史晓华

【摘 要】“5S管理”是源于日本的一种优秀的管理理念和管理方法，通过“整理”、“整顿”、“清扫”、“清洁”、“素养”五个方面来改善生产工作环境、提高工作效率、保障产品质量、营造企业氛围、创造企业文化。将5S管理理念引入到高职院校的教务系统管理中，目的在与改善教务管理工作者的工作环境，提高工作效率，更有效地为广大教师和学生服务。

【关键词】5S管理；高职院校；教务系统管理

一、5S管理的定义

5S管理是起源于日本的一种企业独特的管理办法。5S管理是指对生产现场的各生产要素（主要是物的要素）所处的状态不断进行整理（seiri）、整顿（seiton）、清扫（seiso），使之保持清洁（seiketsu），并最终提升人的素养（sitsuke），因为这五个活动都以S起音，所以简称5S。

二、高职院校教务系统管理现状以及存在的问题

1.学生数与教务工作人员比例失调。（1）近几年，我系的中德双元制教学得到了社会的认可，报考我系机电专业的学生猛增，每年我系的新生人数占学院总招生人数的五分之一以上；（2）自2015年起学院开始实施2.5+0.5的人才培养方式之后，每年的秋学期，我系的在校生维持在1400人左右，占全校总人数的四分之一。而我系的教务管理人员为2名。教务管理人员工作量大，压力重，头绪多。经常会出现办公环境脏乱差，找不到文件，严重影响到了工作效率。

2.教务管理人员的责任不明确。在教学管理工作中，涉及到教师、学生双方面的工作内容，教务管理人员需要从横向和纵向进行协调和沟通。但因为工作量大，往往分工不明确，导致有些工作的后续没有跟进。

三、引入5S管理的必要性

基于以上问题，如果能够将5S管理理念引入到教务系统管理中，将工作内容细化、条理化、责任化，让每一位工作人员都明确自己的职责所在，将每件事情都完成地井井有条，才能够更好地为师生服务。

5S管理活动是一种品性提高，道德提升的“人性教育”，其最终目的在于修身，在于提高人的素质，日本企业家们普遍认为5S是企业管理的基石，是培养优秀员工，提高员工个人品德的根本途径。

在工作中由于学生量大，系部教师多，教务管理人员的压力很大，头绪多。来自各方面的资料、通知、文件往往堆积如山。这些东西随意摆放就会造成凌乱、找不到甚至丢失的现象，会极大影响工作效率。因此首先要应用5S管理中的第一个S——整理，留下需要的，舍去没用的；再应用第二个S——整顿，将文件和资料进行分类整理，明确数量，进行有效的标志。如：将文件分成学生类和教师类两大类，在学生类下设学生学籍管理（免修类、休学类、退学类、复学类等），在教师类下设日常教学管理（人才培养方案管理、课程标准管理、教材管理、调课管理、场室申请管理、公开课管理等）、教科研管理（重点课程项目管理、论文管理、课题管理、发明专利管理等），对每一类的内容进行编号和标志，清晰明了。

对教务管理人员的工作环境进行持续有效的清扫，即第三个S，时刻保持工作场所的卫生和整洁，对看得见和看不见的地方都要进行彻底清扫，让每一个来到教务管理工作人员办公室的学生和老师都能够感受到一种愉悦的心情。

第四个S——清洁。如果5S只是一时性起，那么就很难达到事半功倍的效果。因此要不断重复保持整洁和干净，形成一种制度，形成一种习惯来巩固整理、整顿、清扫的成果。教学管理人员和其他办公人员在同一个办公室，因此需要大家一起齐心协力才能将整个工作环境变得更加干净、亮丽、舒适。除了教务管理人员自身的努力之外，还需要系部形成一个更有效的管理措施来提高每一位老师的管理理念。

通过管理制度进一步明确教务管理人员的责任分工。通过制度说明和流程介绍明确每位教务管理人员的工作内容，并将此工作内容进行细化，让每一位老师都明确资料上交的地点和管理人员，做到工作规范，有资料可查，有内容可查，有责任可查。对于至上而下的每件事情都能够有一个责任人，有后续的跟踪和总结，不管是对学生还是对老师，都是一种强有力的责任心的体现。

责任明确到位，整理整顿清扫清洁的4S也能够持久保持，最后的第5个S——素养，是让所有的老师都能够养成“依照规则，认真对待每一件小事”的工作作风，能够培养所有工作人员积极工作主动负责、爱岗敬业的品质。

四、总结

推行5S管理是一个长期又艰难的过程。不能因为教务管理中各类资料的纷繁复杂而三天打鱼两天晒网，更不能因为看到别人不进行5S活动而随波逐流。5S活动的核心是提高人员的素养，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，它始于素养也终于素养，没有人员素质的提高，各项教务管理活动就不能顺利开展，即使开展了也无法顺利进行下去。

推行5S管理，不能流于表面和形式。教务管理人员的5S管理，必须要从学生的学习和教师的教务工作为着眼点入手，有利于教师的教学和科研的开展，要以实用和方便为主。

推行5S管理，要从领导层面开始进行。前期进行宣传和引导，不但是教务管理工作人员，还可以让广大的师生从心理上接受这种理念并愿意从行动上进行实施。根据自身的实际情况分解步骤，不断创新，循序渐进。

【参考文献】

[1]王玉鹏.高职院校引入5S管理理念初探[J].高等职业教育天津职业大学学报，2009.4（2）

[2]张夏晨.基于5S的高职院校系部教务工作规范化管理初探[J].教育管理，2012.5

[3]王琼.高职院校人才培养引入5S管理初探[J].阜阳师范学院学报（社会科学版），2008（6）

[4]李平辉.把5S管理模式引入学生管理中[J].广西轻工业，2013（12）