武丽娜，范爱红，庄玫

（清华大学图书馆，北京 100084）

图书馆年鉴编写模式的创新与实践

武丽娜，范爱红，庄玫

（清华大学图书馆，北京 100084）

图书馆年鉴是反映图书馆全年业务发展状况的权威性历史资料，是记录图书馆工作的珍贵档案。本文从开放程度和栏目设置角度介绍当前国内外高校图书馆年度报告情况，分析影响图书馆年鉴编写质量和效率的主要原因，列举清华大学图书馆提升年鉴质量、改进年鉴编写效率采取的多项举措。本文还对图书馆年鉴的揭示与利用进行研究，并对年鉴编写工作总结出若干体会与思考。

图书馆；年鉴编写；业务统计；清华大学图书馆

1 引言

图书馆年鉴是反映图书馆全年业务发展状况的权威性历史资料，是图书馆进行发展决策、战略规划和科研管理的重要依据，也是提升图书馆影响力的有效途径。

图书馆在其网站主页公开的年度报告通常是图书馆年鉴的精炼版，根据对年度报告的调研，可了解该馆年鉴的基本情况。本文以“图书馆”和“年度报告”为篇名在中国知网进行检索，得到12条检索结果，发现关于图书馆年度报告的研究全部集中在2014年以后；以“图书馆”和“年鉴”为篇名进行检索，发现文献内容主要集中在图书馆对年鉴的收藏利用上，对图书馆自身年鉴编写的研究未见报道。可见，近年来图书馆对年度报告工作更加重视，但对具体的编写举措还局限在理论上，尚未有可供参考的编写实践经验。

苏秋侠对112所“211高校”图书馆网站年度报告公开情况进行调研，发现仅有北京大学、清华大学、华东师范大学、上海财经大学和哈尔滨工程大学5所高校公开年度报告，占全部“211高校”数量的4.5%；而国外很多图书馆每年都有年度报告发布，如哈佛大学图书馆、耶鲁大学图书馆、剑桥大学图书馆、伦敦大学图书馆等。从内容上看，国内图书馆年度报告内容涉及图书馆工作的各个方面，一般包括馆长致辞、组织机构、读者服务、资源建设、基础设施等，不同图书馆根据本馆情况有所侧重[1]；张鑫等对56所美国研究型大学图书馆年度报告调研发现，有19所大学图书馆公布了年度报告，约占统计对象的34%，内容主要包括馆长写给读者的信、使命宣言、主要成就、年度热点、展览活动、财务工作、统计数据、礼物及捐助情况等[2]。张建静等认为图书馆年度报告具有提升读者对图书馆的认知、宣传图书馆、提升图书馆管理和服务水平的作用，国内图书馆应逐步公开年度报告[3]。笔者对公开年度报告的图书馆进行调研发现，国内图书馆年度报告在图书馆战略规划、使命、捐赠、发展趋势、用户行为等内容方面的揭示程度弱于国外图书馆，这可能与图书馆对这些内容的重视程度不够有关。

基于以上调研，本文认为国内高校图书馆应更加重视年鉴（年度报告）的撰写和公开，逐步放开眼界向国外同行学习。随着图书馆工作日益多元化和信息化，如何从年鉴中将丰富繁杂的图书馆业务信息全面、准确、有重点、有条理地揭示出来，成为所有图书馆面临的问题。2010年国际图书馆协会联合会发布《图书统计宣言》，该宣言指出“图书馆统计对于图书馆的高效管理是必要的，对于不同类型的利益相关者促进图书馆相关服务尤为重要”[4]。《普通高等学校图书馆规程》（教高[2015]14号）也新增关于统计的要求“图书馆应注重统计工作，如实填报各类统计数据，做好统计数据的保存和分析”。因此，高校图书馆有必要与时俱进，探讨和实践更科学、高效、合理的年鉴编写模式，规范工作，提升统计工作的价值。2015年，清华大学图书馆改进年鉴编写流程（见图1）和内容并取得很好的成效。本文将从影响年鉴编写质量和效率的原因、年鉴编写的改进措施和年鉴揭示形式三方面介绍清华大学图书馆相关举措，以期为同行提供借鉴。

