郭华锋

江西省鹰潭市月湖区人力资源和社会保障局 江西鹰潭 335000

信息化条件下机关事业单位档案管理问题分析

郭华锋

江西省鹰潭市月湖区人力资源和社会保障局 江西鹰潭 335000

为了满足现代社会的发展与需求，机关事业单位应该重视档案信息化建设工作，这是提高档案管理工作效率的必然选择。而在众多事业单位的档案信息化建设进程中，仍然存在很多无序现象，若不能对其进行及时的解决，其产生的负面影响是巨大的。本文首先论述目前机关事业单位档案管理工作中存在的问题，在此基础上提出相关的解决措施。

信息化；机关事业单位；档案管理；问题；分析

在21世纪中，信息化将会成为机关事业单位在档案管理工作发展的必然走势，信息化档案管理模式的应用使原始档案的完整性得到充分的保障，利用电子技术以使档案管理与存储的形式发生转型，提高档案利用的效率。但是目前机关事业单位档案管理工作中存在很多问题，本文对其进行深入的分析，并提出可行的解决对策是极为必要的。

一、列举信息条件下机关事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）档案信息资源开发之时缺乏合理性

据相关资料记载，目前我国已经建设4000多个信息化档案数据库，提高了管理工作的实效性，但是档案资料的内容少之又少，再者重复加工问题的衍生，使档案信息化资源质量长期处于低下的状态中；

（二）档案信息内容不完整且安全措施相对缺乏

机关事业单位所保管的档案资料一般与国家机密有关，不可轻易的公布于众。但是在目前事业单位档案管理信息化建设的进程中，资料的安全问题未被重视，外网浏览网页等行为的出现均可以降低档案信息资料的安全度；

（三）信息技术应用的频率始终处于较低的水平

在事业单位档案信息化建设的进程中，计算机检索技术是核心技术，检索技术的应用大大提升管理效率与准确度。但是很对事业单位的管理人员仍然采用的传统的手工检索方法，新型技术应用频率的低下，最终会干扰信息化在档案管理工作中的推广。

二、提升机关事业单位档案信息化管理工作效率的可行对策

（一）树立档案管理现代化发展观念

在信息化时代中，机关事业单位要想做好档案信息管理工作，那么就应该落实档案管理信息化建设这项工作任务，这可以视为高端信息技术得以应用的基础。档案管理员作为管理行为的发出者，只有在档案管理现代化发展观念树立的基础上，创新型想法、思路才会源源不断的涌现出来，此时推动了简易的手工管理模式向电子化、技术化、数字化转型的进程；这一观念确立之后，机关事业单位档案管理者不断的吸纳新的技术与方法，为档案管理信息化建设工作添砖增瓦，在这一观念的引导下，档案管理工作在信息化条件中逐步实现信息化、电子化的目标；

（二）落实电子文件管理工作，提高档案资料的安全性能

机关事业单位的档案管理信息化建设目标的落实为管理工作创造了极大的便捷性，从而达到了提升管理效率的目标。但是在信息化条件下，必须解决信息不安全这一典型的问题。机关事业单位档案管理人员只有重视档案信息的安全性，才会减少信息遗漏、丢失现象发生的概率。因此为达到上述目标，在信息条件下，档案管理员应该积极应用信息技术对档案资源进行电子版形式的保管，保证档案资料完整性的基础上，通过设置防火墙等途径去减少病毒对档案信息侵害现象的发生。总之，档案管理人员树立并强化安全意识，合理的应用现代化信息技术对档案文件文书进行加密处理，保证资料的完整度、真实性，这是信息化条件下机关事业单位档案管理工作效率提升的重要表现之一；

（三）做好各类档案信息化设备的添置工作

任何档案管理工作可以被视为一项系统化的工程，其档案资料的收集、保管以及利用环节都处于等同的地位，各个环节之间连接紧凑，不可被取代。因此在信息条件下，机关事业单位档案管理工作所许多的设施要配置齐全，性能达标，在相关设备的辅助下单位各个门类、不同载体档案资料合理、有秩序的被存放与保管，例如网络设施、计算机软硬件设备的采购与安装，提高了档案管理员日后对资料查找的工作效率，同时提高了对突发事件处理的速率。总之，投放更多的资金，加大对机关事业单位各类档案信息化设施添置的力度，有利于档案全文数据库与多媒体数据库建设工作的开展与运行，此时电子档案资料被机关事业单位档案管理部门顺利的接受与管理，不同类型的档案资料被分批的录入与管理；在相关设备的辅助下，档案全文信息通过电子技术被查询，那么在信息化条件下，机关事业单位档案资料被有效的管理与应用；

（四）建立健全事业单位数字化档案管理体系

档案资料被以数字化的模式被管理，是提高管理效率的关键手段，此时机关事业单位在高端科技的辅助下落实档案数据库建设的工作任务。建立健全数字化档案管理体系，使网页管理模式渗透在管理进程中，完善性的网站管理模式的启用，优化了原有档案管理进程；管理员并积极做好网络技术的应用与设施的维修、养护工作，这是对档案管理信息化建设号召的响应，此时档案信息资源被高效的使用，这是促使管理效率提升的关键性技术。

三、结束语

伴随着我国社会经济与科学技术的不断发展，机关事业单位的档案管理工作也应该践行改革与创新的征程，尽管目前我国机关事业单位的档案管理存在诸多问题尚未解决，但是只要档案管理人员不断的提高自身素质与技能水平，积极引进高端技术，抓住发展的机遇，结合传统档案管理的优势，在实践中不断的总结经验，拟定规范化的档案管理机制，最终达到档案管理信息化建设的目标，使机关事业单位档案管理工作实现可持续发展的终极目标。