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新形势下地质资料档案管理信息化建设探讨

2016-09-26张素

卷宗 2016年7期
关键词:资料档案管理信息化

张素

摘 要:新形势下地质资料档案管理信息化建设有着极其重要的意义。本文在对现在的地质资料档案管理信息化建设所存在的问题进行简单探讨后,提出了一些有利于地质资料档案管理信息化建设的意见。

关键词:地质资料;档案管理;信息化;建设

1 地质资料档案管理信息化建设的现状

1.1 缺少设备与技术支持

新形势下由于我国信息化设备落后的原因,导致我国在开展地质资料档案管理信息化建设的过程相对缓慢。因为地质资料档案管理信息化建设是一种通过运用现代化高新技术对地质资料档案进行信息化、数字化管理的模式。所以,它的建设必须需要有高新的设备与技术支持。但是很多政府地质部门的领导对所谓的信息化建设没有充分的认识,不知道信息化管理模式相较与旧的地质资料档案管理模式的好处,从而在对于相关的地质资料档案管理信息化建设工作中所需要的设备与技术持不重视态度。使得我国的地质资料档案管理信息化建设工作中出现了硬件设备陈旧、相关技术落后等问题,大大拖缓了我国地质资料档案管理信息化建设的速度。

1.2 缺少专业的管理人才

地质资料档案管理信息化建设不但需要高新的设备,而且还需要专业化的人才。因为现代化信息技术的发展,以及不断更新的档案管理设备,都需要相关的管理人员具备一定的信息技术知识以及设备操作技能。但是在现今大部分的地质资料档案管理部門中,相关的档案管理人员的地质资料基础知识、信息技术知识以及数字化档案管理知识都比较缺乏。不能够对管理设备进行有效的利用。

1.3 缺少完善的管理体系

目前我国的地质资料档案管理部门之间,还没有形成一套完整且统一的管理体系,使得现在的管理制度及方法都不再适应现在的信息化建设需求。同时因为没有一套统一的管理体系,使得我国的各地地质资料档案管理部门之间出现各自管理、各自分类、各自保存等现象,严重缺少统一性。这将使得相关部门对全部资料的整合更加困难。

1.4 没有建立统一的数据库

我国目前由于各地质资料管理部门之间的各自独立,且没有一个统一的数字资料档案数据库,导致大部分的地质资料不能做到整合与共享。使得相关部门或是人员在进行地质资料查阅的时候极其麻烦与困难。而且也使各种地质资料档案之间不能做到科学的整合与归类。

1.5 没有充分挖掘部分地质资料的内在价值

因为地质资料档案的数量繁多,有许多有价值的地质资料档案没有被充分认识,以及合理利用,使这些地质资料档案一直处于无人理会的境地。如果不对这些地质资料进行二次利用与发掘的话,将会造成严重的信息资源浪费。而且也不符合地质资料档案管理信息化建设的初衷。

1.6 涉密资料存在安全隐患

全国的地质资料档案种类繁多。其中有很大一类的地质资料档案是属于国家涉密内容,是需要严格保密的,对于这一部分资料需要与那些能够公开查阅与分享的资料进行区分管理。但是在地质资料档案管理信息化的建设过程中,这一类资料的安全保障成了新的问题。急需要建设一套科学的、完善的、无漏洞的安全保障机制。才能从本质上保证这一类地质资料档案的安全性。为地质资料档案管理信息化建设的道路扫清障碍。

2 新形势下地质资料档案管理信息化建设对策

2.1 提高资金与技术的投入

有关地质资料档案管理部门要提高对档案管理信息化建设工作的重视,要加大对地质资料档案管理信息化建设工作中的资金与技术支持,为相关的档案管理人员提供最新的管理设备,以及最前沿的技术,使得地质资料档案管理人员能够拥有最好的工作环境。

2.2 建设专业化的人才队伍

现代化信息技术的进步,使原本的地质资料档案管理人员面临新的考验,地质资料档案管理的信息化建设需要相关人员具备最新的信息技术知识。因此相关的管理人员应该充分认识到这一点,做到自我学习、自我进步,自发的去学习最新的管理技术以及操作技术,为地质资料档案管理信息化的建设出一份力量。同时有关部门也要经常性的对相关管理人员进行专业化的技术培训,提高相关管理人员的专业知识与技术水平。而且还有对相关管理人员进行定期的考核与管理。并且对优秀的地质资料档案管理人进行表扬,提高管理人员的工作热情。而且还要对一些不合格的人员、或是懈怠工作的人员进行定期清理,保证地质资料档案管理队伍中人员的高素质。

2.3 建立统一的管理体系

建立起一个统一的管理体系是地质资料档案管理信息化建设过程中极其重要的一环。国家管理部门应该结合实际制定一套科学的、全面的管理体系。从根本上解决各地区地质资料管理部门之间各自独立的现象。同时国家档案管理部门还应该对地质资料档案管理负起监督与指导的责任,加强对地质资料管理信息化建设过程中出现的问题进行管理与规范,

2.4 建立统一的数据库

要想实现地质资料档案管理信息化建设就必须建立起一个统一的地质资料档案数据来源,因此很有必要对全部的地质资料档案进行整合与归类,建立起一个统一的数据库。只有拥有了统一的数据库才能大大提高政府部门或是社会个人对地质资料档案的查阅效率。

2.5 加强对地质资料档案的二次利用

加强对现有的地质资料档案的二次利用,通过有序的、规范的对原有的地质资料的整理与筛选,深入挖掘现有地质资料档案中的利用价值。优化地质资料档案结构,提高资源利用效率。使原本无人理会的地质资源档案转化为有利用价值的珍贵资源。

2.6 对涉密资料进行特殊管理

针对地质资料档案中的部分涉密档案,应该将其与公开资料档案进行区别管理,为其设置专门的管理方式。要严格按照国家的相关法律法规对这一部分涉密档案进行加密监管。在信息化的管理系统内建立起一个专门对涉密地质资源档案进行加密、监控、管理与保护的系统。同时要不停引进与学习最先进的信息安全技术。使保密地质资料档案的安全性得到完美的保障。

2.7 对珍贵资料进行数据化

建国以来许多的纸质地质资料档案中保存了许多珍贵的资料,对于这部分资料必须要提高重视。要及时将这部分珍贵的地质资料进行信息数据化,但是由于考虑到这部分地质资料档案内容过多且种类复杂,要想将这部分地质资料档案全部数据化是一个长久的过程,需要有关管理人员的持续重视与不停努力。因此需要制定一个长久的计划,第一步相关管理工作人员要建立起全部地质资料档案资料的目录,再通过目录对一些相对重要的地质资料进行优先数据化。同时在数据化的过程中,要对资料的真实情况进行调查和分析,在确认无误后进行科学、规范的数据化。

3 结语

总而言之,在新时期下对地质资料档案管理进行信息化建设需要多方面的努力。除了设备、技术、人才等方面的需求之外。还需要国家地质资料档案管理部门的持续重视,制定相关的有利于地质资料档案管理信息化建设的制度与指导方针。同时,国家地质资料档案管理部门还需要做好长久的规划。最后,还需要底层的工作在地质资料档案管理信息化建设最前线的档案管理人进行长久且耐心的努力。

参考文献

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[5]高爱红.试论地质档案资料信息化建设[J].国土资源信息化,2014(3):46-48.

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