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事业单位档案管理信息化建设初探

2016-09-26杨立

卷宗 2016年7期
关键词:事业单位档案管理信息化

杨立

摘 要:加强事业单位档案管理信息化建设,不仅是事业单位改革创新的需要,而且是社会发展的需要,网络信息化建设的实施,加强了事业单位档案的管理,充分发挥了档案的利用价值。本文系统阐述了档案信息化管理的意义及现状分析,并提出加强事业单位档案管理信息化建设的措施。促进规范化管理。在实践中应注重事业单位档案管理信息化系统的应用与维护,通过组建档案信息局域网,完善档案管理系统。档案管理信息化建设是社会主义现代化建设的首要任务。

关键词:事业单位;信息化;档案管理

随着改革开放的深入和信息化技术高速发展,档案管理网络化成为一种趋势。由于人才流动越来越频繁,档案的管理日益多样化及复杂化,在这种形势下,加强事业单位档案管理信息化建设,对于强化事业单位档案管理,提高管理水平具有重要意义。

1 事业单位档案信息化管理建设的开展对档案工作的意义

在事业单位中,纸质的档案,已跟不上时代的发展,存在着诸多问题。例如档案管理人员知道所需的档案资料在档案室保存着,但由于存放条件差,导致潮湿、氧化、虫蛀等原因,不能准确找到相关资料,甚至需要浪费大量的物力、时间和人力去查找。自从建立了档案信息化管理系统后,能有效解决这种问题,根据检索内容能快速找到所需档案,且整洁清晰地呈现在相关人员眼前。根据计算机存储信息量大、计算精度高、运算速度快等優点,能够将全面、准确、快速地把所需档案信息提供给相关人员。信息化管理系统的实施既有效节约档案管理人员的时间,又避免了档案抄写失误的问题,大大提高了工作效率。

事业单位开展档案管理信息化建设,使档案原件完整地保存下来,当在电脑上输入信息时用到原件,其它时间可不用原件,直接在电脑上查阅,既灵活又省时。

事业单位开展档案管理信息化建设,大量的档案信息资源能在网络存储空间、硬盘及光盘等多种地方存放,节约了大量空间,简洁方便。而纸质的档案管理模式则需要大量的存储空间及资金的投入,还要改建库房、增添设备等,大大浪费了国有资源。此外还要防止出现虫蛀、鼠类破坏、霉变、氧化等问题。因此必须加强档案管理信息化建设。

2 事业单位档案信息化建设的现状

部分事业单位,档案管理技术相对薄弱,管理水平有待提高。一方面,部分管理人员没有经过专业培训,缺乏对档案相关知识及档案流程的了解,没有充分掌握材料的收集、整理、归档、装订等业务,且部分档案人员身兼多职,没有充足的精力管理档案。对收集的档案,没有及时整理归档,造成档案的闲置。另一方面,对部分归档材料,审核不严格,使一些材料失真。人事档案材料归档以后,相关部门没有定期对材料进行审核整理,使这些原始材料放在档案盒里,常常处于无人过问的情况,对档案资料进行闲置,使档案资料不能充分发挥其作用。

3 事业单位档案信息化建设应采取的对策

3.1 要强化制度建设,促进规范管理

事业单位要建立健全档案信息管理安全防范制度,在隔离互联网与电子档案网方面,要有明确规定,禁止非规定网站访问电子档案服务器,网上的计算机电子档案必须设置密码,禁止无关人员随意访问。

3.2 应重视档案管理信息化系统的维护

事业单位档案管理信息化建设是一个动态的过程,这需要相关档案管理人员不断地更新与核准信息资源,确保档案信息的安全性和完整性,充分发挥档案信息化系统的作用。此外要认真建设数据库:一是,档案信息资源的录入必须要准确,充分发挥档案信息化管理的作用;二是,档案信息资源的录入必须要完整,以便顺利开展档案信息化管理系统的后期维护;三是,要有专业人员及时核准与更新数据库信息,确保档案信息化管理系统的完整性、准确性、可信性与真实性,进一步推进事业单位档案管理信息化建设的进程。

3.3 重视信息网络化建设

海洋事业单位档案开展信息化管理建设重在应用。事业单位管理信息化档案建成后,要充分利用网络信息系统,进行海洋档案内部信息发布和资源共享,借助信息系统开展有效的查询活动,要充分发挥其作用,提高海洋档案管理水平。

3.4 注重信息化档案的人才储备

在人事单位信息化建设过程中,必须有管理人员和相关领导的参与,对档案体制及作业流程管理进行改革,使信息化建设落到实处,因此,通过开展各种培训,不断提高管理员工的综合素质,对档案管理信息化建设尤为重要。

3.5 各档案管理部门要加强档案管理信息化建设

事业单位档案信息化建设涉及的范围广,需要有相应的法规、制度及政策进行约束,还需海洋事业单位建立安全认证机构等网络环境,并制定相关的安全策略,以确保机密档案的安全性,促进海洋档案管理信息化建设的发展。在信息的标准化方面,海洋事业单位需要做大量的工作,通过制定信息化规章制度及规范,使各档案管理部门加深对档案信息化的了解,从而有效地开展工作。档案的发展受两个因素的制约,一是工作环境与制度建设,二是技术的推广与应用,海洋档案管理人员要积极创造条件,快速实现人事档案管理的信息化建设,改革海洋人事档案信息管理体系,促进其发展。

4 总结

总之,随着经济的高速发展及网络信息化的普遍使用,实现事业单位档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势,只有我们勇于创新,不断改革,与时俱进,做好档案信息资源开发与应用,才能在激烈的竞争中脱颖而出,不断完善人事档案信息化管理系统。

参考文献

[1]付冰,张晓刚.事业单位档案信息化建设与安全管理[J].兰台内外.2011.

[2]刘恺.浅谈事业单位档案管理的标准化管理[J].中国房地产业.2011.

[3]史毓,王爱珍.事业单位人事档案的信息化管理[J].现代营销(学苑版).2011.

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