文 / 左婷婷

物联网环境下高校档案馆智能化管理服务模式的创新

文 / 左婷婷

文章从当前高校档案馆智能化管理服务模式的发展现状出发，分析了实现智能化管理服务模式的必要性和存在的问题，提出智能化管理的服务模式创新路径：强化线上职能，关注个性需求；优化线下服务，扩大自助范围；加快引入法治观念，重视人员的培养；强化信息安全，提升安全意识。

物联网；高校档案馆；智能化管理；服务模式

传统档案管理服务模式在实用性、灵活性、发展性等方面存在明显不足，高校需要将现代物联网技术引入档案馆中，提升档案馆管理服务水平，优化档案馆资源利用效率。物联网技术虽然能够促进高校档案馆智能化管理的实现，但是对技术、资金、人力等都有着较高的要求，在实际操作过程中由于缺乏应用经验，技术更新过快，经常会出现一些无法预料的问题。这要求高校创新管理观念，结合物联网发展实际，不断优化档案智能化管理服务模式。

一、物联网环境下高校档案馆创新智能化管理服务模式的必要性

（一）实现线上线下有效对接

互联网的出现实现了档案的数字化转换，将档案信息成功转移到网络空间，提升了档案管理的效率，扩大了档案资源的应用范围。而物联网的出现，在现有数字化管理的基础上进行了又一次升级，实现了线上与线下的有效对接，能够通过线上操作对线下进行管理，利用网络技术对实体服务产生影响，有效地打破了线上与线下的界限，缩短了实体服务与网络服务间的距离，让高校师生在管理、查询、应用档案资源的过程中能够更加方便、快捷。

（二）减少人力投入，实现智能管理

物联网的出现为高校档案馆实现智能化管理奠定了基础，国外先进的管理服务系统已经能够实现人机对话，由人提出诉求，管理平台基于诉求迅速做出反应，并给出答案。我国部分高校已经着手构建高校档案智能化管理服务模式，希望基于物联网的支持，实现智能化卷宗管理、智能化卷宗查询、智能化风险预警、智能化风险处理。这一方面能够减少高校档案馆人力投入，提高服务效率；另一方面，也能够减少人为失误，提升高校档案管理工作的规范性、安全性及灵活性。

（三）提升查询能力，融入人本思想

传统档案查询工作主要以关键词为线索，用户通过关键词输入实现对档案信息的检索。而基于物联网构建的高校档案馆智能管理服务模式则在此基础上进行了优化，提升了查询能力，融入了人本思想。用户在查询过程中，系统不仅能够从多个分类中筛选出符合条件的资料，为用户提供综合全面的信息，同时系统能够根据存入的用户信息及用户的搜索历史，为用户整理并提供其可能需要的各项信息，减少用户查找的困难，避免信息搜索中出现遗漏。

二、物联网环境下高校档案馆智能化管理服务模式创新面临的问题

（一）资金支持不足，管理成本增加

RFID电子标签是物联网环境下实现高校档案馆智能化管理的基础。在进行智能化管理之前，高校首先应完成RFID电子标签的更换，并配置符合要求的阅读器、计算机等硬件设施。经费不足是高校档案馆长期存在的问题。在这种情况下，要求它们将智能化管理进一步升级，存在一定的困难。由于高校档案资源众多，更换RFID电子标签的过程中需要投入大量的人力和时间。这实际上也增加了高校档案馆的管理成本。同时，在实际使用过程中RFID电子标签的耗损也是不容忽视的问题，标签更换也是档案馆需要考虑的成本之一。

（二）兼容性能不足，缺乏统一标准

RFID行业处于自由生长状态，当前虽然较发展初期在规范性、统一性方面有所改善，但是在兼容性上仍旧存在较大的问题。这主要是因为，对于RFID这一新兴行业，国际上还没有形成共识，国家与国家间存在差异，现阶段还难以实现标准的统一。我国政府一直致力于推动RFID统一标准的设立，并出台了部分具有实际应用价值的管理标准，但当前也没有一个能够广泛应用的强制性标准。因此，在实际操作过程中，高校图书馆智能化管理可能因校际差别而仅能在校内实现，无法扩大应用范围而与其它学校或单位构建合作关系。

