韩正黎

烟台开发区档案馆 山东烟台 264000

信息化是提升烟台开发区档案工作的基石

韩正黎

烟台开发区档案馆 山东烟台 264000

烟台开发区档案信息化工作一直走在烟台县市区级前列，在全市第一购置四通打印机、第一使用档案管理系统对文书档案实行电子目录管理、第一开展档案数字化工作、第一在县市区级档案馆中申报省级优秀科技成果并获得二等奖，多项档案信息化工作的取得，得益于烟台开发区领导对档案工作的重视，业务上级的有利支持和开发区经济快速发展的坚强后盾。

烟台开发区；档案信息化管理

烟台开发区档案馆是名副其实的综合档案馆，主要职能有四项：一是担负着地方档案馆的职责，二是担负着地方城市建设档案馆的职责，三是烟台开发区工委、管委办公室综合档案室，四是烟台开发区现行文件服务中心。小政府、大社会是烟台开发区工委、管委设置机构的基本方针，成立初期就本着精简、高效的原则，在人手少、任务重的情况下，走档案信息化的道路是烟台开发区档案发展壮大的必由之路。主要做法是：

一、工委、管委对档案信息化工作的重视和经济投入

烟台开发区档案事业发展全面列入烟台开发区国民经济和社会发展规划、烟台开发区精神文明建设规划。其中烟台开发区档案馆信息化建设工作纳入了当地政府（工委、管委）的信息建设规划盘子中。三个规划的纳入使档案事业和档案信息化发展有了充分的政策依据，档案事业经费纳入烟台开发区财政预算管理，保证了档案信息化的经济投入。

烟台开发区档案馆档案信息化工作分解细化到每个年度，每年都将常规性更换软硬件列入政府采购计划，硬软件配备和采购经历了四次大的更新换代，从条目软件和单一PC机到微型服务器条目局域网、全文检索局域网和现在的三网有机融合，所有进馆文书档案实行全方位检索查询。硬件从一九九一年第一台四通打印机机打目录开始，发展到现在拥有三台现代化服务器支撑的集档案收集、整理、接收和查询为一体化的全方位多角度的现代化档案信息化管理系统。共计先后软硬件投入约五百万元以上，经费保障的到位，有效的支持了烟台开发区档案信息化的建设和健康发展的需要。

二、档案信息化建设要超前于地方经济发展

创新是烟台开发区档案工作的主题，历任领导班子都把档案工作创新发展放在首位，先是走出去到先进发达地区取经学习，再是与软件公司融合发展把档案工作的实践经验和工作需求融入到档案应用软件中，2012年烟台开发区档案馆与软件公司联合研制的“三维仿真数字化管理系统”获山东省档案局科技成果二等奖。

烟台开发区是改革开放的窗口，各项工作高速发展，形成了大量的新型载体档案，档案信息工作落后于开发区经济的发展就会失去收集档案的时机。我们始终坚持与区内信息化重要部门加强沟通和相互学习，烟台开发区工委、管委办公室，他的政府网站和OA办公信息自动化系统与档案管理系统有着紧密的联系，形成的信息公开、公共服务，公文审批签阅等等无纸化办公信息又给档案工作信息化带来了新的挑战，在上级业务部门无标准的前提下，针对新媒体烟台开发区档案馆多次与管委机要保密和信息部门沟通形成一套完整的接收流程和方式方法，将工委、管委网站和政府OA自动化办公系全部沉淀信息接收进馆，下一步准备分门别类进行整理和鉴定，确认安全的情况下上传入档案数据库开发利用，新媒体信息的开发和利用推动和加强了档案信息化的全面升级和发展。

三、对传统档案全面进行数字化处理

馆藏文书、照片等多种门类和载体媒体的档案全部数字化，前期采用档案外包方式把馆内所有文书档案数字化加工完毕。2016年为了有效的节约资源，采取政府购买服务一条龙的方式，即不涉密文件由档案馆专人指导，购买服务在立卷归档的同时进行编目和数字化加工等工作一次性完成。

购置了胶片及音视频转换设备，将数万张照片档案和烟台开发区简介等视频档案进行了数字化转换，转换后的媒体档案极大的丰富了现有馆藏。

四、档案信息化工作要全面为地方经济建设服务

烟台开发区档案建立了照片档案、声像档案数据库及开发区档案馆网站，并在档案馆网页上开设了“政府公开信息窗口”。逐步建立了馆内珍贵档案，比如国家领导及名人来开发区指导工作的题词（字），实现了档案编目、检索现代化。

根据馆藏建设需要，有计划的开展了电子文件收集、征集工作，目前已接收近年来国务院、省、市、区电子文件及档案目录光盘。

日前烟台开发区已建成涵盖局域网数字档案馆核心业务平台、政务网电子档案接收平台和档案信息服务平台、互联网档案公开平台，租用云计算运营服务商中金数据的数据服务建设公众查询网络硬件平台，建立档案网站，接入互联网，供社会公众进行档案查询。构成了三网一体的高水平数字档案馆系统，和档案资源共享平台，档案信息资源共享服务体系。管委政务网综合档案管理平台，接入管委政务网，供全区各机关档案室通过管委政务网开展数字档案信息的查询、上传、下载等业务。全部档案数据实现在线备份、离线备份，逐步实现了数字档案馆实施信息系统安全等级保护或分级保护。构成了采用云计算、大数据、物联网、移动互联网等技术的新一代数字档案馆。

五、总结

依托烟台开发区档案新馆（投资五仟万元，建设面积九仟多平方米，历经五年于2015年10月全面竣工并投入使用），2017年信息化工作全面提升：

（一）办好实体展览馆对外开放，同时开通互联网网上展览馆，基本采取一对一的模式，使利用者足不出户就能浏览烟台开发区档案展览馆。

（二）将档案信息化工作扩展到民生领域。

（三）与电视台、规划、城建等部门进行协商把烟台开发区电视新闻片，历次烟台开发区规划，城市地下管网等信息技术含量高，应用范围广的档案进行重点的挖掘和跟踪收集，争取早日开发利用出成果。

（四）开发挖掘老照片数据库，与《开发时报》联合举办烟台开发区老照片展。

通过以上措施展，将烟台开发区档案馆打造成名副其实的爱国主义教育基地和宣传开发区的基地。