张欣玉

摘 要：档案管理是一项复杂且较细致的工作，隨着计算机技术的进步，网络、多媒体的普及，档案管理工作取得了极大的进步，在内容和模式上也发生了极大的改变。本文对当今档案管理工作的内容和模式做了细致的分析，并针对档案管理中内容和模式的变化提出了相应的措施，以期对现代档案管理工作的开展提供理论和实践支持。

关键词：档案管理工作；内容与模式转变

随着计算机和多媒体技术的不断发展和进步，档案管理工作的内容和模式也发生了巨大的变化，其信息化程度、数字化程度大为提高。由此看来，互联网的发展给档案管理工作的进步带来了发展机遇与契机。能够高效合理的应用互联网技术能够使档案管理工作高效且有效的完成。在互联网时代，传统的档案管理模式也不再适应新时期的要求。本研究对数字化形式下的档案管理工作的转变做出的了分析并针对各个转变提出了相应的应对措施。

1 对当今档案管理工作内容转变的分析

在档案管理工作的内容方面，随着信息化时代的到来，在档案的收集、保存等方面都发生了显著地变化。

1.在档案的收集方面，传统的档案为纸质的，因此档案管理人员只需收集最终的档案，并进行归档整理。对于整个档案收集过程，档案管理人员对档案的内容无从了解。而电子档案的使用，其创建过程都会记录下来，档案管理人员也会对档案的内容有所了解。

2.在档案的保存方面，对传统档案的保存往往要耗费大量的人力和物力，由于档案的数量多又相当的复杂，因此对于档案管理工作，不仅需要投入大量的人力物力，其保存过程也相当的复杂。但是，在目前的档案管理工作中，对于数量庞大的档案，传统的档案管理方法已经不能适应其特点，只有使用现代化的技术如计算机技术、多媒体技术等，才能解决传统的档案管理方法不能解决的问题。如，现代化的档案管理方法的使用，可以有效的解决档案丢失的问题，并且对档案的保存也相对的高效和有秩序。

3.现代的档案管理方法存在的风险。虽然现代的档案管理方法相较于传统的档案管理方法有很大的进步，但是也存在一些问题。在传统的档案管理中，多为实体管理，因此导致大数量的档案丢失的可能性不大。但当使用电子档案时，对存储档案的设备有了更高的要求，设备一旦出现问题和故障，就会使大量的档案丢失。这就需要档案管理人员对设备及时的进行更新，并对档案进行备份，以防档案的丢失出现不可逆的后果。另外，使用电子档案的过程中存在的另一个风险是对档案数据库的非法访问会对数据库进行的恶意的修改。因此，对档案的访问要设置好相关的权限，并做好防病毒入侵的情况，避免对整个档案管理系统的安全造成威胁。

2 对当今档案管理工作的模式转变的分析

在传统的档案管理工作中，对档案的管理一般是依据其秘密等级，秘密等级不同，管理也有所不同。但相同的是，对于实体档案，只要有效的进行管理，都能保证档案的安全。而在当今信息化程度较高的背景下，档案的形式也发生了变化，电子档案的普遍使用使档案管理工作更为高效。例如，在传统的档案管理工作中，如若借阅相关的档案，首先要做的是办理一定的手续，如果借阅人需要资料，就会将资料带走，因此出现档案和档案管理分离的情况。但是当使用电子档案时就不会有这种情况的发生。此外，现代的档案管理工作由于计算机和多媒体技术的使用，不仅提高了工作效率，也极大地减少了人力物力，对档案的利用程度也大为提高，由此整个档案管理工作向前迈出了一大步。

3 针对档案管理工作内容和模式的变化提出的措施

在目前的档案管理工作中，不仅要改变档案的管理内容和模式做出相应的转变，更为重要的是要提高对档案的利用效率，这也是现阶段对档案管理工作提出的要求。因此，在档案管理的过程中，要完善相应的管理体系，如简化档案管理系统，使之只输入关键词或相关的词就能够完成对档案的检索。另外，提高检索的效率，减少检索需要的时间。总之，为完善档案管理工作，使档案发挥其价值，本研究提出以下几点具体的措施。

1.充分利用计算机、多媒体技术，使档案管理工作电子化

在计算机、多媒体普及的时代背景下，各企业单位要抓住此次发展契机，顺应电子档案发展的趋势和要求，促进档案管理由传统的管理模式向电子化的现代管理模式转型，将档案的管理与信息化、电子化紧密联系，将信息化和电子化贯穿到档案管理的全过程。

2.转变档案管理理念，开拓新的档案管理思路

档案管理工作自身具有复杂且单调的特点，所以常常引发相关工作人员的抵触情绪，由此导致工作倦怠，并在工作中处于被动的状态。以上所述会影响工作的顺利开展，因此要想提高档案管理工作的效率和水平，必须从思想上做出转变，树立正确的工作理念和管理意识。

3.建立健全档案管理制度

在现阶段，档案的数量激增，因此对档案的管理工作提出了新的要求。相关的企事业单位应将档案管理制度建立健全，用制度保证档案管理工作的有序进行。此外，也应创新管理的形式，丰富管理内容，使之与现今档案的特点相适应。最后，对档案管理人员的工作水平也应给予一定的重视，定期的做管理培训，以提高其工作技能。

4 结论

要适应档案管理的要求，提高档案管理的管理水平、提高工作效率和档案的利用率，就需要恰当的分析现今档案管理的特点和要求，根据分析的结果制定相关的制度并在相关工作人员的培养上多下功夫。以促进档案管理工作由传统的工作模式向现代电子化的工作模式转化。

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作者简介

詹秀梅（1976-），女，汉，大本，初级馆员，天津塘沽505信箱装备技术有限公司。