对我国档案资源整合的再思考<br/>——以长株潭一体化视域下的高校科研档案资源整合构想为例

对我国档案资源整合的再思考
——以长株潭一体化视域下的高校科研档案资源整合构想为例

2017-03-12杨健康吴湘华

兰台世界 2017年3期

关键词：资源整合档案管理资源

杨健康吴湘华

（中南大学档案馆长沙 410082）

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对我国档案资源整合的再思考
——以长株潭一体化视域下的高校科研档案资源整合构想为例

杨健康吴湘华

（中南大学档案馆长沙 410082）

为了推进我国档案资源整合的研究和发展，本文分析了目前档案资源整合的理论研究和实践现状，探讨了档案资源整合亟待解决的几个问题：档案体制问题、资源配置问题和意识策略问题。同时，以区域内高校科研档案资源整合构想为例提出了合理优化档案资源整合模式，发挥档案管理体制优势，尊重各地档案工作发展的不平衡性，协调配置好人才、技术和档案资源，借鉴国内外档案资源整合的成功经验，因地制宜地推进档案资源的整合等建议。

档案资源整合现状问题建议

目前，对什么是档案资源，什么是档案资源整合的内涵，一直没有一个统一的认识。戴志强[1]5较早提出的说法得到广泛认同，他认为，国家档案资源整合主要是指档案工作应在“统一领导，逐级管理”的体制下，通过组合与整理等方式使档案资源的结构更加合理、配置更加优化，更加适应社会与经济一体化需要的过程。档案资源作为信息资源的重要组成部分，在社会生活和经济发展中发挥的作用越来越大,取得的效果也越来越明显，特别是近几年来，档案资源整合不但成为档案理论界关注的研究热点问题之一，在实践操作上，国家档案局在2008年2月颁布实施的《市、县级国家综合档案馆测评办法》中已明确将档案资源整合作为评价各地档案事业发展水平的指标之一。与此同时，一些地方为了促进档案事业的改革与发展，采取了很多新的方法和路径，如安徽和县档案资源整合模式的实施在全国引发了一场档案管理模式的改革，取得了显著效应。

但总的来说，各地开展档案资源整合还处于初期阶段，不仅理论研究有待深化,实践操作更需完善,特别是在实践操作中遇到的困难及积累的经验等都还缺乏来自理论方面的有力支撑。因此，研究档案资源整合变得必要和迫切，尤其是对区域性高校专题档案资源整合的研究更为重要。

长株潭一体化是湖南省政府为了进一步整合促进长株潭（长沙、株洲和湘潭）城市群的经济发展与城市发展所提出的宏观规划。目标是通过包括资源、市场在内的经济要素的一体化促进三市集群的规模，提高以长沙为核心的长株潭城市群的核心竞争力和综合实力，以及区域辐射力，并进而促进长沙、株洲和湘潭地区教育和社会生活的融合。长株潭一体化战略的提出和实施为该区域内高校档案的整合带来了契机。

本文立足于我国档案资源整合的现状，以长株潭地区高校科研档案资源整合构想体系为研究对象，分析出当前我国资源整合发展过程中亟待解决的问题，并提出了相应策略，以期有益于档案资源整合的实践开展与理论研究，推动社会的进步和经济的发展。

一、我国档案资源整合的现状分析

近几年，在档案资源整合的理论和实践层面，档案界学者都做了积极的研究探讨，并取得了不错的效果。

第一，在实践方面，经济发达的沿海城市如深圳、广东顺德、上海浦东和安徽和县是较早开展档案资源整合尤其是信息资源整合的地区[2]21，这些地方的档案资源整合实践带动了全国其他一些地方如南京浦口、河北赵县等地的改革，并形成了顺德模式、深圳模式、和县模式和浦口模式等说法[3]29，一定程度上起到了开风气之先的效果。就目前来看，已开展档案资源整合地区的实践呈现出以下几个特点：（1）从整合的范围看，实施整合的范围已从最初的如深圳等少数几个沿海城市逐步扩展到了全国其他地区。（2）从整合的模式看，现有档案资源的整合仅局限于本行政区域内专题档案资源的实体整合。（3）从整合的效果看，推行得较为顺利并取得一定效果的以上海浦东、河南杞县、安徽和县以及太和县等区县级档案资源居多，区域性高校专题档案资源尤其是科研档案的整合从未涉及。

