王丽丽

(吉林省白山市浑江区就业服务局,吉林 白山134300)

随着我国国民经济快速发展,人事制度改革也在不断深入,人员流动速度明显加快,基于社会发展现状,做好人事档案管理工作就显得极为重要。人事档案通常都是作为考核和任用的凭据之一。但就目前来看,我国事业单位人事档案管理工作还存在很多亟待改进的地方,加强事业单位档案管理研究是目前事业单位改革的重要方面。

1 加强事业单位人事档案管理的意义

一方面,事业单位的人事档案管理工作所具备的社会属性,决定了它的社会价值,事业单位人事档案管理是依据国家法律、履行社会职能的基本工作。通过对事业单位员工的身份、履历、工作表现等情况进行记录和保管,了解事业单位基本发展情况与社会组织关系,有利于更好的发挥事业单位人力资源管理价值。另一方面,加强事业单位人事档案管理是深化人力资源改革的重要保证,对提高事业单位行政效率、提升事业单位整体形象具有重要意义。通过加强人事档案管理有利于精简机构、消除事业单位人员冗杂现象,能打破事业单位不合理工作状态。

2 分析当前事业单位人事档案管理工作的不足之处

2.1 重要程度不够高

目前,很多事业单位并未认识到档案管理工作的重要性,在组织管理工作时也不能重视人事档案管理工作。由于人事档案管理工作并不像其他工作那样直接关系到单位利益,也不容易取得骄人成绩,因而很多职工干部对人事档案管理工作认识存在误区,导致人事档案收集缺乏力度,人事档案管理杂乱无章,缺少应有的监察和监督作用。甚至少部分事业单位的人事档案管理工作无人问津,根本没有发挥人事档案管理的实效。

2.2 人事档案管理认识素质参差不齐

“人”是事业单位人事档案管理的核心因素。人事档案管理人员的素质会直接事业单位人事档案管理质量,因此,担任人事单位中人事档案管理的管理人员应该具备专业的管理素质和能力,并由专人负责人事档案管理工作,不能出现多人兼职或者一人兼多职的现象。但是,事业单位受人员编制的束缚,担任人事档案管理的管理人员主要由兼职人员管理,兼职人员在管理过程中认识不到哪些资料是需要归档、哪些要补充收集,再加上档案管理人员更迭比较快,导致档案管理水平低下,影响到事业单位人事档案管理作用的发挥。

2.3 管理手段落后

我国很多人事单位存在着明显的认识档案管理手段落后现象,表现在人事档案管理的信息化水平不高,管理手段落后,对档案工作精力投入不足。仍然局限于纸面管理,信息化程度仅仅适用于打印档案目录等基础工作。人事档案管理软件落后,没有实现档案电子化,甚至一些基层事业单位缺乏信息化档案管理设备,致使人事档案管理材料不能及时归档,再加上很多人事档案管理基本靠手工检查、编辑以及归整,容易因人为失误造成档案管理失误,增加事业单位档案管理不必要的风险和损失。总体来说,事业单位人事档案管理的信息化水平不高,导致其管理水平落后。

3 提升事业单位人事档案管理工作质量的方法和策略

3.1 更新事业单位人事档案管理观念

首先,改变现有档案管理观念,人事单位应重视人事档案管理工作,认识到加强事业单位人事档案管理工作,对个人以及单位来说都有着重要意义。单位领导应高度重视人事档案管理工作,在单位领导的带头作用下,促使企业所有人员改变档案管理工作态度,只有更新事业单位人事档案管理观念,并建立起人事档案管理小组,才能提升人事档案管理水平。其次,定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促,并且加大监督和检查力度,在监督和指导过程中,发现档案管理存在问题和不足,就要及时采取措施进行补救。最后,建立起人事档案管理达标考核机制。要想做好人事档案管理工作离不开良好的制度,使人事档案管理质量与管理人员的绩效考核相结合,推动人事档案管理制度化、规范化发展。

3.2 建立健全人事档案管理制度

制度本身就是一种规范。根据《档案法》的管理要求,不同的事业单位要根据自身的档案工作实际情况,合理的、有针对性的开展人事档案管理工作,制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等人事档案管理制度,要想做好人事档案管理工作离不开良好的制度,只有规范人事档案管理工作制度,并在工作中依据人事档案管理制度和标准做好相关管理工作,一步步的建立健全事业单位人事档案管理的各项规章制度,做到有章可循、有据可依,严格执行,在完善、灵活、科学、合理的管理制度下,逐渐的完善档案管理的各项工作,规范档案管理行为,不断的提高档案管理水平。

3.3 加强人事档案管理人员素质水平管理

很多人事档案管理工作的管理人员大多都是从事其他岗位经转岗而来的,或者是聘请的兼职人员,不论是档案管理水平还是其他管理素质都与档案管理工作都存在差距。专业、合格的档案管理人员需要具备基本的档案管理理论知识和政治素养,掌握档案管理工作的基本理论和方法,并且具备档案管理素质和能力。因此,事业单位必须依据单位的实际情况,聘请一些业务能力较强的档案管理人员,不仅要掌握档案管理归档的基本知识,不断的提高档案管理信息化管理水平,在实际的工作中不断提升事业单位人事档案管理管理水平,不断的提升档案管理人员的管理水平。同时,事业单位应展开档案管理人员的培训,让档案管理人员能力跟上时代发展的步伐,符合信息时代发展要求,不断的提高人事档案管理质量。

3.4 加强人事档案管理的信息化建设

将计算机技术、网络技术有机结合起来,根据社会对各种类型档案的具体要求,通过信息化办公手段的应用,建立起良好的信息化处理系统,不仅能极大的方便单位查阅人事档案材料,事业单位人事档案管理信息化建设是社会发展的必由之路,为了克服人事档案管理软件落后、缺乏信息化档案管理设备等问题,应加大对计算机硬件设备的投入,将一些档案刻录成光盘或者是电子文件,对人事档案信息进行动态管理和维护,引入计算机辅助系统,不断的提高档案管理信息化水平,也能保证档案的利用安全,确保档案信息保密性,对强化事业单位基础管理具有重要意义。

4 结语

加强事业单位人事档案管理工作,对个人以及单位来说都有着重要意义。为了全面提升事业单位人事档案管理工作的整体水平,就需要从单位实际情况出发,从转变事业单位人事档案管理观念等方面切实做好人事档案的指导服务工作,提高事业单位行政效率。不断的提高档案管理信息化、科学化和规范化管理,促进事业单位人事档案管理的水平;为人事部门干部考核、人员岗位晋升与调动提供真实有效资料,提升事业单位整体形象具有重要意义,为事业单位健康发展奠定基础。

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