图1 清华大学图书馆年鉴编写流程

2 影响年鉴编写质量和效率的主因分析

高校图书馆年鉴编写工作的困难涉及多个方面，除常见的基本业务统计系统功能不完善、统计人员专业素养不高、单位重视度不够等因素外，主要包括两个方面：一是由于数据来源多、数据量大、涉及多部门的交叉业务统计口径不一，导致数据重复提交或遗漏，这是统计工作的一大难点；二是由于当前很多高校设有专业分馆，其中部分分馆的行政关系隶属于学校图书馆，部分分馆隶属于所在学院，由于馆舍、文献资料、设备、人员以及运行经费的来源或归属不一致，各院系统计要求不一致，使得收集到的数据统计指标不一致，汇总数据难度加大，数据准确性和可靠性难以保证。在清华大学图书馆历年年鉴编写中，这两方面因素影响数据汇总效率和数据准确性，成为年鉴编写的一个瓶颈。调研发现，这些问题在同行图书馆中同样存在[5]。

《图书馆统计宣言》明确要求“国家级以及由此产生的国际级图书馆统计的质量，既取决于每一个图书馆正确、及时地递交统计数据，又取决于精心地编辑以纠正错误和误解。为使统计结果能够在地区间或国家之间进行比较，必须对统计项目采用相同的定义和方法”，该统计要求同样适用于拥有多个分馆的高校图书馆[6]。

以清华大学图书馆为例，本馆是由总馆、专业分馆和院系资料室构成的三级文献保障体系，因此年鉴的编写范围覆盖总馆、专业分馆和院系资料室，成为一项全局性例行工作。除年鉴撰写馆员外，数据提交人员、部门（含分馆）汇总人员、馆领导等均参与年鉴编写的过程，因此图书馆年鉴编写具有“众手成书”的特点，任何环节的差错都会影响最终的统计结果，任何环节的拖延与返工也会影响整体编撰效率。

例如，在统计图书馆系统的读者入馆量、全校通借通还量、全校阅览座位、全校接收捐赠图书、全校资源购置情况和经费等数据时，离不开各分馆的配合，因此很有必要制定统一数据填报标准。遗憾的是，这方面文献报道尚为空白，并且对部分高校图书馆网站公布的年度报告调研发现，其中对总馆和各专业图书馆的综合统计数据也较少[7-9]；在图书馆界的各类学术活动中，关于年鉴编写的讨论也几乎为空白。由此可见，年鉴编写工作未得到足够重视。因此，解决统计过程中的各种瓶颈，为同行提供参考成为清华大学图书馆进行年鉴改版实践的动因。

3 清华大学图书馆年鉴改版实践

3.1 按需求制定年鉴统计模版，推行统计要求，规范统计格式

为提升年鉴质量与完成效率，清华大学图书馆结合图书馆历年年鉴编写统计需求以及需要上报教育部高等学校图书情报工作指导委员会等上级部门的数据要求，制定年鉴统计模版下发各部门。

在模版起草过程中与各部门当面讨论，确保栏目设置全面、统计表格设计合理、每个字段含义明确。鉴于年鉴编写时数据整合工作量较大，清华大学图书馆改进年鉴数据收集方式，要求部门提交文字版和数据版总结各一份，其中数据版总结要求各部门按照年鉴统计模版填报。针对数据部分，年鉴编写人员只需汇总、核实各部门（含分馆）提交的模版数据即可，不必在部门总结中“大海捞针”般地查找所需数据。这种编写方式改变“守株待兔”式的被动编写模式为主动编写模式，使得部门提交的数据更规范准确、重点突出、格式统一，直接为年鉴所用，从而降低汇总难度，提高工作效率。

3.2 明确数据填报部门，交叉业务建立数据统筹机制

数据统计表格与对应填报部门/人员的精准映射，是保证年鉴数据全面、准确的另一关键。在全面了解各部门业务归属的基础上，明确指定年鉴统计模版中每个统计表格的填写部门。

图书馆同一项业务常涉及多个部门，涉及交叉业务的各部门可能不了解业务整体情况，这时数据的全面性、准确性和可靠性便难以保障。为解决此问题，采取指定统筹部门与配合部门的机制。统筹部门是承担该业务的主要部门，配合部门是涉及该项业务的其他相关部门。配合部门将数据提交给统筹部门，由统筹部门负责对数据进行核对、汇总和提交。如图书通还服务涉及总馆流通部和6个专业分馆，年鉴模版中的通还统计表格应指定统筹部门为总馆流通部，配合部门为6个专业分馆。6个专业分馆各自填报数据并提交至流通部，最终由流通部负责汇总统计并提交。类似的还有图书馆多个部门参与的教学培训、咨询、捐赠、书展等业务。

这种统筹机制保障了跨部门数据归口一致、统计方式一致，年鉴能够展示业务全貌，更有利于统筹部门了解该项业务的整体情况，同时有利于提升其主人翁意识。年鉴编写人员只需要从统筹部门获取数据，极大降低汇总难度，提高工作效率和质量。