第二，在理论方面，总体而言，档案资源整合的研究正在朝着丰富化、深度化的趋势发展。研究方向主要集中在档案资源整合的概念、目标、原则、体制机制以及实施路径等方面，同时还有相关技术层面的研究，包括以档案信息资源共享为目标的电子文件中心，数字化档案馆和档案信息网站的研究[4]15等。同时，专题档案资源整合的研究也日益增多，如陈海玉[5]24分析了三十年来我国少数民族档案研究的现状和趋势，他指出，我国少数民族档案研究正朝着丰富化、成熟化、规范化、多元化的趋势发展。此外，关于民生档案资源整合[6]28和专题档案资源整合[7]96的研究也日益增多。

二、我国档案资源整合亟待解决的问题

目前对档案资源整合的理论研究和实践探索仍在进行中。从全国范围看，档案资源整合虽然取得了一定成果，但在实际操作过程中仍有许多没有克服的困难。如档案资源的结构不够合理，配置不够优化，馆藏品种单一，技术手段落后，与社会要求的服务需求矛盾日益突出[8]33等都已经或正在成为制约档案资源整合的瓶颈。

1.管理体制机制问题。管理体制机制方面存在着档案管理分散，管理标准不统一，部分档案资源整合的方式与现行档案管理体制机制有冲突等。首先，当今中国实行的档案管理体制主要是档案行政管理部门（块）和专业主管部门（条）共同对档案进行管理的条块结合的管理体制[9]93，经过多年的实践考验，这种管理体制证明是确实符合中国和地方实际的。目前已推行的地方行政区域内的档案实体资源整合，虽然取得了一定成效，但基本上是通过行政的力量，将行政区域内的地方行政所属的专题档案集中到地方综合档案馆进行管理，这不但与原有的档案管理体制机制存在矛盾，而且违反了专题档案的利用规律；其次，要实现对分散在各地的档案资源集中进行统一的组织与管理，就必须要有统一的文件格式、统一的著录标引标准等，然而对于整个整合过程来讲，这些标准尚不够完善。对于长株潭地区高校而言，虽然政府逐步推进了一体化进程，但由于区域内存在着中管高校、教育部直属高校、军队管理院校、省属高校和地方性高校等不同主管部门的高校，其档案管理又实行属地管理原则，在档案资源整合上，同样也面临着地方档案馆档案资源整合出现的矛盾和各自学校档案著录、标引和标准的不统一。

2.资源配置问题。目前，由于受当地经济和主管部门投入的影响，区域内各高校对档案资源整合建设的投入、档案数字化的数据建设、信息不对称和经济发展等方面存在着严重的不平衡等问题，使档案资源整合很困难；同时各校档案资源整合所需的人才和技术的不同缺乏、传统档案馆硬件设施落后，导致档案资源整合无法拓展和推广，更无法实现档案资源共享。

3.档案管理的意识观念问题。第一，高校档案管理部门缺乏理性的档案资源整合意识，档案专业人员思想意识跟不上社会发展的步伐。由于缺乏档案整合意识，高校档案信息服务系统的信息化建设各自为政，缺乏交流，造成了大量的“信息孤岛”现象，不利于实现档案资源的共享。第二，档案整合工作涉及不同级别的高校，在缺乏行业合作的现状下，档案整合工作还受到从业人员专业知识的限制。其次，档案资源整合不论在理论层面还是在实践工作都进展不大，尤其是科研档案，在高校“双一流”建设的今天，它利用价值很高，但又分布在不同高校，因此是亟需整合的档案资源，但由于区域性高校还没有实施档案资源整合，科研档案资源的价值就无法及时充分体现，因此迫切需要借鉴国内外成功经验来促进自身的发展。

