孙笑一

黑龙江省残疾人康复中心 黑龙江哈尔滨 150036

事业单位文书档案电子化应用分析

孙笑一

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事业单位文书档案主要是对事业单位从事各类社会活动的记录，档案信息多为各项有保存价值的文书，这类文件多是在各种活动中因实际需要利用文字、图表待方式记录下来的完整体式和处理程序的信息材料，因此对这些文书档案进行强化管理具有必要性。特别是在当前计算机技术广泛在档案工作中应用的新形势下，事业单位文书档案需要加电子化应用的步伐，这不仅有利于档案利用水平的提升，而且有利于保证档案信息的完整性，对档案管理的准确性和统一性的实现具有积极的意义，能够更好的促进档案电子化管理目标的实现。

事业单位；文书档案；电子化；优势；措施

随着计算技术在档案工作中的广泛应用，以计算机技术为核心来对各类信息进行准确、迅速的处理，这对提高文书档案管理水平及满足事业单位各项工作的需求具有极为重要的意义。因此需要加强事业单位文书档案电子化应用，为文书档案电子化的实现提供良好的平台，从而更好的提高事业单位文书档案的管理水平。

一、文书档案电子化的优势

（一)有利于提高检索和办公效率

文书档案电子化后，主要是利用光盘及磁盘来作为档案的存储载体，而且通过利用计算机来对信息进行处理，有效的提高了文书档案管理的水平，有效的规避了传统档案管理工作中存在的弊端。在对电子档案管理工作中，在对文件进行收集、统计和查阅过程中工作效率有了明显的提高，相较于传统管理方式，电子档案为检索工作提供了更多的便利，有效的提高了检索的效率。

（二)信息易于保管

与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。

（三)电子传输，实现资源的共享

文书档案电子化实现后，档案资料可以利用计算机和网络来进行传输，各单位及各部门之间信息实现及时交流和有效共享，有效的实现了档案信息资源的有效利用。而且电子传输在瞬间即可完成大容量信息的人均产值，不仅与现代社会的发展需求相适应，而且具有较高的经济效益。特别是网络化的应用，有效的扩展了文件档案信息的传递范围，人们不仅利用网络来对信息进行传输，而且文书档案资料也存放在相应的资料库内，可以实现网上检索和资源共享，为档案信息的利用提供了更加便利的条件，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息，电子传输，资源共享，提高了部门之间的了解，增强了业务联系。

（四)提高了文书档案传输的安全性

传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。

二、加强文书档案电子化应用的具体措施

（一)增强档案管理意识，制定文书档案电子化管理制度

文书档案电子化工作的开展，首先需要得到领导的大力支持，才能够为整个工作的顺利开展奠定坚实的基础。所以应该将文书档案电子化应用纳入单位的日常管理日程，并且制定完善的管理体系，对于电子化的应用制定详细的规章管理制度，从而确保整个流程能够顺畅运行，为工作人员提供有利的依据。管理制度的制定要基于事业单位文书档案管理工作的实际状况，有利于电子化应用的高效开展，确保每个环节的规范性和标准性，便于整个流程的科学性和合理性。

（二)加强档案保管稳定性，确保档案信息安全

电子化的文书档案具有一定的特殊性，部分档案具有公开性，部分档案具有保密性，就要求电子软件查看特定档案附有权限，只能给相关人员查看。针对保密文件，为确保其安全性，还需对其作加密处理，并限定加密的时间，保密期后相关人员才可对其进行解密查看。为保证文书档案电子化的安全性，要妥善保管光盘、移动硬盘等保存档案的载体，同时在数据备份方面，主要采取两种方式：一是通过服务器存储及本机备份。两台服务器运用RAID5磁盘阵列技术，储存全部档案数据及数字化影像。PC机每天进行本机数据备份，每半月所有PC机数据库进行数据同步，保持各数据库数据一致，防止由硬盘损坏无法恢复导致数据丢失现象的发生。二是通过实物介质存储备份。将全部档案数据及数字化影像刻录成DVD光盘一式两份保存到防磁柜中，另将全部档案数据及数字化影像储存在移动硬盘中。

（三)加强硬件及软件建设，提高档案人员业务素质

事业单位文书档案电子化应用工作的开展，需要完善的硬件配置，所以需要配置先进的电子设备，能够保证文书档案中的信息资源从收集、整理、传输、存储、共享等一系列工作的顺畅运行。所以各种设备一定要配置齐全，并且在性能上要满足文书档案管理的特点。在配置齐全的硬件设备后，就需要注重软件的培养，所以档案管理人员的综合素质非常重要。电子化工作的开展，对工作人员提出了巨大的挑战，其不仅要具有扎实的文书档案管理专业知识，还要对电子化工作流程能够熟练操作。所以应该加强对档案管理人员的培训，定期开展各种形式和内容的培养，培养一支优秀的文书档案管理人员队伍，为促进文书档案电子化建设创造有利的条件。

三、结束语

文书档案管理是事业单位管理工作的重要内容之一，而在现代信息社会的背景下，文书档案电子化已经成为档案管理工作主要的发展趋势。档案管理电子化能够有效的提升工作效率，促进档案信息资源的开发和利用，具有众多的优势，所以应该全面提升文书档案电子化应用的进程，创新文书档案管理理念和管理模式，更好的为事业单位的健康稳定发展创造有利的条件。

[1]卢艳.浅析事业单位文书档案管理效率的提高[J].中国科技投资,2013-08-30.

[2]栾春生.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].中国培训,2015-12-15.