张阿男 潘 钰 董臣敏

山东省潍坊市妇幼保健院 山东潍坊 261011

办公自动化环境下医院档案管理探讨

张阿男 潘 钰 董臣敏

山东省潍坊市妇幼保健院 山东潍坊 261011

随着经济社会的不断进步，互联网技术也得到了突飞猛进的发展，因其快捷、有效的优势，被广泛的应用于各个行业当中。医院作为一个重要的部门，做好当中的档案管理工作至关重要，加强自动化技术的应用对其具有重要的意义。然而，如今在我国医院的档案管理当中仍然存在着管理人员职业素养低下、缺乏完善的管理系统、缺乏统一管理以及安全性薄弱等问题，在本篇文章当中就对这些问题进行了探讨，并且有针对性的提出了自己的一些建议。

办公自动化环境；医院档案管理；存在问题与对策

医疗卫生是我国重要的民生工程，要想保障我国居民的医疗卫生质量，提高其档案管理的水平至关重要。其关乎着我国居民的医疗信息的安全以及医疗诊断工作的效率。近些年来，我国为了提高档案管理的工作效率，大力的引进自动化的方案管理方式，因其具有高度的时效性并且极其的快捷而备受关注。然而，对于自动化技术的使用方面，我国仍然存在着较大的问题。加强自动化技术的应用与改革势在必行。

一、办公自动化的意义与特点

（一）办公自动化的意义。办公自动化就是利用网络技术来处理办公室事务，以此来管理以及接收各种数据信息，实现办公室办公的高效性与准确性。总之，办公自动化将以往靠主要依靠人力来管理档案的工作方式改变了，使得医院的档案管理效率得到极大的提高。医院通过办公自动化技术的引用，能够减轻自身繁重的工作负担，对于医院的健康、高效的管理来说具有着重要得意义以及价值。

（二）办公自动化的特点。办公自动化主要具有如下特点：（1）实现资源的共享。办公自动化的技术本质就是对信息互联网的使用，规范了档案管理的行为，通过网络对各个医院科室的信息的统一管理，可以实现资源的互享，使得各个部门之间加强沟通，对于办公效率具有极大的提升作用，（2）迅速并且精准。通过网络系统来管理各类信息数据，避免了因人工操作而带来的误差，并且，通过网络来实现信息的管理工作，相对于人来说具有着更快的速度，而且，当各种信息被录入电脑网络当中之后，再查询时也会更加的方便，对于医院的办公来说具有着极大的高效性与准确性。（3）储存方式灵活。以往医院对文档的存储方式一般都为纸质的，存储的方式比较单一，而现在自动化技术的引入，可以对医院的文档进行图像、视频等方式的存储，不仅减轻了人工的操作强度，还节约了管理的空间，并且其还能够长期储存，而不至于像纸质载体一样腐烂。

二、在医院档案办公自动化管理中所存在的问题

（一）文档管理人员职业素养低下。如今，随着医院办公对自动化技术的应用，对医院的档案管理人员也提出了更加高标准的要求。需要其能够熟练地使用电脑，并且对相关的档案管理方面的电脑操作技术做到良好的掌握。然而，如今在医院的档案管理人员当中，大部分还不能够适应新形势的要求，难以改变传统的工作方式，对于计算机的使用还只是停留在简单的办公软件的使用上，难以满足医院对档案管理工作的需求。

（二）缺乏完善的档案管理系统。目前，在我国的各大医院内，对于档案管理的软件能够使用的非常少，并且其大部分所使用的软件还是几年甚至是十年之前的管理软件，对于网络信息技术高速更新换代的今天来说，无疑是显得有些落后的。

（三）缺乏统一管理。医院档案管理的自动化虽然能够带来特别大的便利，但是却不能够保留原始的数据，其所存储的都是最终完成的文档，而对于过程当中的细节以及步骤则不能够保存。存储的方式以及类别也不相同，在数据库的检索时会发生混乱，对于资料的搜索带来严重的影响。

（四）缺乏安全性。由于网络具有高度的开放性，所以医院在引用自动化技术的同时也会带来极大的安全风险。人们可以利用病毒来侵入医院的档案管理系统，盗窃病人的电子病历，这对于病人的隐私带来了极大的威胁。同时，传统的纸质档案管理的方式都需要通过笔写，可以通过字迹来辨别真假，然而利用网络之后，人们篡改病历等文档时就不易被发现。

三、加强医院办公自动化的建议

（一）提高档案管理人员职业素养。要想提高医院档案管理人员的职业素养，就需要加强对其的知识技能培训。医院应该定期举办培训课程，为管理人员提供理论培训与实践操作的机会。并且，还要制定考核制度，将每名档案管理人员的自动化掌握情况纳入到工作考核当中，激发其学习热情。

（二）完善更新档案管理系统。医院要加大对自身档案管理系统的资金投入，及时更新引进先进的方案管理系统，并且，要使档案管理系统符合医院自身的管理需要，提升档案管理系统的针对性。同时，在医院的内部，要建立网络信息平台，使得资源在各个部门之间互相分享。

（三）制定管理标准。实现医院自动化管理的高速有效的开展，统一管理的标准至关重要。医院应该严格按照国家的有关规定，并且结合自身的实际情况来制定档案的管理标准，并且要求医院的档案管理人员要严格按照管理校准来进行平时的工作。同时，还需要根据医院自身实际情况的变更来调整管理标准。

（四）加强网络监管。要想确保医院自动化档案管理系统的安全性，就需要加强对该系统的维护与管理。医院可以通过为自己的管理系统设置防火墙、权限，还可以对其进行加密等方式来提高自身网络管理系统的安全性。为了避免人为篡改文档的情况发生，可以设置访问的权限，并且对其进行加密设置，对于那些比较重要的文档则可以采用纸质的方式存储。

四、总结

自动化档案管理技术的应用，能够提高医院档案管理工作的效率，并且因其储存载体的特殊，能够保证其存储的时间，而且其使用的空间也不会受到限制。这对于我国医疗卫生事业的发展具有着极大的促进作用。但是对于自动化技术的应用情况目前来说还不容乐观。大部分的管理人员不能够适应新技术的使用需求，并且医院的管理系统也并不是特别的完善，网上信息的安全也得不到保障。这就需要医院对其进行相应的培训，加强网络安全的监管工作，完善管理系统来实现自动化系统的优化工作。

[1]郝峥嵘.于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].祖国,2016(13):267-267.

[2]梁惠志.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].办公室业务,2014(23):190-190.