文 / 张静华

我国档案信息资源从“独享”到“共享”转型的路径探析

文 / 张静华

档案信息资源从独享走向共享，是档案管理事业发展的必然趋势。文章分析了我国档案信息资源从独享走向共享，实现档案信息资源社会价值的时代背景和必要性，探讨了我国档案信息资源社会共享中存在的问题，提出了我国档案信息资源实现社会价值的策略和建议。

档案信息资源；社会价值；档案管理

在传统的档案管理中，由于对信息资源的搜集、整理、归档、保管和使用处于一个相对封闭的环境，档案信息资源处于一个“独享”状态之中，档案信息资源很少与社会共享，导致档案信息资源浪费，严重制约了档案信息资源价值的发挥[1]。

一、档案信息资源从独享走向共享的时代背景及必要性分析

（一）档案信息资源从独享走向共享的时代背景

档案信息资源是社会、经济和政治发展的原始记录，把这些原始记录通过公共获取的方式，提供给社会使用，是档案信息资源发挥社会价值的应有之义和必然途径[2]。与国外档案管理机构面向社会提供信息资源服务不同的是，我国档案管理一直处于封闭环境之中，许多档案管理机构都把自身搜集、整理和保管的档案信息资源作为自己独享的内部资源，即档案信息资源由本机构收集、整理和保管，与其它社会组织无关。这导致档案馆所保管的各种档案信息资源难以对社会公众开放，大量档案信息资源滞存在档案库房之中，很难与社会实现共享，其价值难以实现。在档案管理部门和社会公众之间产生很难跨越的信息孤岛现象。国外档案管理部门则是为社会公众广泛提供信息咨询和档案服务的一个服务性机构，发挥着文化普及和知识传播的中介作用，例如，哈佛大学档案馆和图书馆合并以后，就为社会承担着信息代查代检及科研信息参考服务，密歇根大学档案管理部门也成立了专门的信息服务中心，专门为学校师生和社会科研人员提供档案信息资源服务，对于国家在人文社会科学交流和科技创新等方面，发挥着重要传承作用。

近年来，随着我国社会档案管理意识的转变和档案服务意识的增强，档案信息资源在社会信息传播中的作用越来越大，在知识传播等方面发挥着越来越重要的引导作用。档案管理部门更需要社会的大平台支持。进一步改革和发展档案管理体制，进一步扭转档案信息资源管理中的信息孤岛现象，最终打破档案信息资源独享问题，是我国档案信息资源管理机构急需解决的主要问题。

（二）档案信息资源从独享走向共享的必要性

由于马太效应信息定律的存在，档案管理部门和社会公众之间的数据鸿沟越来越大，甚至处于不可逾越状态。档案管理部门必须要高度重视这个问题，并通过合适的方式来改变现状。毋庸置疑，在知识经济时代，档案作为信息资源的重要载体，其社会价值也将不断得到提高，必将有助于整个社会经济、文化的发展。对于档案信息资源的信息孤岛问题，我们必须从根本上采取相应措施加以扭转[3]。对此，国外档案管理部门已经采取了有力的措施，基本实现了档案信息资源从独享走向共享，有效提高了档案信息资源的社会价值，对于知识传播产生了较好的推动作用。

二、当前档案信息资源社会共享现状和问题

档案部门作为档案信息资源重要的收藏管理部门，至今未能真正迈出共享步伐，这主要由三个方面的原因造成。

（一）档案信息资源管理理念较为陈旧

目前，大部分档案工作人员基本上仍沿袭着传统的档案管理理念，认为档案信息资源是档案管理部门独享的，是不可以与社会公众共享的，因为档案资料是由档案管理部门人员收集和整理的，档案管理部门应当是档案信息资源的所有者。其实，档案管理部门本身就属于社会，档案信息资源也毫无疑问属于社会公众。同样，一些档案管理人员认为，档案信息资源是一种特色优质资源，具有很强的价值，不具有社会共享的基础，不能与社会公众共享档案信息资源。