（三）隐私存在威胁，安全性能偏低

与互联网一样，物联网同样存在无法回避的安全隐患，由于RFID的特殊性，物联网最大的安全隐患在于用户隐私保护问题。高校档案馆的目标用户相对单纯，安全隐患较低。因此，很多高校在进行档案智能化管理的过程中忽视了用户隐私的保护及物联网安全的维护。与物联网技术的发展一样，信息窃取技术也在不断发展，通过RFID或第三方软件漏洞对用户隐私进行窃取，对数据进行更改等现象层出不穷。这已经成为阻碍高校智能化管理服务模式发展的主要因素，极需高校予以重视[1]。

（四）人员能力不足，素质有待提升

物联网环境下高校档案馆实现智能化管理服务模式创新，最主要的问题仍是在人力资源上。其一，随着物联网的出现和智能化管理模式的应用，高校档案馆对人员的需求量逐渐缩小，档案馆内部容易出现工作人员过剩、人员无法安置等问题；其二，高校档案馆内部工作人员多为传统型管理人员，整体年龄偏大，多为即将退休的高校教职工，他们在管理服务理念上较为传统守旧，很难接受现代物联网思维，在技术应用、实际操作等方面都存在较多问题，严重影响了高校档案馆智能化管理服务模式的开展[2]。

三、物联网环境下高校档案馆智能化管理服务模式创新的有效路径

（一）强化线上职能，关注个性需求

线上与线下的有效配合成就了物联网环境下高校智能化管理服务模式的运行。在对该模式进行创新的过程中，我们既要关注二者的衔接，也要对线上线下进行针对性发展。这要求注重对线上职能的进一步强化，融入个性化的思考，以个性化的视角提高智能化管理的水平。首先，要实现差异性服务，即考虑用户需求，根据不同用户提供差异性的服务内容；其次，要实现智能化推送，即针对用户订阅内容、用户高频搜索内容、与用户相关内容、热点内容，向用户提供推送服务，并满足多客户端的需要，除了PC端外，还应开发移动端，满足各种系统的需求[3]；再次，要实现精确化检索，这要求高校对检索功能进一步升级，在检索的基础上增加引导功能和传送功能，在操作过程中系统会根据用户输入的内容，帮助用户优化搜索词汇，便于更好地搜索，并根据用户个人定制要求，将检索到的内容数据传送到用户邮箱或手机移动端等；第四，要设置一键分享功能，即让用户能够将自己获取的资源，在一定范围内进行分享和发布，满足用户交流讨论的需要；第五，要实现自我管理，让用户通过登录账户，了解自己的借阅情况、账号信息、书籍位置等，通过自我管理的方式，获得更大自助权限。

（二）优化线下服务，扩大自助范围

线上服务虽然具有诸多优点，但仍旧不能取代线下服务。高校需要结合物联网的优势对线下服务进行优化。首先，要升级借阅卡功能。当前档案馆应用的借阅卡融入了RFID技术，能够满足智能化管理的基础需求，但是在功能性上还稍显狭隘，仅具有借阅功能，为了方便管理，应对借阅卡功能进行升级，实现多卡合一，方便用户利用该卡进行充值、认证、借阅等多项操作。其次，要实现人性化导读。档案馆资料众多、门类繁杂，为了帮助用户高效快捷地找到目标档案，档案馆应开发智能导读服务，通过读取借阅证上的信息，根据读者身份、借阅目标进行针对性的导读；需要应用现代GPS技术，在RFID技术的基础上，构建智能导图，对档案馆内部资源进行立体化展示，便于用户对目标档案进行精确定位。再次，扩大自助范围。自助已经成为提升效率、减少人工的重要手段。当前高校档案馆在自助服务方面还存在局限，仅提供自助查询、自助充值服务，高校档案馆应进一步扩大自助服务的范围，将借阅、归还、复印等工作也纳入到自助的范围中，给用户创造更多的自由和便利[4]。

