付 萍

国网四川省电力公司映秀湾水力发电总厂 611830

浅谈电力企业文秘工作与档案管理的有效结合

付 萍

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对于现代电力企业的文秘工作者而言，需要对自身的政治立场进行明确，掌握档案管理、公文写作等必备技能，才能更好的应对办公室文秘工作。由此可见档案管理工作和文秘工作具有较大的交叉性，因此从事两方面工作的人员需要进行一定的沟通协调，二者之间的重要联系便是公文。文秘工作产生公文，档案管理工作将其作为依据。新时代下，文秘及档案管理工作面临更多挑战，如何将二者进行有效结合已经成为人们研究的重点问题。

电力企业；文秘工作；档案管理；结合

电力企业的文秘工作比较琐碎复杂，涉及内容较多，文秘工作人员需要做好文件整理、通信等各项工作。文秘工作中的重要成果便是文书与公文，档案管理工作需要对文书与公文进行管理，因此若想使文秘工作和档案管理工作进行有效结合，需要将文书公文当作突破口。规范的文书归档和统一的公文格式均可以为文档一体化建设工作提供一定支持，同时可以对文秘及档案管理的有效结合进行促进，下面对其进行细致分析。

一、结合的作用

电力企业将文秘工作和档案管理进行结合，一方面可以对公文质量及档案管理工作水平进行提升，减少失误的出现，另一方面可以对文秘工作人员的工作效率及专业水平进行提升。电力企业的文秘工作具有高效性、综合性、从属性以及被动性等特点，为了更好的完成文秘工作，电力企业文秘人员需要对办公效率进行提升，掌握和学习更多新技能，对自身的服务意识进行强化，改进工作方法等，而二者的有效结合可以对文秘人员专业水平及综合素质进行提升。文秘和档案管理工作的结合使两方面工作人员有所交叉，通过档案的分析搜集、整理以及核查等方面的锻炼，文秘人员素质提升，办公效率提高，促进电力企业发展。

二、文秘工作和档案管理的有效结合方法

（一）对新信息进行接收，共享档案资源

办公室工作涉及到的内容较多，对于电力企业的运营管理工作起到至关重要的作用。在电力企业中，办公室可以对信息进行上传下达，文秘工作更是信息传输的重要纽带。针对以上情况，电力企业的文秘工作需要高效开展，一方面可以为管理层的决策提供更多依据，另一方面可以为档案管理工作提供更多对象。由此可见，新信息的接收及档案资源的共享具有极其重要的作用，可以使文秘工作和档案管理工作进行有效结合。文秘工作人员需要对自身工作进行总结分析，一旦遇到问题不可自己进行主观臆测，将相关问题向上级档案管理部门进行汇报，对文档归档价值等方面做出更加准确的判断，最终为电力企业决策等各方面工作的开展提供更多依据。此外，档案管理人员需要对自身的责任进行明确，提高自身的职业道德素养，在接收新信息的同时，可以对自己的眼界进行提升，锻炼自身鉴别能力，通过媒体网络等平台将己方编纂的档案史料进行宣传及推荐。例如，我国某省电力企业将本企业专题概要、大事记、会议简介一类的内容挂在企业官方网站上，以供更多人对其进行资源共享，这种做法也使文秘工作和档案管理有效的结合在一起。

（二）做好文书归档及格式规范工作，促进二者结合

为了使文秘工作和档案管理工作进行有效的结合，文秘人们需要对文书归档及格式规范工作产生足够重视，遵循国家行政部门制定的规则进行相应的调整工作，为文书及公文的规范性提供更多保障。电力企业进行一般文件的编制工作时，需要严格遵循电力企业自身制定的规则进行，做好表格字体、排版以及装订等方面的规范工作，这样电力企业日常运营及管理工作才可以更加有序开展。对文秘和管理工作进行结合时，版记可以被认为是衔接和结合的标志，对电力企业文档一体化建设工作具有较大的积极影响，基于此，文秘人员需要对这方面工作投入更多的关注和精力，进行编制工作时，将准确打印时间等信息标注在指定位置，以便电力企业其他部门工作人员对其进行查阅和使用，促进两方面工作的有效结合。

（三）促进电力企业的网络化信息化建设

在电力企业中，若想使文秘工作和档案管理工作进行有效的结合，人们可以将网络信息技术更多的应用在各方面工作中。当然，我国部分电力企业的网络信息化建设工作刚刚开始，信息化程度较低，为了促进电力企业的发展，使电力企业文秘工作和档案管理工作进行更好的结合，为人们提供更加优质的服务，电力企业自身需要进行局域网络的建设工作，将文秘及档案管理纳入整个网络体系中，在这种有利的条件下，办公室文秘人员和档案管理人员工作的开展变得更加方便，为双方之间的协作和信息的共享提供有利条件，进而促进二者工作结合。电力企业的文书档案中，存在部分较为珍贵的材料，和电力企业的运营管理工作息息相关，基于此，办公室文秘人员及档案管理人员需要进行更好的合作和协调，为电力企业重要信息的安全提供更多保障。双方需要对网络信息安全的重要性产生足够认识，加强网络安全建设工作，将更多数据备份、验证、加密技术等应用到电力企业文秘及档案管理工作中，促进二者的结合的同时，避免对电力企业自身发展造成负面影响。此外，文档的一体化建设同样可以促进文秘工作和档案管理工作的结合，通过这一方法，电力企业可以将更多现代化、自动化的办公工具引进，为二者融合创造更加有利的环境条件。电力企业还需要对档案信息管理系统以及软件程序方面进行完善，为公文文件的归档立卷等工作提供便利，在数据库中录入以上档案信息也可以使电力企业其他部门工作的开展更加高效，在最短时间内便可以查询到所需的数据，促进电力企业整体运营管理工作的开展。

三、结束语

综上所述，电力企业文秘工作与档案管理存在较大的关联，文秘人员通过归档对工作情况进行分析总结，同时，可以为档案管理工作提供更多依据。上文已经对文秘工作和档案管理工作的有效结合方法进行了分析，希望我国电力企业可以借鉴文中方法对自身工作进行调整，促进文秘及档案管理工作的结合，使电力企业运营及管理工作可以更加有序的开展，为人们提供更加高效、优质的服务。

[1]高亚杰.关于做好文秘档案管理工作思路的探讨[J].神州(下旬刊),2015(12):216-216.

[2]于莉.浅谈档案管理与文秘工作的紧密衔接[J].卷宗,2014(9):35-35.

[3]龚亚南.如何做好电力企业办公室文秘工作[J].企业改革与管理,2015(16):207-207.