杨希美

摘 要：不管是对事业单位还是对企业来说，档案管理都是非常重要的，档案资料中记录的是企业的发展状况，是企业发展过程中的无形资产。在企业发展过程中，管理人员一定要意识到档案管理工作的重要性，分析档案管理工作中存在的问题，进而提出有效的策略促进档案管理工作效率的提升。

关键词：档案管理工作；重要性；策略

1 档案管理工作的现状

1.1 档案管理意识薄弱

档案从字面意思上可以解释为“直接形成的历史记录”，因此，在很多领域内，档案所包含的信息量是巨大的，不管是在事业单位还是在企业内，档案的管理都可能会影响到其发展。单位人事调动后，档案也会发生变化，为了更好的实现企业的发展，在日常工作中一定要做好档案的管理。然而实际工作中，很多单位和企业的工作人员对档案管理的意识比较薄弱，没有意识到档案管理工作的重要性。很多工作人员认为档案管理就是简单的对档案进行整理、保管等，平时的工作内容就是抄一抄、写一写，在工作中没有必要投入过多的用心。另外，企业高层对档案管理工作的不重视，表现在招聘档案管理人员的不用心上，有的企业档案管理人员跟图书馆的管理人员一样，是年纪比较大而且不了解档案管理的专业知识，因此导致档案管理水平落后，在企业的发展中，档案并没有发挥其作用，相关人员一定要引起高度重视。

1.2 档案管理不规范

档案管理工作并不是一蹴而就的，随着企业的发展，档案管理工作内容会越来越多，但是不规范的档案管理制度让档案管理工作停滞不前。在企业进行某个项目的时候，档案里面会记录这个项目从开始到结束的左右情况，如果这个项目在后期运行过程中出现问题的话，查阅档案可以有效帮助工作人员了解、分析问题的所在。如果企业没有健全、规范的档案管理制度，档案管理人员在工作中无章可循，那么可能会导致档案记录不完整，不能实现其应有的价值。另外，档案管理不规范可能还会导致现有档案的损坏和丢失，不利于企业的长远发展。

1.3 档案管理工作信息化程度不高

随着科技的快速发展，互联网和信息技术在很多领域得到了很好的应用，在档案管理上，纸质档案也正向电子档案转化，电子档案的出现为档案工作提供了很多便捷。传统纸质档案管理工作量比较大、工作程序复杂，档案储存需要的空间也比较大，而电子档案不论是在档案的记录、保存与查阅上都非常方便。然而目前档案管理工作的信息化程度却并不高，在档案管理工作中没有引进先进的软件，工作人员对信息技术的运用不够娴熟等都制约了档案管理的发展与进步。

1.4 档案管理设备落后

要提高档案管理的质量，需要高科技设备的支持，特别是对于电子档案的管理，如果没有先进的设备，档案管理质量会受到相应的影响。很多单位与企业在发展中对档案管理并不重视，所以在档案管理设备的引进上并不上心，导致档案管理设备落后，工作人员在工作中经常会由于设备的问题遇到管理困难，长此以往，不仅会降低档案管理人员的工作热情，还会影响企业的整体发展。

1.5 档案管理人员综合素质过低

档案管理人员的素质是保证档案管理工作质量提升的关键，但是就目前档案管理的总体现状来看，在管理人员上还存在一些问题，主要表现在档案管理人员综合素质过低上。第一，专业素质；档案管理是一项复杂且严肃的工作，如果工作人员在工作中出现错误，可能会影响到企业的发展，所以要求档案管理人员有这方面的专业知识，然而实际上，由于相关人员对档案管理缺乏正确的意识，没有招聘专业的档案管理人员，有的企业的档案管理人员甚至是兼职人员。第二，职业道德素质；一些档案管理人员觉得档案管理工作无关紧要，另外，档案对企业来说是机密性文件，如果档案管理人员与企业的竞争性对手出现贿赂现象，那么可能会给企业的发展带来一定的危害。

