◎刘亚妮

人事档案管理改革若干问题的思考解析

◎刘亚妮

人事档案管理是一项非常重要的工作，但是当前人事档案管理工作还存在管理意识薄弱、缺乏专业性、信息化水平低等问题，针对这些问题，我们来探讨下人事档案管理的改革措施。

人事档案管理的作用

首先，人事档案管理能够为选用干部人才提供参考，通过人事档案中记录的人员的工作学习情况、工作能力、思想政治、工作业绩、兴趣爱好等数据，来为事业单位任用干部作出参考建议，让单位选出适合的人才，从而促进整体发展。其次，人事档案管理能够为人力资源规划提供支持。人力资源规划是实行可持续发展的重要内容，人事档案全面的记录了单位员工的信息，包括以往的工作情况与学习情况，现阶段的工作业绩与工作能力等，通过人事档案管理预测人才需求、类型、数量，为人力资源规划提供科学的建议，从而促进人力资源开发。人事档案管理工作质量会影响我国事业单位的可持续发展，所以必须要不断改进与优化，真正做到为社会服务。

人事档案管理存在的问题

人事档案管理意识薄弱。很多单位觉得人事档案管理对单位自身的经营发展没有太大的意义，所以在这方面的投入比较少，忽视人事档案管理工作。因为单位本身对人事档案管理工作不重视，所以人事档案管理工作人员在开展工作的时候也会产生错误的工作观念，没有投入到管理工作中，对工作不负责，从而造成工作上面的失误。

缺乏专业的档案管理人员。理人员比较少，甚至是兼任，这就导致在进行人事档案管理工作的时候，这些工作人员忙不过来，既要对人事档案做日常维护，还要进行人事档案的收集、整理、编目、分类、输入、排架等工作，高负荷的工作状态也导致了这些人员只能进行常规的工作，根本没有精力进行档案管理，这也影响了人事档案管理工作的效率。

人事档案管理信息化水平低。人事档案管理工作要信息化，有些单位虽然装有人事档案管理系统，但是只是简单的做了信息录入工作，一些人事档案资料的调阅等还需要手动操作，所以会引起档案室内存储的资料不完整，而且也会造成人力浪费、工作效率低下的现象。

人事档案管理的改革措施

强化人事档案管理意识。人事档案管理具有重要的作用，我们应该正确认识到人事档案的作用，在进行人事档案管理工作中要安排充足的人手，并且确保人事档案管理队伍的稳定，不断提升人事档案管理工作人员的综合素质水平，提升他们的工作责任心，并且定期对他们进行培训，确保他们的专业能力、政治素养、业务水平等不断提升。人事档案管理工作要明确责任制，管理层要做好监督工作，定期和不定期的对人事档案管理工作进行检查、监督，对于人事档案管理中遇到的问题要及时解决，不断优化，提升整体业务水平。

健全人事档案管理制度。人事档案管理工作涉及了多方面的内容，包括单位运行机制、人力资源管理等内容，所以要健全人事档案管理制度，让工作的开展更加规范、科学，提升整体运行能力。当建立健全人事档案管理制度后，就能够最大程度的发挥档案管理作用，提升各环节工作流程效率，加强各部门之间的合作，让整个档案管理工作有迹可循，更加透明、公开、科学。首先，通过对人事档案管理的实际情况作出科学的分析，为建立科学的人事档案管理制度提供有效参考意见。其次，要注意人事档案管理制度内容要落实，具有可操作性与实用性，能够为实际的人事档案管理工作流程作出明确的规范，从而提升工作流程、提高工作效率。第三，要注意建立人事档案管理制度不仅仅对人事档案管理工作人员进行约束，同时要对领导层作出约束，这样才能确保人事档案管理工作科学规范，减少因为领导层不合理的建议或者错误的表达而造成工作方面的错误。第四，对人事档案管理工作有规范及约束以外，还要有奖惩制度，对于在人事档案管理工作中表现优秀、工作能力突出的员工给予一定的奖励，对于在人事档案管理工作中表现差、工作经常犯错的员工给予一定的惩罚，从而提升工作积极性，提高工作效率，确保人事档案管理工作顺利开展。

加强人事档案管理一体化。调、合作等问题造成人事档案管理工作无法有效开展。所以要加强人事档案管理一体化，档案管理人员要做好档案归档、保存工作，确保档案资料准确、安全。

提高人事档案管理人员的综合素质能力。人事档案管理是一项专业性和机密性非常强的工作，这也导致了开展这项工作的管理人员需要有一定的专业素养和综合素质，一方面要严格确保人事档案管理过程中要时刻贯彻保密性的原则，确保人事档案管理机密性，从而不断提升人事档案管理工作人员的政治素养。另一方面要提升员工的责任感，让他们用严谨的工作态度来专注于人事档案管理工作。此外，还可以建立起人事档案管理人员的培训体系，根据岗位特点与岗位素质需求有针对性的进行培训，不断提升员工的综合素质水平与专业能力，让人事档案管理工作更有效率。

人事档案管理信息化。随着社会的不断发展与进步，可以在人事档案管理工作中结合网络技术来有效提高管理水平与工作效。可以建立人事档案管理数据系统，比如用管理软件进行人事档案编目、索引、日常查借阅等工作，从而提高人事档案管理工作效率。比如可以利用扫描仪等工具，让纸质材料数字化，便于信息的编辑、归档，也方便今后的查阅。

人事档案管理工作需要不断的改进与优化，要强化人事档案管理意识、健全人事档案管理制度、加强人事档案管理一体化、提高人事档案管理人员的综合素质能力、让人事档案管理系统化，确保人事档案管理工作能够科学、合理的开展，并且不断提升人事档案管理工作的有效性。

（作者单位：闻喜县人力资源和社会保障局）