三、档案资源整合的推进方式

1.优化虚拟档案资源整合模式，稳妥推进实体档案资源整合。众所周知，按照对档案资源的理论分类，档案资源一般由实体档案资源和虚拟档案资源组成。对于推进实体档案资源的整合，首先，要最大限度地优化国家档案资源配置，推进档案管理由分散型管理向集中型管理转变，档案利用由封闭型向开放型转型，以全面提升档案资源的管理和利用水平。而对于虚拟档案资源，即档案信息资源，则要借助信息通信技术、大数据技术、云计算技术等高新技术建立区域性的档案目录中心或档案信息资源共享平台，实现对档案资源的控制、管理与共享[10]47。同时，要充分考虑专题档案形成部门和单位的工作需求和合理利益，对于高校的科研档案而言，就是要考虑区域内各高校在科研方面多年形成的各自特色，在档案资源管理、整合机制和利用上寻求满足各自高校利益诉求的新的突破点，探索多形式和多途径相结合的档案资源整合模式，充分发挥管理体制优势。

2.结合各地档案工作的实际情况，因地制宜地推进档案资源的整合。尊重各地档案工作发展的不平衡性，结合实际，探索形式多样的档案资源整合模式。对一些存在档案资源保管过度分散，影响档案工作健康发展的市、县（区）和一些对专业档案的管理规范有序的直辖市、省会城市、计划单列市等大中城市应区别对待，因地制宜推进档案资源的整合。其次，应加强网络技术建设。通过电子信息化共享，可以绕开由于条块分割、部门利益等诸多因素而导致的档案实体整合过程中遇到的诸多困难。因此，应大力推进档案信息化和网络化建设，搭建档案信息资源互联互通的平台，对于区域性高校的科研档案而言，首先是建立各高校共同的科研档案著录标准和统一的检索目录，通过两者的电子使用以实现科研档案信息资源共享，进而推进档案资源的整合。

3.加强档案从业人员队伍建设，提高档案资源整合理念。近年来，随着高新技术的广泛应用，档案的载体由原来单一的纸质档案扩展到纸质、光盘及电子档案等各种载体并存的时代，这就意味着了档案管理的工作内容也发生了很大变化，为此，要同步加强档案专业人才队伍的建设，相应提高管理人员专业素质。同时，不止在技术上，档案人员在管理思想上也要适应时代的潮流，转变思想观念，提高适应和应对实践变化的能力，为档案资源整合打下技术和管理基础。

4.充分借鉴国内外档案资源整合的成功经验，探索档案资源整合的新路径。首先，借鉴德国档案资源整合建设的经验[11]48，如其各级政府设立档案馆模式避免了政府档案资源分散的问题，大大减少了在档案资源建设上的损耗和重复建设。其次，吸收国内已有的档案信息（虚拟）资源整合的成功经验，指导和推进档案资源的实体整合。对高校而言，同样，应更多地借鉴国内外的成功案例，加强对专题档案尤其是科研档案整合的理论研究和实践探索，建立有高校特色的科研档案资源库，增进高校的进步和发展，更好地服务社会。

档案资源整合不仅是当前档案资源管理理论研究和实践探索的热点，也是推进档案信息化建设的有力抓手，随着我国档案资源整合事业的进一步发展，可以预料，档案信息资源的整合将成为我国未来档案资源整合的主流模式，而在档案理论与实践领域的不断探索和总结下，档案管理必将形成多元化、规范化的模式，高校档案事业也必将迎来新的春天。

[1]戴志强.国家档案资源整合的涵义及其运作机制探讨[J].档案学通讯，2013（2）.

[2]孙丽炜.当前我国档案资源整合实践的比较研究[J].山西档案，2011（3）.

[3]曹航.档案资源整合现状困难与推进策略[J].档案学研究，2010（4）.

[4]王斌.档案网站信息资源整合方法与方案：资源普查与整合研究系列论文之二[J].档案学通讯，2010（1）.

[5]陈海玉.三十年来我国少数民族档案研究现状与趋势[J]档案学通讯，2012（1）．

[6]姚春.浅谈民生档案资源整合[J].黑龙江档案，2013（1）.

[7]戴晶晶.高校特色档案资源的开发与利用[J].兰台世界，2013（4）.

[8]李宝玲.我国档案资源整合研究现状分析[J].档案学研究，2010（2）.

[9]刘亚静.论我国档案管理体制的发展历程[J].商洛学院学报，2012,26（1）.

[10]陈永生.政府信息资源整合共享研究：从国家档案馆的角度[J].档案学研究，2010（1）.

[11]张艳菊.档案资源整合浅议[J].科技档案，2010（1）.

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