杨亚静

摘 要：机关档案工作不仅是机关行政管理中的重要内容，也是地区各项事业健康稳定发展的重要依据，能够真实记录国家机关的各项工作。而档案管理作为机关管理的重要环节，其可以体现各机关单位的发展历程，直接关系到机关效益的提升以及档案管理工作的质量，因此加强机关档案的规范管理以及档案信息的高效利用显得尤为重要。本文就对机关档案的规范管理及档案信息的有效利用问题进行分析和探讨。

关键词：机关档案；规范管理；档案信息；有效利用

对于机关档案管理而言，其主要是利用现代化的科技手段和高新技术来管理机关档案资源，加强机关档案管理工作可以促进机关内部各项工作的顺利实施。当前机关档案管理工作还存在诸多问题，如管理手段和管理理念落后、管理意识不强等，如果没有及时解决这些问题，将会影响档案管理工作的有序进行，无法为机关提供优质服务[1]。这就要求机关单位积极强化档案管理意识，创新管理手段与方法，以此实现档案管理工作的改革，提高档案信息利用的有效性以及档案管理的水平。

1 机关档案规范管理及档案信息有效利用的重要意义

机关档案工作是一项艰巨而长期的服务工作，档案价值与作用的体现需要以档案信息的有效利用为依据。首先，档案信息的有效利用能够检验档案管理工作。机关档案管理工作相对繁杂，需要投入一定的物力、人力和财力，但是档案管理的主要目的不仅是保障其保存的安全性，还需要为社会发展与经济建设而服务。只有将档案服务的职能加以充分发挥，加强档案信息利用的有效性，才能使档案焕发活力与生机。其次，档案信息的有效利用能够发挥档案工作的服务职能。档案信息利用情况是衡量档案实绩与业务工作的标准，而案卷的检索、库藏、质量以及档案资料归档的系统与齐全程度等直接影响利用效果，因此需要有效利用档案信息，有效检验档案工作各项制度的落实情况[2]。最后，档案信息的有效利用能够改进档案管理工作。通常档案管理工作的改进需要收集与调查档案信息的利用情况，严格遵循机关档案管理工作的规章制度，由机关组织来鉴定的档案的保管期限，确定对其是延长期限还是销毁。当然在鉴定过程中需要对相关因素加以综合考虑，积极寻找信息利用情况的依据，对档案价值进行准确判定，从而保证鉴定工作的顺利实施，推动档案事业的长远发展。

2 机关档案的规范管理及档案信息的有效利用

（一）正确认识档案管理与档案信息利用的关系

机关档案管理人员需要做好档案资源的维护、上架、归档、整理和收集等工作，做到重要档案的编排不重号、资料不遗漏，以此保证档案管理的规范性，为机关发展提供准确与完整的档案史料。同时档案管理人员需要对现有机关档案资源进行充分利用，编撰各类史志、年鉴和会刊等史料，让档案资源更好地服务于本地区和本单位的文化建设，促使人员编撰能力的提升以及管理经验的丰富。可以说，档案管理人员需要正确认识到档案信息利用与档案管理之间的关系，明确了解档案规范管理的重要性，从而精准检索档案信息资源，避免检索出错，实现档案信息的有效利用。

（二）建立健全档案管理体制

如果机关档案管理工作缺乏体制机制的引导，则无法规范科学地开展，因此机关档案管理部门需要严格按照国家规定的法律法律来开展档案管理工作，如《中华人民共和国档案法》等。同时管理部门需要从日常管理工作实际情况出发，结合档案管理条例中的相关规定，制定科学可行的档案借阅制度、归档制度、保密制度以及管理检查制度等[3]。这样能够记录借阅人的相关信息，保证借阅流程的明晰化与规范化，使档案管理流程更为合理，增强档案的准确性，为档案管理提供有效的理论依据。总而言之，不论哪种制度，其最终的目的都是为了保证档案信息资源的安全性，促进档案服务质量与管理水平的提升。

