、教学大纲上传、期末考试安排、监考安排分工、各课期末试卷分析等都可以通过平台来实现操作。

软件平台的好处在于强大的后台处理。举例：课程助教选择、确定导师、毕业设计选题等涉及互选性的项目，能通过系统成功实现提前预设条目的各类诸如人数、专业、轮次等既定规则限制等要求，相比之传统的由秘书手动搜集模式，成倍提高工作效率。这一平台运用尤其在师生人数众多的理工科院系，因人数众多，涉及教学类同一表头的同类Excel同类数据相对庞大，由教学秘书打开N多个单个的Excel表格进行多次的复制粘贴操作的工作量较大，而通过系统实现后台自动合并导出同类Excel汇总数据非常便捷快速。

以建立院系教室预约系统为例，节约纸质登记预约教室占用的沟通核对人力成本时间。系统设定好周次，设定预约排除冲突，给定用户名自行预约登记。如下图示例。

教室预约系统（采用月视图、周视图、日视图三种清晰可视模式）

2.2.2 保存日常的ExceL基础数据，轻松管理数据

数据库技术在信息系统中得到广泛应用，在Exce1中，可以用数据清单代替数据库来管理数据。它虽不是专用的数据库软件，但同样能够编辑记录，进行数据的排序、筛选和分类汇总，在教学管理中使用非常广泛。笔者经常需要上报各种统一格式的表格，如教学任务审批表、课时统计表 、考试安排表、学生成绩表等，这些表格的样本有时会以Word形式下发，有时是经过处理（如合并单元格）的Excel表格，只要费些力气把它们转换为Excel数据清单，作为一个原始的工作表保存起来，后期可根据工作需要对此原始数据表进行处理后进行快速应用，能够大大提高工作效率。

应用中要特别注意：一是在数据清单的第一行里创建列标题，列标题使用的各种格式应与其他数据有所区别，列标题名唯一且同列数据的数据类型和格式应完全相同。二是不要有空行和空列，不要合并单元格，每个单元格的内容前后不要输入空格，这些多余的空格、空行或空列将妨碍Excel对数据清单的检测和操作。例如：每学期期末教学任务分配好课程后，需要形成教学任务表，新的学期，所有的工作都可以以这个表为基础，利用电子表格的复制粘贴、排序、筛选等功能，形成教学任务书、编排课表、做课时统计、期末督促教师出题、编排考试安排等，对整个学期的工作都有很大的帮助。

2.2.3 Word的邮件合并功能运用

每个学期的补考、期末考试都有大规模的监考安排工作。考场数多，监考老师也相应非常多。为了使监考工作按步有序地进行，监考通知单发挥着重要作用。当教学秘书面对需要制作几百份的监考通知单的时候，压力可见一斑。每一份监考通知单都需要监考老师姓名、监考时间、地点等信息。然而教室是不同的。采用传统办法复制粘贴工作量巨大。在这种情况下，可以采用Word的邮件合并功能。首先制作一个监考单的空模板，将监考安排Excel表制作好作为数据源。然后在工具栏里使用邮件合并功能即可轻松制作大批量的监考通知单。同样的方法也适用于开学第一周教学检查通知与授课课程通知。

2.2.4 信息通知的现代化手段

在教学管理中，教学秘书的协调与组织能力是确保教学工作正常运转的前提。教学秘书联系最紧密的上级部门是教务处，教学秘书要将上级教务处的各项事务及时地下达给系各教研室、各位教师及辅导员。如教学检查的通知，教学任务落实，调停课的通知，英语四六级考试通知，学生选课通知，补考、期中、期末考试安排等，这些都必须及时地通知到教师和学生。如果通过打电话的方式通知，教学秘书将耗费大量的时间，非常不省时省力。而且口头电话通知过后也不利于有效的通知双向反馈的底单留存。基于这种情况，通知和发布信息可以通过QQ群的方式。将院系的教职工加入分组事项的QQ群，重要信息可以发群公告。需要老师们讨论决定的事项可以利用群投票功能。同时，QQ群的讨论组功能也非常好。可以将党员老师建立讨论组。可以将各个教研室分别建立讨论组等。这些功能都非常实用，也大大提高了信息化办公的效率，各种信息的共享非常及时准确，也节省了教学秘书的大量时间用于做其他更重要的事情。另外，通信软件的出现也对改进教学秘书的工作方式起了非常重要的作用。采用电脑群发短信的方式通知老师，可以辅助使用一定的短信平台软件，其优点是老师们能够立即收到信息，并且能够很方便地查看短信，避免记错通知内容。所以，教学秘书要不断地了解新事物，更新自己的工作方式，这样会使得工作效率大幅度提高。

2.2.5 用函数功能实现快速准确的计算和统计

在教学秘书的日常教学及其他管理工作中经常要涉及计算和统计，特别是在成绩管理中，我们可利用强大的Excel函数功能，极大地提高计算的速度和准确性，节省大量的时间。我们可用SUM函数求出一个学生的总分，再利用自动填充功能，拖动鼠标，无论有多少学生，他们的总分在几秒中之内就全部算出来了，既准确又快捷，这是人工计算无论如何不能比拟的。类似的方法还可以用AVERAGE 函數求学生的平均分，用RANK 函数给学生排名次，利用更为复杂的IF（）函数的嵌套完成按学生成绩划分成“优、良、中、及格、不及格”的等级。我们还可以用COUNTIF（）函数统计男女生人数，用COUNTA（）统计参加考试的学生人数等。在教师测评 、教师评学工作中，我们也可以利用Excel函数快速准确地统计与计算测评分数，给我们工作带来极大方便。

以上是笔者在实际工作中总结学习的一些经验和技巧，对提高教学秘书工作的效率确有帮助，Excel更高级应用还有很多，还有待于我们做更深的学习。

着力提高教学管理信息化水平，不断更新现代管理知识和管理理念，以教学管理工作促进教学管理研究，以教学管理研究带动教学管理工作，是全面迎接专业认证的必然要求。