（三）引入法治观念，重视人员培养

除了搞好线上线下服务外，制度和人员也是高校档案馆实现智能化管理服务模式创新不可忽略的两大要素。在智能化发展的过程中，档案信息资源不断优化、推广，如果忽视了档案信息的法律保护，就极易导致信息侵权问题。因此，高校档案馆需要引入法治理念，严格遵守我国相关法律法规，并在档案智能化管理过程中设置隐私保护功能，严禁不符合权限的用户调取特定档案信息。我国当前这方面的立法还处于初步发展阶段，立法与实际工作之间还存在差距。高校应发挥自身能动性，在制定管理制度的过程中纳入权益保护方面的内容。

在人员培养方面，高校档案馆需要对现有人员的素质进行考核，再根据考核情况，确定符合智能化管理需求的工作人员；对不符合要求及过剩的工作人员进行调岗；组织已考核通过的工作人员进行培训，树立智能化管理理念，并对员工技术上的不足进行针对性培养。

（四）强化信息安全，提升安全意识

杜绝信息泄密，保障用户隐私是物联网环境下信息安全首先要解决的问题，高校档案馆在进行智能化管理服务模式创新的过程中应予以重视，并积极应对。首先，高校要引入互联网安全防范措施，构建安全系统。互联网与物联网有着密切的联系，前者是后者的基础。在实际操作过程中应以互联网为基础，强化信息安全防护的规范性；做好物理防护，注重档案信息存档。其次，高校要落实安全防护意识，针对随时可能发生的安全问题进行提前预设，提升工作人员临时应变的能力；及时关注RFID技术的更新升级，通过加密技术、混淆信息技术的应用实现信息的防护。最后，高校要重视信息备份的重要性。任何安全技术在应用过程中都存在局限性，都会有被攻击的风险。为了保证档案信息安全，避免档案信息数据出现损毁、篡改等问题，高校档案馆应在信息备份方面下功夫，采取分散存储的方式，确保任何一台设备如果出现问题，都有备份数据可以继续应用，在支持系统服务不受影响的同时，保障数据信息的完整性、安全性[5]。

综上所述，当前我国绝大多数高校建立了档案馆智能化管理服务模式，这对高校档案管理工作的发展起到了重要的推动作用。RFID技术的不断发展和智能化管理要求的不断提升，对高校档案馆智能化管理服务模式提出了新的要求。这需要高校档案馆站在用户视角，从服务职能、安全保护等方面入手，不断完善该模式，促进物联网环境下高校档案馆智能化管理服务模式创新的早日实现。

[1]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案,2017(3).

[2]刘露.“互联网+”时代公共图书馆智慧服务体系的构建[J].山西档案,2017(3).

[3]邢士民.基于云数据资源驱动下图书馆信息化管理模式的升级[J].出版广角,2017(2).

[4]韩晗.“互联网+”语境下北京地区公共图书馆借阅情况的研究报告——以首都图书馆与国家图书馆2015年借阅排行榜为例[J].出版广角,2017(2).

[5]沈沛.物联网关键技术及在高校中的应用[J].企业技术开发,2014(1).

G270.7；G647

A

1005-9652（2017）04-0054-03

本文系2016年江苏省高校档案研究会档案科研立项课题 “教育‘新常态’下高校档案的服务功能拓展研究”（编号：jsgdf2016-10）阶段性成果。

（责任编辑：虞志坚）

左婷婷（1983-），女，江苏盐城人，盐城工学院档案馆馆员，研究方向：高校档案管理。