（三）建立集约化的管理模式

集约化管理是现代机构与企业在管理工作中采用的一种有效手段，将管理、财力、人力和物力等要素加以集中并进行统一配置，通过高效、节俭与约束等原则来强化工作效率，达到高效管理与降低成本的目的。随着社会经济的快速发展，机关单位保管的档案资料也不断增多，增加了档案管理人员的工作压力，势必影响管理工作的质量与效率。传统的纸质档案管理模式不再满足时代发展要求，因此机关档案管理部门需要采用集约化的管理模式来高效管理与利用档案信息资源，加大经费投入力度，积极配备现代化的设备，从而方便人员对档案信息的分类与存档[4]。此外，机关单位需要打破单位与部门行政隶属关系的局限性，利用电子政务网络平台来建立数据归档系统，统一管理档案文件资源，保证业务系统与数据归档系统之间的联系，做好电子文件档案的随时存档和形成，达到资源共享的目的，提高工作效率与质量。

（四）抓好管理工作关键环节

①及时整理。对于机关档案管理工作而言，往往需要花费大量精力与时间来完成案卷整理工作，如果整理不够细致与专业，则归档案卷将会缺乏规范性。由于案宗整理工作是信息检索与档案分类的基础，因此管理人员需要以档案标准化管理要求为依据，对案宗封面列出的项目进行完整填写，保证书本的工整性，并填上相应地整理日期。随着信息技术和网络技术的发展，档案管理基本实现了电子档案目录录入，完成档案整理工作后可以其类别为依据，做好目录录入的工作，便于后续档案信息资源的检索，提高档案资源的利用率。

②及时归档。高效管理档案资源的目的是为了更好地利用资源，因此管理人员在实际工作中需要增强归档的实效性、管理的规范性和资源的完整性，及时归档形成的档案资源，避免遗漏档案信息资源。同时管理人员可以组织开展“创优增效活动”，实现静档案的动态化，将档案的作用加以充分彰显，促进归档及时性的提高。

③優化服务。机关单位在档案管理过程中，需要建立以借阅为主的审核制度，制定信息全面的档案借阅或查阅申请表，其中包括保密等级、保管期限、文件或案卷题名、借阅或查阅实践、申请人姓名等内容，要求借阅者详实填写“申请表”，并对档案资源利用目的加以填写，审核通过后方可借阅[5]。另外，借阅者利用完档案信息资源之后，归还是需要对相关手续进行及时办理；管理人员则需严格按照登记表中填写的信息做好后续跟踪服务；如有必要则通过电话回访等形式来完善信息资源利用情况。对于电子信息档案资源来说，需要在先注册再使用，对个人信息进行详实填写，然后由管理人员审核同意后方可登录使用，这样有利于统筹管理档案信息，保证档案管理的规范化与合理性。

3 结束语

机关档案的规范管理及档案信息的有效利用具有一定的实践性价值，能够有效解决档案管理中出现的问题，保证档案管理工作的顺利开展，优化利用人力资源，促进档案信息利用率以及档案管理质量的提高。因此机关单位在开展档案管理工作时，需要正确认识档案管理与档案信息利用的关系，建立健全档案管理体制，构建集约化的管理模式，抓好管理工作关键环节，从而保证机关档案管理工作的科学化与规范化发展，实现档案事业的可持续发展。

参考文献

[1]叶忠惠. 浅淡机关档案的规范管理及档案信息的有效利用[J]. 办公室业务，2016，09：69+71.

[2]李金苓. 浅析机关档案的有效管理[J]. 黑龙江档案，2016，03：99.

[3]刘子芳，刘沛江. 机关档案工作的有效组织与管理[J]. 档案管理，2013，03：37-38.

[4]王克伟. 新时期的机关档案管理工作分析[J]. 劳动保障世界，2016，15：47.

[5]安刚. 做好机关档案管理工作的对策[J]. 黑龙江档案，2014，06：67.