3.3 与时俱进，增加栏目和统计指标，提升年鉴“新”意

图书馆工作日新月异，年鉴工作必然需要与时俱进，不能照搬模版。因此，有必要每年预先修订模版，增加新兴业务的统计指标并建立与传统统计指标的关联；及时删除已失去意义的数据表格与传统指标，使年鉴数据真实反映当年工作情况。例如，随着近几年自助服务引入图书馆并渐成规模[4]，在年鉴中增加自助服务统计表（包括自助借还、自助文印、自助机位管理系统等），将以往统计中按业务口的分散统计整合到一起，以揭示自助服务的整体情况。栏目设置新增阅读推广和捐赠两个独立栏目。

3.4 建立年鉴信息纠错机制，确保统计数据准确

年鉴是“众手成书”的作品，错误不可避免，良好有效的年鉴信息纠错机制尤为必要。完整的年鉴信息纠错机制应构建在不同部门和人员之间的支持、协调、配合基础上，经预防和补救两方面措施，初审、复审、终审及校对等各环节，确保编纂质量[10]。清华大学图书馆建立以数据提交人员、部主任、业务主管（馆长）为主的层级审校制，文责自负的数据提交人员、汇总人员的署名制，以部主任和数据提交人员为主的反馈负责制保障数据的准确可靠。

3.5 开发利用统计平台，实现统计手段现代化

合理的统计平台能提升统计效率，实现科学管理。当前，很多高校图书馆都非常重视统计平台的开发。如上海交通大学图书馆建设了图书馆数据统计平台[5]、清华大学图书馆与北京金和软件股份有限公司共同开发的馆内协同办公管理平台（OA系统），将资产管理、图书管理、参观接待管理等模块嵌入系统中，实现统计的实时化[11]。自助文印、研读间预约系统、捐赠系统[12]、OPAC、门禁系统等现代化系统自带的后台统计功能减轻了年终统计工作量。

4 年鉴的多维度揭示与深入利用

年鉴最常见的外化形式是年度报告。英美国家的图书馆出台年度报告已有100多年历史，如美国国会图书馆每年都在其官方网站公布其年度报告[13]，其中不仅涉及事实数据，还会发布战略规划、经费收支等内容，接受公众监督。国内图书馆在这方面实践时间虽然不长，但近年来发展迅猛，体例和形式有传承、创新[14]，当前高校图书馆更加重视通过微信平台推广年度报告。将图书馆年度报告公开，符合高校信息公开制度建设的趋势，更是目前图书馆营销背景下深化读者服务不可或缺的内容。如清华大学图书馆在年鉴基础上制作年度报告、事实数据与大事记单页[15]，以多种揭示形式在官方网站主页公布，供读者和同行了解；同时，在微信平台发布《“小图说数”之2015清图大数据》[16]，以活泼的形式发布部分读者关心的数据；同济大学图书馆发布《2015，一路有你！》[8]、电子科技大学图书馆发布《2015，恋上图书馆》[9]等，这些年度报告主要围绕图书流通、电子资源利用、空间利用等内容展开，更加注重用富有亲和力的语言，向读者和同行揭示本馆年度数据，数据内容更侧重读者利用资源情况。

传统的统计方式更注重各业务口数据的独立统计，不够关注业务数据间的关联。在此次年鉴改版实践中，清华大学图书馆尝试将有关联的各业务口数据进行挖掘、整合、分析，使原本孤立的数据变得互相联通，赋予碎片化数据以更多内涵，通过对这些数据的整合和分析，发现以往统计中难以发现的新知识和新规律，有利于从多个角度了解和研究读者行为和图书馆服务现状与趋势。例如，在“2015年总馆和专业分馆流通借阅统计（图书分类）”统计表中，将编目部提供的《中国图书馆分类法》各类图书的馆藏量和流通部提供的相应类别图书的出借量结合统计，得出各类图书的出借率数据，可帮助图书馆了解馆藏利用情况和读者行为；再如，根据各类数据库的使用排行榜，可了解读者的信息行为，按需调整资源购置。

5 体会与思考

年鉴可以全面反映图书馆的业务发展状况、工作严谨规范性、图书馆文化建设情况，研究型年鉴更有数据采集挖掘的功能。编制年鉴是一项系统工程，需要全馆齐心协力、科学组织、规范要求。主管领导的重视十分重要，撰写人员更是核心人物，不仅要严谨细心、不厌其烦，还要熟悉全馆情况，具有良好的沟通能力。

