杨洋

自党的十六大以来，党中央对民生问题持续关注，在经济发展的基础上，着力保障和改善民生。十八大的民生议题则更加密集，政府对百姓的环境、住房、医疗、教育、户籍、物价、就业、社保等焦点问题列为工作部署重点。国家档案局长李明华在2015年12月的全国档案工作暨表彰先进会议上指出，档案工作服务民生，要“在全国形成条块结合、齐抓共管”，“联合有关部门制定与民生密切相关专业档案管理办法”，使“馆藏民生档案比重大幅增加”，要“深入开发民生档案資源”，“公开信息查阅”，“更便捷、更有效地服务人民群众”。

而自2010年5月，国家档案局已确立了档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系的“三个体系”建设，把其作为档案事业发展的核心与基础。这是档案工作在新时期贴近民生、走向民生，贯彻“以人为本、服务先行、安全第一”的三大战略思考，也是我国档案工作理论体系的创新。

在这种重要意义下，作为企业，民生工作的重点将如何把握？企业又如何很好地操控档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系这“三驾马车”，让档案更好地服务民生呢？

1 以人为本，立足民生，建立覆盖职工全员的企业档案资源体系

企业档案是员工在企业中科研、生产、管理活动的历史记录，工龄、工资、福利、保险、政治面貌、职务变迁、困难救助、职工健康等民生状态在企业档案中有各种显性和隐形的体现。职工利用档案为自己争取合法权益的行为会益发普遍；同时企业档案在维护职工知情权、参与权、表达权、监督权等方面也起到无可替代的作用。

（一）强化意识，建立齐抓共管的民生档案工作机制

与民生问题一样，民生档案错综复杂，涉及面广，企业各级领导要充分认识到民生档案工作的长期性、基础性、综合性和系统性，加强统筹协调，切实把民生档案工作列入议事日程，纳入民生工作的计划和考核内容，在政策和环境上给予最大支持。档案管理部门要强化对民生档案的辨别、收集和整理能力，通过网站、信息、简报等多样多渠道宣传手段普及免生档案知识，通过指导和检查打通收集渠道，实现人人关注，层层重视的档案工作机制。

（二）建立健全民生档案归档范围

按照国家档案局10号令的指导思想，及时制定或修订本单位民生档案的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施。另外，随着企业协同作业、跨地区、整合作业的新需求，因临时项目或专项工作组产生的民生相关档案也应及时整理归档，因此应更加重视新领域、新载体中的档案信息，做到应归尽归、应收尽收。

（三）加快信息共享和业务协同，加大民生档案搜集力度

加强协调配合，推进档案信息资源库建设。注意搜集与民生相关的各领域信息，依托“互联网+”，主动推动与其他部门、区域、行业涉及民生事项的信息共享和归档：如注意采集企业办公自动化系统中民生相关的往来文件，置于企业档案系统供员工集中查找；对本单位制定的民生相关档案长期归档留存等。

2 服务于民，“死”变“活档”，建立覆盖职工全员的企业档案利用体系

在档案开发利用方面，要在服务中心工作、满足员工需求的基础上，更加重视档案资料、现行文件的资源整合、程序优化、开放共享；企业更可以通过深入研究民生档案，变制度化为人性化管理，维护职工权益，维护企业和谐和稳定。

（一）全面梳理和公开档案公共服务事项目录

切实解决困扰员工的民生档案“手续多、办事难”问题，对本企业、本部门的公共服务事项全面梳理，列出目录并动态调整，逐项编制办事指南，列明办理依据、办理时限、受理部门、基本流程、申请材料、示范文本及常见错误事例、咨询方式等内容，并细化到每个环节。档案公共服务事项目录和办事指南等通过宣传手册、网站公示等方式向员工公开。

（二）大力推进数字档案馆（室）建设

为使档案信息更高效地被利用，必须全面推行“存量数字化，增量电子化”，大力推进数字档案馆（室）建设。有条件的企业应采用ORC识别技术，将图片、照片、扫描件上的文字信息实现编辑，为深化在线检索、查阅利用提供便利。

（三）建立民生档案网络管理系统

将与员工密切相关的各领域、各部门已建立的民生数据相关进行链接，利用统一的管理平台对外提供利用，实现信息一站式获取。

（四）善用档案做好人事管理。

通过完善员工履历、学历学位、培训经历、考核、鉴定材料、职业资格、职称、党团、政审、辞退、工资待遇、出国（境）、健康检查、事故鉴定、其他资料等；可获取其工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等真实信息，对员工情况进行准确分析和判断，整合与共享，利于促进人才在行业、地区、组织、岗位上的合理流动，从而提高企业人力资源的需求预测、战略部署以及为员工制定科学的个人职业生涯发展规划。

3 为民管档，保护隐私，建立覆盖职工全员的企业档案安全体系

作为最重要的基础工作之一，企业需要从制度体系、责任机制、管理方式等多方面入手，扎实做好民生档案的保管安全防范工作。一是确保档案实体的安全，不损毁，不丢失；二是确保档案信息的安全，不失密，不泄密；三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。

（一）做好上中下游管理，保证档案完整连续

从长期的工作实践来看，档案接收、档案整理、档案利用等各个环节都应有自己的安全管理制度和手段。对职工进行的考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时搜集、整理立卷或移交有关部门补充整理立卷；立卷归档材料必须经人力资源部门鉴定，保证材料真实、文字清楚、手续齐备；需经组织审查或本人盖章签字的，应在盖章、签字后归档；职工合理流动或解聘、除名、开除者，其档案应向接收单位、人才交流中心或户籍所在地劳动和社会保障机构移交；单位因转制、重组、结构性调整等原因撤销的，职工档案与其他档案按国家行政管理部门的规定一并处置等等

（二）异地异质容灾备份，确保档案妥善保管。

职工的人事档案往往跨越几十年，从学校到工作岗位，从就职到退休，再加上可能出现的人才流动、单位专制重组或结构性调整、退休职工社会化管理等方面和环节，会产生大量的信息变动和资料转移，而人事档案往往只有孤本，对它的妥善保存成为企业档案安全管理的重点。安全保管方面，企业要在确保档案实体安全、信息安全的基础上，探讨人事档案电子化及容灾备份的可能。

（三）合规合法使用档案，做好公开和保密。

民生档案的绝大部分既属于国家机密、商业机密，更属于个人隐私，如何在提供便捷利用的同时保证档案的安全及使用的合法合规。解决开放和保密之间矛盾，可采取多种方式：（1）结合厂务公开、民主管理，办好企业公共窗口，公开信息，为企业民生服务。（2）不宜对个人开放的档案，结合档案编研工作，制作专题档案目录，提供有价值的档案间接服务，如部分人事档案信息；对个人开放的档案，可采取多信息组合方式，积极主动地对其开放。

（四）做好安全防范体系，完善应急预案。

建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。企业档案馆（室）要建立健全并严格执行各项规章制度，经常开展档案安全保密自查，严防档案损毁和失泄密事件发生；制定并完善档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定应急预案；采用先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件；对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证，确保长期可用。

随着改革开放和经济发展，对职工民生档案的利用，从内逐渐扩展向外。不仅本单位，外单位、外地企业的档案也要服务民生，这是社会发展对企业档案工作的要求，也是档案工作面临的新课题。要优质高效地为职工提供档案服务，坚持一切为了职工、处处方便职工，加快利用覆盖职工全员的档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系来保障民生，让“三驾马车”真正为民所驱，为民服务。