基于以上原因，我国档案信息资源很少实现与社会共享；档案管理部门和档案管理人员则与社会公众很少进行沟通交流。在传统档案管理理念的影响下，我国档案信息资源要实现与社会共享，还有很长的一段路需要走。档案管理部门和档案管理人员必须及时摒弃传统的档案管理理念，树立档案信息资源社会共享的新理念。

（二）档案信息资源管理缺少足够的资源支持

在现有的档案管理体制之下，无论是高校档案管理部门还是社会档案管理部门，基本上都是非营利机构。档案管理部门的运营由高校或者政府负责经费，在档案信息资源处于独享状态之下，尚未实现与社会共享。档案信息资源收集、整理、保管和利用的成本也在不断上升，特别是相应的软件和硬件投入费用更是飞速上涨，档案信息资源管理效益却始终难以得到有效提升。但是，在档案信息资源共享的背景下，档案信息资源具有很强的社会价值[4]，档案管理部门为社会公众提供大量的档案信息资源服务，无疑需要增加更多的经费投入。成本成为档案信息资源社会共享的关键，如果处理不妥当的话，将会成为高校档案信息资源共享的重要阻碍因素。如何实现档案信息资源管理成本和效益双重突破，是我国档案管理部门信息资源共享需要面对的重要问题。

（三）档案信息资源共享存在部分安全隐患

档案信息资源是社会经济、政治、文化等各方面发展成果的见证，凝聚了相关部门和人员的大量心血和努力，是其智慧的结晶，例如，高校档案馆藏的专利发明、文献论文、可研报告等，都具有很高的科研价值和独创性。对这些档案信息资源进行共享，可能会面临两个方面的问题。第一，这些档案信息资源被创作者认为是自己工作成果，在档案管理部门进行档案信息资源收集和整理的过程中，可能会出现收集不全面、整理不完整、资料不准确等问题，从而影响到社会公众对于这些档案信息资源的搜集，直接影响到档案信息资源公众服务的质量和水平。第二，档案信息资源具有很强的独创性，在我国目前知识产权保护制度还不完善的情况下，如何更好地保护发明者的知识产权，保障档案信息资源安全，是一个紧迫的问题。为此，档案管理部门和档案管理人员必须共同努力，切实保护档案信息资源创作者的劳动成果，更好实现档案信息资源的共享。

三、档案信息资源从独享走向共享的策略建议

（一）要不断拓展档案信息资源服务的范围和方式

为了更好地实现档案信息资源的社会价值，就必须实现档案信息资源从独享走向共享[5]。当前的档案信息资源社会服务还是在沿用传统的服务方式。为了进一步改变档案信息资源的利用现状，我们必须不断丰富档案信息资源社会服务方式，不断拓宽档案信息资源服务范围。第一，要突出档案信息资源网络服务重点，着力改善档案信息资源的社会公众服务方式。虽然我国大部分档案管理机构已经建立了自己的网站，并在相关法律允许的范围内提供相应的网上档案服务，但是一些档案管理网站只是在形式上建立了网络服务，实践中却很少发挥作用，并且档案管理网站建设周期较长，难以及时从这些档案管理网站上获取相应的档案信息资源。一些档案管理网站设计的界面较为简单，档案服务内容和重点缺乏特色，网站布局建设不科学，网站功能设置单一，其内容主要是档案管理部门的介绍和管理规则发布。但是，在网络环境之下，档案管理部门必须不断丰富档案信息资源服务方式，要充分利用档案管理网站传播相应的档案信息资源，要借助互联网积极开展相应的网络服务，如远程沟通、在线提问或在线浏览等。第二，要不断拓展档案信息资源的服务范围，不断加大档案信息资源的涵盖内容。档案信息资源管理部门不仅要整理、收藏和收录规定的十一类档案信息资源，而且要主动作为，不断拓展档案信息资源的覆盖范围，确保收集和保管的档案信息资源覆盖社会政治、经济和文化等各方面，更要重视对于科技档案的收集和整理。第三，要与档案科研机构开展合作，研究档案信息资源管理最新趋势和服务的最新方式，尽可能地与高校档案管理部门建立相应的合作关系，与其他档案管理机构和人员展开合作交流。第四，要通过网络宣传途径，对档案管理部门所收集和保管的档案信息资源进行宣传，要让社会公众对馆藏的信息资源进行具体了解，以便更好地与档案信息资源使用者沟通交流，赢得他们对于档案管理事业的理解和支持。

