关于人事档案管理的几点思考与探索

2016-11-27罗秀丽

决策与信息 2016年35期

关键词：档案管理人员材料

罗秀丽张穆

哈尔滨市双城区农村公路管理站

关于人事档案管理的几点思考与探索

罗秀丽张穆

哈尔滨市双城区农村公路管理站

随着我国政治经济体制改革的日益发展，学校人事档案工作也在日益变化，同时也对人事档案工作提出了愈来愈多的要求，档案工作怎样紧跟时代的发展，推动人事档案管理工作的进步，是当前相关人员值得思考的一个话题。对此，本文主要从人事档案管理中存在的问题、人事档案管理措施的建议几方面进行分析，并提出相关见解，旨在推动人事档案管理工作水平的提高，为我国的经济建设做出贡献。

人事档案；档案管理；分析

人事档案作为人事管理活动中重要的组成部分，对个人经历以及品德的集中表现进行的记录，以个人作为单位组织起来的，作为文件材料进行考察。随着我国经济体制的日益完善下，学校人事档案发生了诸多的改变。对此，本文主要从以下几方面进行分析，笔者依据多年经验提出相关见解，旨在和同行互相交流。

一、人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案是以人为单位整理而成的专卷。每一份人事档案都应具有各自的特点。但现有的人事档案在内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。1、档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。2、档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。3、材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。4、档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。5、档案材料里所有内容的填写都应该用碳素墨水钢笔填写，很多人用圆球笔或是纯蓝墨水钢笔填写，这样将会缩短档案的保存时间。6、在表格填写时，很多人将内容填写在表框以外的地方，这样在剪切纸张时也会给整理人员带来不便，应另附一张纸补充内容。7、一些工作调动人员的人事档案内容不齐全。8、人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用。9、人事档案管理落后，管理水平低。

（二）人事档案在整理上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位不经过审核和培训随便招集一些人员参与人事档案整理工作，甚至对人事档案实施流水操作，比如专人分类，专人编号，专人裁切、补贴，专人装订入盒，这样人多手杂做出来的人事档案绝大部分是不合格、不专业的，在这些人事档案中经常发现分错类、编错号、顺序错误、内容被切掉、装订反了、材料漏装或是材料错装等各种问题。这样大部分靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

二、人事档案管理措施的建议

（1）科学的管理。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化。

（2）采取分类管理的形式，由于我国档案是通过相关部门依据管理权限而建立的，其他相关人员的档案大多数打破不同条例的约束，都是通过政府部门而进行统一的管理。

（3）人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

（4）应用现代化的管理方式。相关单位将以往的管理模式以及管理形式加以完善，慢慢使档案管理工作朝着科学化的方向发展。人事档案管理随着经济体制的改革而出现人员流动性大、资金不充裕、配套制度不完善等情况，就需要相关企业打破以往的管理模式，添加新型的设备，必要的时候建立完善的数据库，依据单位的条件情况将旧设备不断替代，花费诸多的时间将管理工作所存在的不足之处加以弥补，全面使用人事档案这一无形资产来推动我国经济水平的飞速发展。

（5）将人事档案管理人员的文化素养加以提升，作为相关管理人员要清楚，随着我国经济水平的不断发展下，人事档案作为一种宝贵的信息财富，是一个企业甚至是一个社会的资产，具有一定的重要性。与此同时，档案管理工作具有特殊性，它是苦与乐并存的工作。当前，社会上诸多人没有对档案引起必要的重视，还有一些单位忽略了档案工作的重要性。因此，在这种形势下，相关人员就需要提高自身的道德素养，有着娴熟的能力，遵守单位的制度，并对档案管理工作端正态度，确保人事档案工作的顺利进行。档案管理人员也应多渠道多途径地宣传档案知识，并在接待、提供利用档案信息时为领导在选拔、任用人时当好参谋，为人才流动架起桥梁，并在工作中不断充实自己，不断提高自己的政治、业务素质。各级领导也要关心、帮助他们解决生活、工作学习上的困难，为他们创造一个良好的工作氛围。人事档案的主要工作目的是为了利用，不管是对于建设还是就发展档案而言都需要围绕着这个核心内容。所以，人事档案管理水平的提升，主要的因素就是对档案材料的收集，而对于材料收集、检查等一系列工作的开展是否具有规范化对材料的整体水平带来直接的影响，对手续是否全面、表述是否明确等方面做好详细的检查，对出现不合格的要在第一时间退回，直到满足相关要求即可。