乔亚晓

浅谈文书档案在中专学校管理工作中的重要性

乔亚晓

文书档案是各部门、机构在日常工作中形成的，它们是工作中的重要依据。在中专学校中，文书档案也有着不可或缺的地位，它能够让学校的管理工作良性循环，提高学校工作效率以及提高教职工及学生的综合素质。本文主要讲述了文书档案在中专学校管理工作中的重要性。

学校 文书档案 重要性

中专学校的文书档案指的是学校在平时行政工作中所产生的那些请示、报告、通知等内容的档案。它们在平时学校的工作中起着举足轻重的作用。但是目前，部分中专学校对文书档案的重要性认识不足，对其管理严重缺失，造成了学校在日常工作时没有规范的条例进行参考。所以，管理文书档案首先要做到的就是充分认识到文书档案在中专学校管理工作中的重要性。

一、文书档案的建立让学校管理工作良性循环

文书档案在中专学校中并不是单单涉及到某一个人或是某一个部门，它是一项系统工程，与学校的每一个人员都有关系，甚至可以说，每个文书档案之间也存在着联系。而文书档案对学校的管理工作来说有着重要的作用。

文书档案会涉及到学校日常的工作，为学校的管理者提供重要的依据，也为学校的各个部门提供了工作中的重要借鉴。换句话说，文书档案工作是中专学校各项工作的前期准备，无论是教学还是行政、人事等管理工作，文书档案都存在其内在的价值。合理的利用文书档案，协调好它与人、事之间的关系，才能够更好地开展学校的管理工作。

文书档案和学校的管理工作可以说是相辅相成的，文书档案的建立为学校的管理工作提供依据，而学校完善管理工作也是建立文书档案的基础。

二、文书档案可以提高中专学校工作效率

建立健全的文书档案可以为中专学校的工作带来极大的方便：

（1）完善的文书档案制度让文书档案的含金量大大增加。部分中专学校在文书档案管理工作上，会让专业的管理人对文书档案进行鉴定，对于价值不高或寿命不长的文书档案进行归属，然后再将剩余文书档案分类整理。这样做可以让后期的工作有序进行，大大提高日常的工作效率。

（2）在中专学校的日常中，完善的文书档案可以让工作人员精准查找，快速查阅。让自己在工作中所遇到的问题立刻做到有条可依，避免浪费大量的时间用来查找相关规定。例如学校对犯错学生的处分，在完善的文书档案之前，是由学校的相关领导开会进行讨论决定，而现在可以根据现行的文书档案依条例处置，节约时间的同时更能容易让其他人员信服。

（3）在网络化迅速发展的现在，一些中专学校已经利用网络技术完善了文书档案信息，让学校的教职工在工作时不用再去专门的档案室查找相关文件。一方面节省了大量查找文件的时间，另一方面还大大提高了文书档案的阅读量。

（4）文书档案在日常的管理中，会不断地进行更新，测评，从而不断地完善，并对之前的管理方法进行比较，总结。有效的完善了中专学校的管理方式，形成一个良性循环，提高学校管理效率。

三、文书档案可以有效提高中专学校学生及教职工素质

文书档案虽然是学校教职工在日常工作中所建立的，但是它也是教职工在工作中的依据，目的是让所有教师或学生都能够在学校中按照基本原则发挥自己的潜力，总之，就是让所有学校中的教师在工作中提高自身素质。

首先，文书档案是在学校日常教学工作中建立的，是根据职位的不同，工作内容的不同设定的标准。教职工和学生在学习工作过程中，依据文书档案内的相关规定也是提高他们专业化、水平化的表现。

其次，在工作和学习中，文书档案可以有效地协调人与人之间的关系，规定每个人的工作范围，但是又让他们相互配合，共同完善。这点可以有效地提高学校中教职工工作的积极性。对于学生来说，也可以让学生之间为了相同的目标一起努力，共同学习，生活。

再次，文书档案可以提高教师与教师之间、学生与学生之间的竞争能力。一些鼓励方面的文书档案让教师不断地提高自己的教学质量，例如教师之间的评优评先、奖励制度。而对于学生来说也是鼓励学生学习的有效手段，例如学校的奖学金制度。而在要求综合素质的今天，这对于相关人员综合素质和创新能力的提高也是一种有效的手段。

中专学校中文书档案的管理有着重要的地位，但是并没有引起所有人的重视。有些学校对于文书档案的管理还是相对混乱。所以，目前在中专学校里，我们可以根据学校的自身情况完善相关文书档案的管理制度，例如用专业的团队进行文书档案管理，提高管理人员素质，建立完善的网络系统，工作中对已有的文书档案不断地更新、完善等等。

总之，建立完善文书档案，对中专学校日常的工作、学习提供了良好的基础，是学校工作中的重要组成部分，切不可敷衍了事或是直接忽视其重要性。

［1］陈庆杰.办公自动化对文书档案管理的意义体会［J］.现代商贸工业，2016（18）.

［2］和兴兰.医院文书档案管理存在的问题及措施［J］.中国医院建筑与装备，2016（08）.

（作者单位：河南省平顶山市工业学校）