姜立新

摘 要：文书档案是单位各类管理事务活动的记录，包括会议记录、计划总结、信函简报、通知文件等各方面内容，是我国档案管理的重要组成部分。文书档案主要由已办理完毕且具保存价值的文书材料转化而来，通常以文字、图表等形式记录信息，具有完整的体式。对于基层单位而言，文书档案在日常工作指导中发挥着重要作用。因此，了解基层单位日常文书档案管理中存在的问题，探讨优化档案管理的对策，具有一定的研究意义。

关键词：基层单位；文书档案；管理方法

基层单位的文书档案是单位员工了解国家政策、行业法规，执行领导布置的任务，实现内部员工上传下达、加强沟通交流的重要载体，既真实记录了基层单位领导开展工作的情况，也是对单位业绩及管理水平的历史记录和再现，是基层单位开展各项工作的有力依据。做好基层单位的文書管理工作，既是档案人员的工作职责，也是单位发展的需要。

1 文书档案管理概述

文书档案的形成以文书工作为基础，是文书工作各环节完成的成果。文书工作包括对基层单位各部门文件的收集、整理、运转、成文、归档等，完成了这些工作，才能开展文书档案管理工作。文书档案管理往往具有工作量大、繁琐复杂等特点，需要工作人员富有耐心，且科学合理地进行管理。

文书档案管理工作对于基层单位而言具有重要意义，主要体现为：其一，文书档案是对基层单位各项工作的详细记录，做好文书档案管理也就能很好地保存单位历史资料，为单位今后的工作决策提供参考依据；其二，文书档案详细记录了基层单位各部门业务开展情况，以及单位机构的各项信息，做好文书档案管理，为相关工作提供信息查询服务，能合理开发利用这些信息，促进基层单位工作效率的提升；其三，做好文书档案管理还有利于基层单位了解各部门员工工作情况，为职员考核、调动、晋升提供凭证。

2 基层单位文书档案管理现存问题

目前，虽然大部分基层单位的文书档案管理水平较以往有较大提升，但还存在一些不足，制约了文书档案的规范化管理，具体表现为：

第一，档案部门与其他部门配合不默契，致使文书档案管理工作受到制约。文书档案的收集工作需要单位各部门的配合与协作，由于基层单位一些工作人员对于档案工作的认识度不高，不重视档案收集整理工作，为了本部门工作之便利，不愿主动把部门文书档案提交给档案部门保管，这就加大了档案部门工作人员的工作难度，致使其不得不跟踪催交，或是自行收集整理，这很容易造成重要文件的缺失，或是资料收集不全等情况出现，导致文书档案管理工作难以顺利开展。

第二，文书档案管理制度不健全。文书档案所涉内容多而杂，工作繁琐，程序复杂，需要有严格全面的档案管理制度作为工作指导。然而，目前很多基层单位忽视制度建设，致使文书档案管理缺乏约束机制，部分档案管理人员工作散漫，推卸责任，或是对工作敷衍了事，使档案管理流于形式，难以充分发挥文书档案资料的效用，不利于档案工作的有序开展。

第三，基层单位文书档案的管理模式落后，还采用传统人工管理模式，未引进先进信息技术。目前，部分基层单位在档案管理工作中的投入力度不大，未采用先进的网络设备、信息技术对文书档案加以管理，还是采用纸质文档及传统人工管理模式，致使文档保存形式单一，文档查阅费时，信息更新不及时，也难以实现各部门文档信息的共享，严重影响了文书档案管理工作效率的提升。

第四，文书档案管理人员的素质有待提升。部分基层单位的文书档案管理人员并非档案管理专业出生，也未经过专业的档案管理培训，对于文书档案的分类、立卷等知识不甚了解，工作起来不得要领，致使档案管理混乱，工作效率低下。还有一些人员虽出自科班，却很少加强知识学习及参加专业培训，难以提升工作水平。特别是信息社会的到来，计算机技术的普遍应用，利用微机开展文书档案管理工作是大势所趋，这就需要档案管理人员加强技术学习，更新认识，科学地做好文书档案管理工作。

3 加强基层单位文书档案管理的方法

（一）建立健全文书档案管理制度

制度是一切工作得以有序开展的前提。要实现文书档案的科学规范化管理，就需要合理制度的有力支持，始终用制度规范档案工作人员的行为，促进责任落实到人。具体而言，基层单位应从本单位工作实际出发，以《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》等为指导制定符合本单位的文书档案管理制度，并规范文书档案收集、整理、归档、统计、鉴定、借阅、销毁、保密等各个环节的工作，以使各项工作有法可依，有章可循，制定统一标准，形成统一要求，实现统一的管理运作。此外，要将文书档案管理工作与员工绩效考核及年度考核相挂钩，强化工作人员的责任意识，规范其工作行为，以确保文书档案管理工作的科学化、规范化开展。

（二）优化文书档案管理模式

为进一步促进文书档案管理效率的提升，基层单位应创新文书档案管理模式，将现代化的计算机技术、信息技术以及网络技术应用于文书档案管理工作中，以加快文书档案管理建设步伐，推动其向自动化管理方向发展。例如，用条形码代替档案号，借助计算机设备进行文书档案管理，不但能保障档案资料的安全，还便于查阅及管理，提升档案管理效率。此外，通过开发文书档案管理软件，优化历史档案查询接口，能提升文书档案信息的准确性以及存储的持久性。

（三）加强文书档案管理监督工作

文书档案管理工作量较大，日常事务较为繁琐，一旦疏忽便可能出现错误。因此，文书档案管理人员应保持高度责任感，对文书档案信息进行定期检查，以便及时纠正错误。与此同时，单位内部需加强文书档案相关监督工作，特别是财政档案方面，要指派专人监督。通过有效实施监督工作，督促相关人员全身心投入工作当中，以保证文书档案管理的规范性及效率。

（四）打造专业化文书档案管理人才队伍

要实现文书档案的规范化管理，关键在于人。基层单位只有加强文书档案人才队伍建设，才能确保该项工作顺利开展。一方面，基层单位要注重文书档案管理人员综合素质培养。管理层可鼓励档案工作人员通过自学来增加知识积累，提升专业素养。同时，单位内部可组织统一的业务培训，加强员工对文书档案管理制度规范的了解。此外，部门内部还可定期开展交流学习会，促进员工相互学习，取长补短。另一方面，基层单位还应加强对文书档案人才的选拔，选用富有责任心、专业基础好、政治水平高的人进入文书档案管理队伍。同时，要有效提升档案管理人员的服务意识，通过教育引导，调动其工作积极性与主动性。

4 结语

总之，文书档案的科学化、规范化管理能有效提升基层单位的工作效率，促进基层单位稳定发展，具有十分重要的意义。档案工作人员在实际工作中，不仅要重视文书档案的管理工作，还应深入发掘文书档案的内在价值，使其充分发挥应有作用，为基层单位的发展提供强有力的支持。

参考文献

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