安艳芳

摘 要：随着电子信息技术的飞速发展，档案的信息化管理成为了档案工作顺利进行的重中之重。虽然在某些特定的环境中，信息技术给我们的工作带来了诸多的困难和不利，但需要我们重新审视和深入思考这项工作，其中一个很重要的问题就是如何做好电子文件的收集、整理与规范归档，以及在归档之后该如何保证它的保密性和安全性。近年来，公司对档案工作越来越重视，并针对电子文档的一系列工作进行了规范和系统的研究，努力将原始的纸档案转化为数字档案，并建立档案信息库，便于资源共享和检索。

关键词：电子档案；电子文件；档案保存；档案管理

中图分类号：G276 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.18.033

1 电子文件的收集范围

电子文件是在特定环境中生成的数字信息，它以光盘、磁盘、磁带等载体形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送。电子文件的收集范围与本单位纸质的文件材料收集范围相同。由于电子文件与纸质文件相比有其特性，因此在收集、积累的过程中也有别于纸质文件。对于电子文件的收集范围，主要包括：①本单位用电子计算机起草、打印的公文和用电子计算机编制的各种报表的备份盘等；②草稿性电子文件一般不收集，但法律法规等重要文件在其修改过程中产生的文件要收集；③技术含量较高的电子文件，例如存储设备驱动、使用说明等的磁盘、光盘等。

在文书档案方面，电子文件是指所有经数字化处理后形成的文件；……