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浅谈我国事业单位档案管理问题与措施

2016-09-26王威

卷宗 2016年7期
关键词:事业单位档案管理措施

王威

摘 要:随着档案事业改革发展的不断深入,人们对档案信息的需求也越来越多,档案利用率的增多给档案工作提出新的更高要求。要切实适应新形势发展的需要,各级必须做好新时期档案工作,提高服务质量。本文从分析我国事业单位档案管理中的问题入手,阐述了问题的具体处理措施。

关键词:事业单位;档案管理;问题;措施

随着档案工作在经济社会中的作用和重视程度不断提升,档案管理工作面临着更多的挑战。因此,作为档案管理人员,需提高档案工作科学管理的能力,逐步为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。档案管理工作是可以让单位高层管理人员及时获得准确依据的支持性证据的基础,但是,往往人们对档案管理工作的有着不正确的理解,对档案管理工作可有可无。相反,档案管理工作是单位管理工作的重要部分,是提高单位工作质量与保护历史真实面貌的一项重要工作。

1 我国事业单位档案管理中存在的问题

1对档案管理的重视程度不足

长期以来,相当一部分人员对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是简单保管的事务性工作,不能给单位创造经济效益,只要不丢失,不泄密就行了。轻视档案工作的思想导致档案工作无法适应现在管理的需要。

2管理力量薄弱

管理手段落后导致档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员对档案工作精力投入不足,日常事务往往没有及时整理归档,造成归档的材料还不够真实和准确。

3档案管理人员的业务水平不高

一些档案工作者业务水平低,不具备信息收集和管理的能力,组织协调能力差,满足于工作现状,缺少创新意识,综合素质差,跟不上时代的脚步。

4档案管理硬件环境设施老化

由于档案管理必备的设施老化陈旧,导致很多档案霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。

2 提高事业档案管理工作的措施

1更新管理观念

对于档案管理必须优化档案管理观念,对于档案管理而言,必须优化档案管理制度,完善资料归档、信息保密和处罚机制。档案管理上执行多层次运行机制,采取集中式管理模式。

2强化管理

2.1做好安全防范工作。在信息化社会,利用信息化水平是时代发展的必然需求。现代化技术的发展提高了档案工作现代化水平,利用各种数字设备能使信息处理效率明显提升。随着档案信息化建设的拓展,维护档案安全的难度越来越重。任何事物都有它的两面性。新时期,电子档案依赖技术多种化导致利用工作的复杂化。电子档案利用起来更方便、更快捷,但是资源的的优化向我们提出了一系列的管理难题,一些原始性、唯一性的核心信息资源容易丢失和损毁,将给企业带来难以估量的损失。随着法制的深入以及信息公开的深化,事业单位在管理中对档案的利用需求不断加大,而档案的特殊性又决定了档案不能简单地走入市场。在推进档案信息化建设领域,管理部门要从建立制度、制定标准、落实技术措施等方面入手对企业档案进行有效管理。针对非法访问、黑客入侵等现象采取与系统安全和保密等级要求有关的防范对策。制订网络数据安全保证机制,采取身份识别方法等为档案的安全服务。

2.2提高人事档案管理的现代化水平

根据我国的国情,无论如何,一些纸质档案的作用都是不可替代的。随着我国人才流动深度的发展,单一的纸质档案给人事档案的利用带来了较大的局限性。将先进科技运用于档案管理工作之中不但提高了工作效率,而且也延长其寿命。实现档案管理现代化是档案信息适应日渐增强的社会客观需要,需要人事档案管理部门充分利用计算机把文字、图片、声像等资料存于电脑。由此,数据并存的方式有利于实现人事档案信息资源的有效共享

3 提高档案管理人员综合素质

档案工作者要具备一定的信息能力,才能够适应信息资源档案管理工作的需要。一是档案管理人员的信息收集和管理的能力,要充分发挥档案工作人员的创造性,努力提高檔案人员的管理能力。现代社会处于不断的发展变化中,档案工作者要做到寻找能够留住历史的有价值的档案,也要分析和综合发掘信息,通过细致周密的缜密判断,从纷繁复杂的表象中透过现象看本质,从档案信息资源中发掘带有参考和指导意义的信息;二是调查研究能力,档案工作者必须掌握调查研究的基本方法。要真实、全面地深入实际调查研究,不断提高调查研究能力,这样才能满足社会和人们不断增长的信息要求;三是组织能力和协调能力,档案工作者需要进行档案信息资源建设的管理,需要档案工作者学习掌握组织和协调的有关原理,通过自己的努力建立起互相理解、相互支持、相互协作、相互配合的关系;四是信息技术的应用能力,档案工作者要熟悉文件档案管理系统的基本要求,熟练地运用信息技术解决信息资源管理中的问题。

4完善档案管理的基础设施

此外,长期以来,档案的保密技术和装备陈旧落后于形势发展需要,无法适应网络时代的要求,因此,加强档案现代化管理基础设施势在必行。企业要有计划地配备确保档案安全保管和科学保护的先进设备,以必要的实用技术使档案管理手段和方式适应保密要求,消除每一个隐患把保密工作要求落到实处。

总之,事业档案信息是科技、文化、知识的积淀,它在管理中的作用是无可替代的。面对信息化时代带来的挑战,档案工作者必须积极探索新的管理方法,更新管理理念,使档案工作与单位的创新保持同步,不断提高事业档案管理工作的含金量,从而实现档案的价值最大化。

参考文献

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[5] 闫飞雪.浅谈对事业单位全员聘用制管理的认识[J]. 中医药管理杂志. 2010(08)

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