曲志华

(公主岭市财政局,吉林 公主岭136100)

随着我国国民经济快速发展,人事制度改革也在不断深入,人员流动速度明显加快,基于社会发展现状,做好人事档案管理工作就显得极为重要。人事档案是社会组织在人事管理活动过程中形成的记录,是反映个人经历及社会实践的载体,也是人才信息摘要的主要来源,通常都是作为考核和任用的凭据之一。但就目前来看,我国事业单位档案管理工作还存在很多亟待改进的地方,加强事业单位档案管理研究,做好事业单位档案管理工作对促进事业单位发展具有重要意义。

1 当前事业单位档案管理工作现状存在的问题

1.1 管理人员对档案管理重视程度不足

事业单位档案管理内容相当复杂,与事业单位很多重要工作内容都存在相关密切的关系。做好档案管理工作可以让事业单位相关部门查阅档案时,方便快速的查看到相关档案,并能在档案管理中找到需要的档案内容。但在当前档案管理过程中,档案管理人员对档案管理工作并不十分重视,特别是很多事业单位领导也存在着轻视档案管理现象。由于档案管理人员对档案管理缺乏正确的认识,只是将档案管理作为一种材料文件的整理与保管,难以对工作保持热情,导致事业单位档案管理工作呈现出明显的消极滞后性,档案管理人员也没有按照规定时间对档案进行整理,很容易致使档案不完整,给相关部门的查阅带来影响。

1.2 事业单位档案管理模式落后性

事业单位档案管理模式对档案管理质量具有重要影响,但在目前很多事业单位、尤其是基层事业单位档案管理模式明显较为落后,难以适应新时期档案管理的各种需求,无法满足当下对档案管理的质量要求。很多事业单位档案管理仍然以账目记录、书本记载为主,这种传统的档案管理模式档案管理效率较为低下,已经很难适应社会巨大的信息量快捷、有效性。再加上很多档案管理领导对档案管理的不重视,对档案管理模式也难以及时改进,无法及时更换档案管理所需的新设备,这些细节的存在都在一定程度上影响档案管理的质量提升。只有重视档案管理模式的更新和改进,才能做好档案管理工作。

1.3 档案管理人员素质参差不齐

随着科学技术的进步,信息化时代已然到来。档案管理工作已经不再是整理和保存档案文件、记录和管理档案文件等基础工作,那么对档案管理人员素质也提出新要求,担任档案管理工作的档案管理人员要具备专业的档案管理素质和职业素养。而在现实中,很多事业单位从事档案管理工作的档案管理人员都认为这项工作较为简单,将其交付给事业单位退休人员或者兼职人员进行管理,只需要按时完成档案管理工作即可,对工作质量并不十分在意。所以大多数事业单位档案管理人员对专业知识的研究等远远达不到信息化档案管理标准,缺乏专业档案管理知识和管理技能,无法胜任信息时代对档案管理提出的新要求,使得档案管理质量低下。特别是还存在着档案管理人员突然辞职,对工作极其不负责任等现象,给事业单位档案管理带来不良影响。

2 提高事业单位档案管理的有效对策探析

2.1 树立法制意识,转变档案管理观念

事业单位档案管理工作涉及到事业单位管理的诸多方面,重视档案管理工作,树立法治意识是做好档案管理工作的必要条件。首先,事业单位领导要认识到事业单位档案管理工作是事业单位管理工作的一项基础性工作,并对档案管理工作难过置以高度重视,将档案管理工作纳入日常事务性工作范围。只有事业单位领导从观念上重视档案管理工作,才能转变单位全体成员对档案管理工作的观念意识,从而做好事业单位档案管理。其次,作为一名合格的档案管理人员应该对《档案法》有个正确的认识和理解,并在日常档案管理工作重,时刻做到有法可依、有章可循。在《档案法》的约束下,规范事业单位档案管理各项工作,定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促,发现其中存在的不足并及时改进提高档案管理效率。最后,加强对档案管理人员的宣教,鼓励档案管理人员努力学习相关法律知识和专业知识,保证档案管理工作的安全、稳定开展,进一步推动人事档案管理制度化、规范化发展,切实保证档案的真实性和安全性,加强事业单位档案管理的规范化。

2.2 提升档案管理人员素质,强化档案管理能力

提升档案管理人员素质和档案管理能力是确保档案管理工作有序开展的前提条件,需要及时改变目前档案管理人员经转岗而来的现象,明确档案管理人员的职责,缩小档案管理水平还是其他管理素质都与档案管理工作的差距。第一,加强档案管理人员对自己工作的认知程度,只有档案管理人员对自己工作有一个准确的认知和定位,并将档案管理的各项工作做到细致化管理,真正的融入到档案管理工作中。第二,对档案管理工作的工作能力进行培训,促使事业单位档案管理人员具备基本的档案管理理论知识和政治素养,在掌握档案管理的基本理论和方法上,逐渐的提升档案管理能力,使档案管理工作变得更加系统化、科学化。第三,为了真正的提升档案管理质量和效率,事业单位可根据本单位的实际情况,聘请一些业务能力较强的档案管理人员,对其进行专业技能的培训,使其与本事业单位档案管理工作相契合,提高其业务水平,并努力做好档案管理的各项工作。

2.3 改进档案管理模式,推动档案管理信息化

信息技术的广泛应用为档案管理提供新途径,由于传统的档案管理模式已经不再适应信息化时代,需要改进档案管理模式,通过信息化办公手段的应用,推动档案管理信息化建建设。计算机作为社会信息化的重要工具,合理运用信息技术,促使其成为新型档案管理模式的重要角色。在事业单位内部建立起良好的信息化处理系统,合理运用各项记录软件帮助档案管理人员将档案数据快捷、有序的录入电脑系统中,这种新型档案管理模式不仅能极大的方便单位查阅人事档案材料,还能提高人事档案管理工作效率。另外,利用现代化设备和数字化技术,对档案信息进行动态管理和维护,重视网络安全,加强防范计算机病毒侵入对档案信息的损害,避免档案信息被不法分子盗取。

2.4 全面开发档案信息资源,提高档案管理质量

开发档案信息资源就是根据传统档案管理理念,对档案管理理念、方案进行优化,最关键在于端正事业单位档案管理工作理念,重视事业单位档案管理工作,全面开发档案信息资源,确保在档案管理工作的基础上发挥档案信息资源的重要作用。首先,在优化档案管理过程中,从事业单位的现状出发,了解事业单位基本发展情况与社会组织关系,根据事业单位具体情况,为事业单位管理层提供必要的参考依据。只有不断的优化事业单位档案管理模式和手段,才能提高档案管理质量,从而促进事业单位档案管理朝向标准化、规范化发展,对提高事业单位行政效率、提升事业单位整体形象具有重要意义。

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