金洪亮

(中国石油化工股份有限公司东北油气分公司,吉林 长春130062)

在企业单位中,综合办公室往往具有重要的协调作用,作为公司综合办事的主要组织,是与外界交流互动的主要枢纽。在相关单位中,综合办公室具有重要的作用,是联系内部组织的与外部组织的纽带,具有协调、沟通、接待外宾、解决日常事务的作用,承担着各方面的工作。综合办公室如何有效的发挥其职能及高效的实施单位运营管理是综合办公室部门面临的主要难题,下文主要就其职能特点、工作体会进行分析。

1 综合办公室的具体职能及其特点

1.1 职责的辅助性

综合办公室是单位的综合性工作部门,具有全方位的统筹作用,主要负责单位的协调、组织、服务、接待等事务。综合办公室重在其“综合性”,不同于其他部门的单一性,综合性部门在工作上主要起协调作用,辅助组织、领导完成相关事务,因此具有辅助性。综合办公室办公人员需具备秘书的基本工作常识,秘书学的相关理论中明确,在相关决策中,秘书机构担任着重要的决策辅助作用,综合办公室工作人员也具有秘书工作的特点,具有参谋、决策的辅助作用,协助其他组织部门有效开展工作。

1.2 职责的综合性

综合办公室工作具有全面性,首先其负责的单位运营工作较多,如负责资料的收集、信息的提供等,其次是工作职责较多,负责政务性的工作如文件传达、行政事务等,又负责业务性的工作如档案管理、文案策划等。所以综合办公室的工作内容非常繁杂,涉及机关工作的多方面事务,既要做好内部组织间的沟通,又要协调好外部组织间的联系,因此综合办公室工作人员的工作性质较为复杂。

1.3 机构的从属性

综合办公室具有从属性,在机构组成中主要从属于上级组织,为相关的机构提供服务,建立在独立的上下领导体系中。但是其从属的组织机构间存在隶属关系,增加了其工作的范围,需要突出的领导能力。在执行任务中,上级发出指示后,下属必须根据相关的规定完成任务,因此这就决定了综合办公室部门必须从属于相关组织部门,执行相关的任务、完成上级交代的相关事务。

1.4 组织之间的枢纽

综合办公室的一个重要特点就是枢纽作用,是连接上下级、内外组织的重要纽带,上至党委、领导部门,下至群众等,服务的对象较广泛,工作内容较复杂,在组织中发挥着巨大的作用。因此综合办公室具有行政部门的职能特点,能够全方位的提供便捷的服务,在一个单位中扮演着重要的角色。

2 综合办公室的工作体会

2.1 完善自身制度,合理规划工作事务

科学合理的制度能够有效提高办公室的工作效率和工作质量,有效的制度是规范办公室行为的主要依据与准则,是实施高效工作的基本前提,综合办公室作为各部门工作间的枢纽,如果缺少完善的制度、程序,则使得办公室工作不能顺利实施。只有建立完善的制度、规范的章程才能使得综合办公室工作有效开展,进而更好的服务于其他组织部门。因此,必须完善综合办公室的工作制度,制定合理的行为准则,进而才能为办公室执行工作任务提供保障,与此同时还要合理规划工作事务,要将工作事务具体到每个员工,职责分明,并且鼓励员工之间交流互动、总结经验等,以便更好的开展办公室工作,使办公室工作更具常态化与科学化。

2.2 发挥优良作风、践行工作理念

综合办公室作为重要的职能部门,工作较复杂,要求办公室人员要纵览全局、统筹兼顾,站在长远的角度权衡各项工作。首先办公室工作人员要理清思路,面对不同的事项要分主次进行,要善于抓重点,分层次、合理安排才能使办公室工作顺利进展、有条不紊。此外,作为工作人员,要不断思考、反思,工作中要善于沟通、勤于总结经验、善于发现规律,不能就事论事、擅作主张。其次,作为综合办公室工作人员,要具备强烈的责任感,在工作中要积极进取、在面对繁杂的工作任务时要保持冷静、客观分析应对策略,切实做好自己的本职工作,将工作任务落实。每完成工作事务时要及时的向上级汇报,要将工作中的问题如实的反映,要诚实、不能弄虚作假,并且在工作中要保持积极的心态,员工之间团结互助,不懂的问题要及时的请教,不能主观臆断解决问题。同时要注意工作的态度问题,在单位中,对待上级与下级要持一样的态度,同事之间要公平、平等对待。

2.3 加强自身职业素养

要做好综合办公室的工作事务需不断地从自身做起、加强自身的职业素养。首先,要善于学习,树立远大目标,每天都进行学习,强化自身的专业素养,丰富自己的学识,提高自己的业务能力,在学习中掌握理论知识,在实践中应用理论作指导,不断地提高自己的工作水平。其次,要善于帮助同事,综合办公室的工作就像一张网,需要每个人团结互助才能开展工作,在工作中要善于沟通、思考,当与同事出现分歧时,要多反思,从自身分析问题原因。最后,要以身作则,尤其是作为领导,要以身作则,以自己良好的作风、职业素养为职工树立学习的模范。此外,作为职员,要以单位的利益为主,牢记自己的使命,服务各级领导、部门,在工作中要严于律己、乐于奉献。

2.4 加强各组织的合作关系

综合办公室管理中要充分发挥其优势,切实做好各部门之间的联络。综合办公室应该主动进行联络外部组织,一是与上级机关的联络,要明确上级主管的要求、工作目标、工作内容,将其具体落实;二是横向协调,即综合办公室与其他组织单位的沟通与交流,从而多方位的加强组织之间的联系合作关系。除此之外,还要加强内部的合作关系,内部各部门相对来说较为独立,需要综合办公室加强内部合作的建设。

3 综合办公室的新职能

3.1 为领导提供适当的建议和意见

新时期,综合办公室有了新的职责和职能,综合办公室作为领导的决策辅助机构,首先应该提前做好调查分析工作,为领导提供决策的同时,参考各项背景资料、理清工作脉络,为领导提供适当的建议和意见,积极发表自己的观点。因此综合办公室工作要转变工作思想,既为机关组织提供辅助性的决策又能为相关事务提供适当的建议和意见。

3.2 集结各机关领导的建议和意见

综合办公室是外来组织、机关领导、群众等最经常驻留的场所,是机关外各界人士最先接触到的部门,此外,综合办公室本身就具有综合的服务性特点,因此是最容易汇聚各种意见与建议的部门,最能反映出群众、外来组织的需求。因此,综合办公室的一项重要职能就是汇集并整理这些意见与建议,将其传达上级部门,或者反馈到其他各部门,可以有效地发现工作中的不足,进而可以调整工作方式方法、完善机关的工作内容、提高整体工作质量。

4 结束语

综上所述,综合办公室的工作任务繁杂,工作内容广泛,综合办公室工作人员不仅要做好内部管理的工作,还要处理好外部的联络、协调工作。综合办公室在加强组织之间的沟通交流的同时,也要提升员工自身的职业素养,尤其是部门领导要以身作则,树立良好的工作风貌,同时要完善相关的制度,合理规范工作事务。在新时期对于综合办公室的职能也有了新的要求,最终希望综合办公室不断地完善自身的职能。

[1]王枫.高校院级综合办公室新职能初探[J].百家论坛,2010,(4).

[2]韩胜利.高校院级综合办公室新职能初探[J].中国科教创新导刊,2009,(6).

[3]赵晓丹.高校行政管理现状解析及改革措施探求[J].世纪桥,2008,(3).