2 档案管理工作的重要性

如今已经进入了一个信息化时代，很多信息都需要档案记录，不管在什么行业，档案管理工作的质量好坏都可能会影响其发展，只有加强档案管理工作建设，才能让档案真正的实现其价值，为单位与企业服务。而且当前在档案管理工作中依然存在很多问题，面对这些问题，一定要提出相应的解决措施，利用先进的技术促进档案信息化建设，提升档案管理的总体质量。

3 档案管理工作的策略

3.1 提升档案管理意识

提升档案管理意识是当前档案管理工作中的当务之急。首先，高层领导要正确认识到档案管理对企业发展的重要性，分析其中存在的问题，要针对提升员工档案管理意识提出相应的解决措施。在企业内加强对档案管理的宣传，只有领导层的人对档案管理工作重视起来了，底下工作人员的态度才能端正起来。例如：高层可以组织工作人员参加档案管理方面的讲座，让其意识到档案管理的重要性，进而提升其档案管理意识。

3.2 健全档案管理制度

要提高档案管理工作的质量，需要有一套健全的管理制度，档案管理工作本身就比较复杂，制定完善的档案管理制度，工作人员就可以在工作的时候依照制度将工作完成好，还可以避免错误的出现。档案管理不是简单的将档案分门别类，档案管理工作的环节比较多，包括：档案的收集、归档、保管与保密，还有档案后期的利用等，都是档案工作人员需要完成好的工作，因此，在健全档案管理制度的时候，需要针对每个环节的特点，制定出详细的办事制度，加强档案管理水平的提升。

3.3 加强档案管理信息化

档案管理信息化是科技发展的必然产物，是提高档案管理工作质量的重要途径。随着计算机技术的发展，信息化在很多领域得到可广泛的应用，档案管理是企业发展中非常重要的一项工作。传统的档案都是纸质的，但是近年来，电子档案已经逐渐取代纸质档案，档案管理的信息化可以促进电子档案管理质量的提升，不管是在档案信息的录入还是档案的提取上，都非常的便捷。因此，要引进最新的档案管理软件，促进档案信息化建设。

3.4 加大资金投入

随着企业的不断发展，档案数目也在不断增长，因此，档案管理工作难度也在增加，所以需要先进的设备与技术的支持。加大资金的投入，引进高科技设备，是档案管理工作的基础。另外，技术的引入也需要资金的支持，每个地区在经济发展上有一定的差异，所以对某些地区的事业单位或者企业来说，要投入资金购买档案管理设备与软件可能存在一定的困难。针对这种现象，国家可以采取一定的措施，为了缩小地区之间经济发展的差异，提供一定的经济帮助，促进档案管理工作质量的提高。

3.5 提高工作人员的综合素质

档案管理工作质量要得到提高，工作人员的综合素质必须要得到提高，相关人员要重视培养工作人员的综合素质。第一，专业素质；在招聘档案管理人员的时候，一定要注重专业技能，要聘用对档案管理工作有一定认识的人，熟悉档案管流程。另外，在其正式工作前，还可以对其进行培训，让他们了解档案管理工作的重要性。还要注重培养其计算机技术，促进档案信息化建设。第二，职业道德素质；在档案管理工作中，工作人员的思想素质也是提升档案管理质量的关键，档案具有保密性，因此，工作人员必须要有非常高的自律性。在录用档案管理人员的时候，应该对其履历进行核实，避免聘用品质有问题的人，为档案管理带来安全隐患。提高档案管理人员的综合素质，是做好档案管理工作的重要保障。

4 结语

综上所述，在明确档案管理工作的重要性后，要分析在档案管理工作中存在的问题，结合现状提出有效的解决策略，促进档案管理工作质量的提升。

参考文献

[1]贾秋.浅谈档案管理工作的重要性[J].科技创新导报，2013（03）：209

[2]赵俊萍.认识档案的重要性 做好档案管理工作[J].山西档案，2013（07）：46，48