王旭颖

吉林省双辽市疾病预防控制中心

浅析文件向档案转化的条件和标志

王旭颖

吉林省双辽市疾病预防控制中心

文件的出现主要是对整件事情的发展始末进行记载的一个过程，其中包含了时间、地点、人物等重要的信息。在文件的分类中，主要有很多种类型，有些是声音文件，有些是图片文件，有些是视频文件等，但是随着文件数量的越来越多，文件的数量也会变得越来越多，这就为文件的整理带来了一定的困难。而随着新时期的到来，科学技术水平的不断提高让文件管理拥有了一种新的方式，那就是朝着档案的方向转化，这对于今后的进一步学习与研究具有十分重要的帮助，能够体现出一定的文化价值。因此本文就将重点从文件向档案进行转化的条件以及标志入手，希望对今后的研究工作带来一定的帮助。

文件；发展；归档

在当前时代不断发展以及变迁的过程中，我国的档案工作呈现出新的发展变化，在对档案进行变革的过程中，已经不能满足现代社会的发展需要了，当前面临的一些重大机遇与挑战需要我们进一步的去解决，去探索，将传统文件加以进一步的变革，本文重点对文件向档案进行转化所需要的条件入手，分析其主要的转化标志，摸索文件在运动过程中的发展规律，希望能够对今后的工作有所帮助，更好的实现文件向档案转化的发展。希望通过本文的论述能够实现整体水平的进一步提升。

一、文件转化为档案的条件

在将文件向档案进行转化的过程中，应该认识到二者之间是存在一定差异性的，但是也存在的一定相同之处，其共同的特点在于都是对事件进行记载的一个过程。但是二者的不同之处在于文件是先于档案出现的，二者的发展阶段是不同的，但是文件最终的归宿是档案，如何在满足条件的前提下，将文件向档案转化，是下文要探讨的内容。

首先，文件只有在完成使用以后才能转化为档案，所以其他时间段的转化都不能称之为档案，在完成办理之后才能进行归档。其次，文件转化为档案必须是要有一定应用价值的，所以并不是所有的文件都能转化为档案的，一般情况下，在实践以及科研过程中产生的文件都能转化为文件。第三，在我国当前经济建设的过程中，文件的数量呈现出不断增多的趋势，在这其中的很多文件都有可能是相同的，但是这其中也是有规律可以遵循的，只要是能够在一定规律基础上集中起来的文件，都能够成为档案。因此，只有在上述的条件基础上才能实现对文件的转化，其主要的标志也就是归档。

二、传统文件归档的变革

在当前的社会发展过程中，信息化的时代已经来临，所以进一步促进了档案事业的发展，在计算机的帮助下，档案逐渐形成了智能化与自动化的发展趋势，这是对传统文件归档的一种十分明显的变革。其主要的变革特点如下。

首先是办公自动化的发展，这一变革对归档产生的影响是文件被分为了两种主要的类型，一种是电子文件，另一种是纸质文件。不同的文件类型在归档载体上也是具有一定差异的。尤其是在当前网络技术不断发展的前提下，电子文件主要有两种归档形式，一种是网络归档，一种是介质归档。其次，文件档案的一体化实现可以看作是文件的最终归宿，这也是实现档案管理的前提条件。以此为管理模式，档案系统的应用可以同时发展文件工作以及档案工作，并且具有保存价值的文件能够归档，将其进行一定的标记以后，采用网络归档的方式，保证其始终处在有效的监控管理之下。在这一系统中，如果文件还没有处理完成，但是却进行了归档，那么就会造成文件与档案之间的区分不明确。第三，文件在形成或者收到以后便产生了网络归档，这就造成介质归档的价值无法得到体现。受到一定条件的限制，有些档案馆只能对部分文件进行保管，纸质文件并不进行归档，而是在各个部门中分别进行保管，所以只有胶质文件以及证据文件才能在档案馆中进行集中保管。通过上述的分析可以得知，我国传统文件在时代发展的过程中已经逐渐朝着档案的方向进行转化，所以集中保存以及完成办理已经不能称得上是文件转化的必要条件了，只有对文件的价值进行鉴定才能称得上是转化的主要标志。

三、文件价值运动规律是文件向档案转化的内在动力

文件具有现实和历史功用的记录材料，文件生命周期向我们描述了文件运动的客观规律，目前从文件划分运动阶段分析，档案概念大体可分为四种类型：第一种，以美国等为代表档案界认为档案是经鉴定值得永久保存的文件。第二种，以法国为代表的国家认为档案涵盖了整个文件生命周期全过程。第三种，是国际档案理事会主持编写的《多语种档案术语词典》中的档案定义。这里的定义与美国定义较为类似，但它们并不强调档案必须具有永久价值，而仅仅指出它是由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值而保存经过挑选或未经挑选的非现行文件。第四种，以我国和苏联为代表的档案定义，即认为办理完结归档保存的文件才能被称为档案。由于各国国情不同，但无论何种定义都承认档案是由文件“转化”而来的，转化就是运动，任何事物的运动都是其内部矛盾运动的结果，文件运动也是由其内部矛盾运动决定并推动的。而文件内部矛盾运动是通过文件价值表现出来的。

四、对“以`归档'作为文件向档案转化的标志”的反思

归档是“文书业务部门将工作活动中处理完毕，仍有保存价值的文件材料，按规定制度整理组卷后，定期向档案室移交集中的过程，是文书处理工作的最后环节，是正常情况下文件转化为档案的交汇点和条件。”归档的对象是有保存价值的文件材料,可见确定文件材料是否具有保存价值，是对其进行归档的前提。事实上，文件一旦被确定为有保存价值时，转化行为就已经发生了，人们就要对这些被认定为已属档案范畴的文件材料进行集中和归档。文件本体总要经历一个从“形成”到“现行”再到“暂存”最后进入“历史”阶段的运动周期，这一客观规律是不以人的主观意志为转移的，不管文件是否被归档，文件价值一旦转化为档案价值时，它自身就已实现向档案的转化了。

五、结论

虽然档案与文件有一定的区别，但从本质上说，档案是文件生命有机体的延生，档案是处于一定历史阶段的文件，在这个历史阶段中，文件被打上了人类的烙印，因而具有不同于以前历史阶段的特征。电子计算机技术与网络技术的应用是文件的形态与传递方式的改变，当然这些改变会使文件与档案管理方式与具体做法进一步发生相应的变化，但不会改变文件与档案的原有关系。

[1]王茂跃.大档案概念的若干观点简评[J].北京档案,2015(1).