（二）要不断加强与档案信息资源的整合

目前，我国各个档案管理机构收藏和保管的档案信息资源数量繁多，类型多样，我们必须对其进行整合，制订档案信息资源统一的收藏和保管标准及体系，进一步提高档案信息资源整合效率，否则不仅会增加档案信息资源使用者对于档案信息资源获取的难度，耗费档案管理部门较多的资源，而且会耗费社会公众大量的时间和精力，加大档案管理机构管理档案信息资源的难度，提高档案管理部门的经济负担。因此，首先要明确档案信息资源的分类规则，建立档案信息资源分类体系，明确各类信息属于档案信息资源资源的哪个部分。这是做好档案信息资源社会服务的基本条件，直接影响到档案信息资源的完整性和全面性。同时，档案管理人员要对馆藏档案信息资源的特色和优势加以明确，着力突出本档案管理机构的馆藏信息资源特色，建立相应的档案信息资源特色文献体系，对馆藏内的档案信息资源文献价值进行初步评估，在此基础之上，深入调查分析社会公众的档案信息需求，持续跟踪不同类型档案使用者的需求和使用满意度，以便更好地了解档案信息资源使用者的需求，合理构建相应的服务模式，更好地提供档案信息资源服务。最后，档案管理部门要综合馆藏档案信息资源特色和优势及档案使用者的需求，设计一个更为科学合理的档案信息资源整合计划；在对各类档案信息资源进行整合的过程中，充分考虑到档案信息资源使用者的需求和习惯，及时摒弃档案管理机构只为特殊机构和人员服务的传统理念，本着更好实现档案信息资源社会价值的原则，同等对待特殊机构和社会公众；结合不同使用者的档案信息资源使用习惯，合理制定一个完整的档案信息资源整合规划和目标。

（三）要建立档案信息资源社会共享的协同工作机制

档案信息资源要想从独享走向共享，仅仅依靠档案管理机构是很难实现的。无论是从经济成本，还是从档案管理部门自身的信息整合、自身定位来看，都要求建立档案信息资源社会共享协同工作机制，共同面对档案信息资源从独享走向共享的困境。第一，长期以来，我国档案管理部门和图书管理部门以及博物馆等相关机构处于分馆管理的状态。这虽然体现了专业性较强的优势，但是从社会效益和经济效益的角度来看，如果对这些机构进行统一整合的话，将具有更强的优势。这些机构的整合，在国外一些机构如哈佛大学等已经实现了。目前，它在我国还处于探索阶段，可以借鉴国外机构的经验做法，强化相关档案信息资源管理部门整合。第二，我国档案信息资源从独享走向共享，实现社会价值，是档案管理事业发展的必然趋势，档案管理部门必须加强与其它部门的合作，更好地实现协同发展。目前，我国档案管理部门还是独立运营的，与其它档案研究机构交流较少，不利于档案信息资源社会价值的发挥。建立档案信息资源共享协同工作机制，提供相应网络服务，把各个档案管理机构变成档案信息资源提供者，为用户提供统一的档案信息资源服务，降低他们的使用查找难度，可以减少档案信息资源管理成本，进一步促进档案信息资源的电子化和数字化发展，最终促进档案信息资源从独享走向共享，实现档案信息资源的社会价值。

[1]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯,2011,(5).

[2]任越.从观念到理论——档案双元价值论的演变轨迹研究[J].档案学研究,2012,(1).

[3]徐蔚.论高校档案的社会化与社会服务功能[J].北京档案,2010,(1).

[4]倪丽娟.面向社会开发高校档案信息资源[J].机电兵船档案,2015,(1).

[5]任越,曹玉,乔尔.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯,2012,(3).

G270.7

A

1005-9652（2017）02-0059-03

（责任编辑：虞志坚）

张静华（1970-），女，宁夏银川人，宁夏大学马克思主义学院馆员，研究方向：研究生档案管理。