年鉴编写应站在全馆的高度，以业务为主线，弱化部门和个人的概念，不能使其成为部门工作总结的简单汇总。年鉴条目应言简意赅，详略得当，突出重点，尽量避免重复叙述和冗余文字；必须多处提及的内容可以“参见”的形式简化；年鉴数据不能简单罗列，整合揭示讲究技巧，既要一目了然，又需揭示数据内在关联，提供分析研究的启发。图书馆应开展基于多年年鉴数据的分析研究，注意多年数据间的纵向对比及与其他图书馆间数据的横向对比。一些基础服务的核心数据指标应多年延续统计、不断档。

平时做好统计规划与数据积累，充分利用各系统平台的统计功能，提高全馆统计研究意识，加强工作规范性。同时，还应深入挖掘年鉴价值，不能完成后就束之高阁，以期发挥年鉴的更大价值。

[1] 苏秋侠.“211”高校图书馆年度报告的调研与启示[J].图书馆学研究,2016(3):11-14.

[2] 张鑫,王荣坤.美国研究型大学图书馆年度报告调研及启示[J].图书馆学刊,2015(11):135-139.

[3] 张建静,赵卿.高校图书馆年度报告公开建设的发展现状及建议[J].图书馆工作与研究,2015(2):40-43.

[4] 姚晓霞.高校图书馆事实数据库的设计理念及其实现[J].大学图书馆学报,2013(5):114-117.

[5] 徐璟,陈嘉懿.图书馆数据统计和分析的优化解决方案研究[J].图书馆杂志,2014(6):54-60.

[6] 姚晓霞.高校图书馆事实数据库的设计理念及其实现[J].大学图书馆学报,2013(5):114-117.

[7] 北京大学图书馆.Annual Report 2014[EB/OL].[2016-11-15].http://www. lib.pku.edu.cn/annual-report/2014/#/0.

[8] 同济大学图书馆.同济大学图书馆读者利用情况报告[EB/OL]. (2015-12-24)[2016-11-15].http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzA4MDUzO TYxOA==&mid=401139171&idx=1&sn=9e18661e6005b67a9c24ea10688 5a76d&mpshare=1&scene=1&srcid=1224UfuUp0QNKs7ajVsWULYX#.

[9] 电子科技大学图书馆.2015,恋上图书馆[EB/OL].[2016-11-15].http://x.eqxiu. com/s/tKvQb30p?eqrcode=1&from=singlemessage&isappinstalled=0.

[10] 崔敏华.年鉴信息纠错机制建设——以高校年鉴为例[J].黑龙江史志,2011(22):24,43.

[11] 庄玫,何玉,向阳.清华大学图书馆协同办公体系基于Web 2.0的实践与思考[J].高校图书馆工作,2011,31(4):19-21.

[12] 张蓓,晏凌.清华大学图书馆捐赠管理及服务系统的设计与实现[J].现代图书情报技术,2009(7):111-116.

[13] Library of Congress.Annual Reports[EB/OL].[2016-04-21].https://www. loc.gov/about/reports-and-budgets/annual-reports/.

[14] 黄嘉慧.用事实与数据搭建宣传推广的平台——图书馆年度报告作用初探[J].图书馆杂志,2014(11):38-41.

[15] 清华大学图书馆.相关参照[EB/OL].[2016-05-05].http://lib.tsinghua. edu.cn/about/from_director.html.

[16] 清华大学图书馆.“小图说数”之2015清图大数据[EB/OL].(2016-05-09) [2016-11-16].http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MjM5MTg4OTA3MQ==& mid=2653821048&idx=1&sn=61a54b13b7c734f03d7f872f8761e28a&mpsh are=1&scene=1&srcid=0509aoBLbh6lOOM08ENKZxL.

范爱红，1971年生，女，清华大学图书馆副馆长，副研究馆员，研究方向：图书馆读者服务、学科服务、期刊评价、情报分析。

庄玫，1979年生，女，清华大学图书馆综合办公室主任，副研究馆员，研究方向：图书馆管理。

New Ideas and Practices on Improving the Library Yearbook

WU LiNa, FAN AiHong, ZHUANG Mei
(Tsinghua University Library, Beijing 100084, China)

This article introduced the present situation of annual reports of university libraries at home and abroad, analyses the main reasons influencing yearbook quality and editing efficiency, and summarizes the new ideas of improving library yearbook from several aspects. The research on the revelation and utilization of library yearbook is also conducted. At the end, some valuable thoughts and conclusions on library yearbook compilation are put forwarded.

Library; Yearbook Compliation; Business Statistics; Tsinghua University Library

G251

10.3772/j.issn.1673-2286.2016.12.010

武丽娜，1983年生，女，清华大学图书馆馆员，研究方向：图书馆管理，E-mail：wuln@lib.tsinghua.edu.cn。

2016-09-05）