Excel预警在急救药品有效期管理中的应用

2016-11-24阙子文余立萍

中国医药指南 2016年30期

关键词：清点有效期单元格

龙　进阙子文余立萍

（广西医科大学附属肿瘤医院，广西南宁 530021）

Excel预警在急救药品有效期管理中的应用

龙进阙子文余立萍

（广西医科大学附属肿瘤医院，广西南宁 530021）

目的探讨Excel表格在急救药品有效期信息化管理过程中的作用。方法在Excel软件平台下，建立急救药品工作簿，用表格内的“三级预警”对急救药品失效期限进行有效预警管理。结果检查前后的急救药品完好率分别是95%和100%，清点药品的时间也大大地缩短了。结论 Excel表格预警提醒设置功能在急救药品有效管理的方法简便、准确，值得推广应用。

Excel表格；预警；急救药品；有效期；管理

目前，医院已经广泛使用的HIS 系统，实行电子病历、电子医嘱和电子处方等信息化管理。Excel电子表格是目前应用最常见也是应用最为广泛的办公工具，它具备了可靠的数据整合能力及分析能力，这其在药品管理过程中应用频率愈来愈高［1］。从2010年起，我们利用Excel对急救药品进行管理，保证了临床用药安全有效，并且提高了工作效率.现在向大家介绍如下。

1　方法

1.1 对急救药品相关信息如规格、数量、批号等进行收集、统计、整合。近期药品采取三级预警时限，具体如下：①红色标记。有效期为1日的药品将其标记为红色，已作警示，立即使用或将其报废，保证用药安全。②黄色标记。离失效期2～30 d的药品进行黄色标记，需在有效期中使用。③绿色标记。有效期超过的1个月的药品用绿色标记，可正常使用。通过Excel格式调整做出有效标记［2］，以此来实现三级预警，具体见表1。

表1　急救药品登记表

1.2 构建格式特征的有效期管理表格。先将表格软件打开，于同一行每个单元格中添加标题，如序号、名称、规格、有效期等。然后将相关信息录入于表格当中，使相关信息与类别相对应。

1.3 创建时间条件格式函数。于某个单元格内插入“函数”。此时会弹出窗口选项。从“选择类别”中将“时间与日期”选定，并从其中筛选出“TODAY”函数。然后设置格式，保证日期类型与有效期日期格式相同。假设初始格式为2015-11-29，先选定有效期，再对条件格式进行设定。于第一栏中筛选“单元格数值”；再从第二栏中筛选“小于或等于”；第三栏中点击“当前时间”，会显示“＄F＄3”，之后键盘输入“+2”；于第四行中先点击当前时间，会显示“＄F＄3”，然会输入“+30”，点击“格式”，即可设置字体（颜色选择黄色，字体选择加粗）；在第三条件设定时，第一栏保持原样，第二栏选择“大于”，第三栏先点击“当前时间”，会显示“=＄F＄3”，再后面输入“+31”，之后点击“格式”，设置字体（颜色选择为绿色，字体选择加粗）。上述设置完成后，有效时间列表会对距离有效期天数进行判断，并显出红、黄、绿三色，以此实现自动预警。点击保存，将Excel表格保存在桌面上。核查过程中，对排序后的表格进行核对即可清晰反映出药品距离失效期的时间，便可对其进行立即处理。如有使用药品的人员，则负责对更换或调整后的药品要及时更改表格的药名、有效期、预警标示日等内容。为进一步提升表格数据的精确性，应当定期对表格信息数据信息进行整理、核对（每月一次），避免出现数据遗漏或数据错误的情况出现。