余雯婕

肇庆高新技术产业开发区管理委员会办公室 广东肇庆 526000

新形势下事业单位数字化档案管理策略

余雯婕

肇庆高新技术产业开发区管理委员会办公室 广东肇庆 526000

事业单位档案管理迈向数字化是不可逆转的必然趋势，新形势下，事业单位数字化档案管理已渡过初步阶段，正在面临新的发展要求和挑战，也只有实现进一步优化，才能更好地满足当前档案管理信息化的需求。本文主要对事业单位数字化档案管理的意义以及数字化档案管理的现状展开探讨，并对此提出一些优化对策，以提升档案管理和利用效率，为新时期事业单位发展服务。

事业单位；档案；利用效率；对策；保密

一、引言

档案管理作为事业单位管理的重要组成部分，对事业单位的协调、高效运转产生至关重要的作用。随着网络技术和电子信息技术的发展成熟，数字化档案管理模式越来越多地被应用到机关事业单位的档案管理事务中，但是由于各种原因的影响，当前事业单位数字化档案管理还存在一些问题。通过对数字化档案管理的现状、问题分析，探讨相应的优化对策，为事业单位数字化档案管理工作提供一定的建议参考。

二、事业单位数字化档案管理的意义

（一）有利于提高单位经济效益。事业单位档案是对于事业单位组织工作的构建和发展，对人员调动财务管理的信息保存手段。传统的档案管理模式使得信息的搜集和整理变得复杂，极易造成工作效率和工作质量低下，影响政府单位的社会形象。

（二）有利于提高办公效率。以往的人工管理档案的工作模式，复杂且冗余。档案的搜集需要耗费大量的人力物力财力，同时信息的准确性也不高；档案的整理和归纳则需要工作人员投入大量精力，倘若在工作中出现错误，往往需要耗费更多的时间来弥补，不仅工作效率低下，也容易影响工作人员的积极性，而消极的工作状态也无法保证工作质量。

（三）有利于提高档案利用效率。当前，人们对档案信息的使用较以往更加频繁，许多社会活动都离不开档案。倘若采用传统的档案管理模式，人们在办事时可能要去不同的地方调取档案信息，不仅十分繁琐，也不利于档案的妥善保存。

三、事业单位数字化档案管理的现状

（一）缺乏现代化的办公设备。目前，许多事业单位的办公设备还没有达到要求，因此没能及时实现数字化和现代化。有的事业单位仅仅使用计算机进行简单的工作，没有实现对现代科技的更大利用，还有的事业单位办公设备较为落后，仅有少数几台电脑，且使用年限较长，系统和硬件没有及时更新，影响了工作的效率和准确性。同时，有些单位对档案的管理不够规范，没有指定具体的标准和制度，在档案室保管室内随意堆放杂物，整理、清洁工作不及时，防火、防潮等工作也不到位，容易导致档案的丢失、毁损，不利于更好的为人民群众服务。除此之外，事业单位对档案的管理仅限于保管层面，没有对档案进行合理的开发利用，使得档案的使用效率低下，影响工作质量的提高。

（二）档案信息缺乏共享。当前，事业单位之间、事业单位和其他组织之间没有建立完整的资源共享平台，许多需要频繁利用的档案信息被分散保存，不仅容易产生较大的误差，降低工作质量，同时也为使用者带来许多不便。现代化社会的高速运转，对档案的时效性要求较高。

（三）工作人员素质有待提高。随着信息化的不断推进，许多老员工由于对现代技术的接触较少，因此，即使有了先进的办公设备和软件，个人技能也无法达到工作所需要求。由于数字化档案管理和传统的工作模式的区别较大，一些员工对工作内容和性质认识不足，对信息平台的内容和使用缺乏应有的知识，导致工作质量反而降低。同时，随着信息量的迅速加大，对信息的使用量也不断增多，工作人员的服务意识没有跟上时代步伐，常常与办事群众产生误会、冲突等，不利于工作的开展。另外，现代技术发展迅速，事业单位仍欠缺具备专业知识和技术的人才。

四、事业单位数字化档案管理的优化对策

（一）完善办公设备。档案管理工作向数字化转变的一个必要前提是拥有现代化的办公设备，因此，事业单位应当深入调研，充分听取专家以及单位工作人员的意见和建议，引进先进的且适合本单位工作的现代化办公设备。单位应当对经费的使用进行科学合理的预算，使资金能更最大的发挥作用，尽可能引进质量较高的设备，以实现单位的可持续发展。

（二）构建事业单位数字化档案管理体系。从当前的社会发展来看，档案管理的数字化、信息化是今后的发展趋势，因此，事业单位需构建完整的数字化档案管理体系，以实现信息资源的共享，提高档案的使用效率和单位的办事效率，更好的服务群众、服务社会。在此过程中，事业单位的硬件采购、软件安装等都应达成一致意见，在采用适合本单位性质的工作模式的同时应尽量向标准化靠拢，以构建更加完整严密的档案管理体系。

（三）提高工作人员综合素质。事业单位需采用多种方式提高工作人员的综合素质，以促使工作质量的不断提高。对于老员工而言，最大的障碍即对现代化的办公设备和技术不熟悉，因此单位应及时开展培训，提高工作人员的工作技能，在工作中也应定期进行考核，了解工作人员对工作知识和技巧的掌握情况。

（四）健全档案管理安全保密制度。无论是个人还是组织的档案信息，都对其信息有着一定的保密要求，倘若其信息资料泄露，可能会被不法分子所利用，为档案的拥有者带来不便甚至危害，因此，事业单位需要建立健全档案管理安全保密制度。对于不同的档案应有不同的保密方式和级别，使用权限也应有配套的制度来指导，以保证信息的安全性。在日常工作中，工作人员应当保持严谨的态度，需要使用时才能打开所需信息，使用完毕应当及时关闭，防止他人信息外泄。

五、结论

综上所述，事业单位数字化档案管理在重要资料保存、信息筛选查阅等方面发挥着巨大的作用，对着相关技术的改进和成熟，事业单位的重视和投入，数字化档案管理会进入新的发展阶段，智能化、自动化、安全性将得到进一步地提升，可见，档案数字化管理具有广阔的发展前景，值得推广应用。针对目前数字化档案管理存在一系列的问题，事业单位应提高认识，采取科学合理的对策进行优化，以提高档案管理和利用效率、保证档案的安全性，使得单位得到长足发展，成为合格的服务型单位。

[1]王文慧.论新时期事业单位档案管理数字化发展的措施[J].经济技术协作信息,2013(34):29-29.

[2]张倩.事业单位档案的数字化管理研究[J].才智,2014(20).