如何实现科技期刊快递单据的批量打印

2016-08-15周丽

新闻研究导刊 2016年12期

关键词：样刊批量单据

周　丽

（重庆市卫生信息中心，重庆　401120）

如何实现科技期刊快递单据的批量打印

周丽

（重庆市卫生信息中心，重庆401120）

本文以科技期刊邮寄的快递单据批量打印为例，应用Word软件自带的“邮件合并”与EXCEL表格功能相结合，实现了作者投稿数据导入、替换、打印等批量操作，避免重复机械劳动，使编辑工作更加高效与便捷。

科技期刊；快递单据；邮件合并

早期科技期刊从稿件的录用通知书的发放、期刊订阅、汇票单等，一般都是编务们通过邮局平邮方式实现的。随着社会经济的飞速发展及“互联网+”时代的到来，越来越多的科技期刊杂志社及编辑部为了提高工作效率及样刊收到率都纷纷选择了快递来替代普通平邮的方式。例如，国内的顺丰、圆通、EMS等快递业务可以更加快捷地完成当期作者样刊投递等业务，提高了编辑部的工作效率。但随之而来的繁杂的工作量使编辑部的编务们抓狂，一张又一张重复机械劳动的手写快递单，然后粘贴快递单等一系列流程，对于编务来说是一项繁杂而又巨大的工作。虽然目前较多的科技期刊杂志社、编辑部的投稿系统可以将每期的作者群对应的信息以Excel表格的形式储存，但是如何将作者EXCEL表格信息内容与快递单打印内容相联系，实现批量打印，成为各个期刊社、编辑部需要解决的首要难题。［1，2，3，4，5］

笔者翻阅资料发现可以利用Excel中的函数和宏自带功能，利用书写VBA计算机编程代码来实现科技期刊单据的批量打印，或者可根据word软件自带的邮件合并功能，［6，7］通过邮件合并的“域”的运用，应用到稿件录用通知、作者邮寄地址模板整理打印等诸多方面，但很少有研究者总结如何实现快递单据的批量打印的过程，尤其是科技期刊当期邮寄样刊快递单这种较为繁杂的重复机械劳动，可以利用Word邮件合并中的“域”来实现其批量替换打印，经过一段时间的反复尝试及摸索，笔者总结出通过应用Word“邮件合并”与EXCEL表格功能相结合实现批量打印快递单据的简便方法。

本文以给作者邮寄当期样刊的快递单为例，流程如下：

第一，准备数据源。数据源可以是Access数据库、Excel文件、Word文档等多种格式。以编辑部投稿系统的作者信息Excel表格文件为例，作为数据源。

第三，模板与数据源相互关联。先单击“工具”→“信函与邮件”→“显示邮件合并工具栏”；再单击“打开数据源文件”（见图1）。

图1　模板与数据源相互关联

“数据源”对话框中选择事先做好的数据源，并在“选择表格”对话框中选择数据所在的工作表（见图2）。

第四，在模板中依次插入Merge Field域。选中要自动替换的内容，然后单击“插入域”，“插入合并域”对话框被打开，点击工具栏中的“插入域值”按键，“插入合并域”对话框被打开。因为第一项“文章编号”对应“数据源”的“L12345678”，我们选择这一项，点击“插入合并域”，看见插入合并域选项中，有插入地址域和数据库域，请选择数据库域，域值就是开始我们列出的那5项，依次为文章编号、作者名称、邮寄地址、邮编、电话号码，点击“插入”按键，然后点击“关闭”，可以看到发生变化为文章编号根据之前EXCEL里面的数据内容自动替换新的文章编号，同理完成其他地方“作者名称”“邮寄地址”“邮编”“电话号码”的插入域工作，尤其要注意页眉里的编号也要操作。

第五，预览并输出快递单信息。先单击“查看合并数据”，预览快递单信息。其中，在工具栏中插入Word域后面的查看合并数据按键中显示的数字为第XX份，可以点旁边两边的箭头预览。然后调整快递单的排版信息。例如，可能这5项在快递单页面中没有居中，预览时可以调整。最后即为输出快递单。单击“合并到新文档”，弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，所有的分报告会输出到一个Word文档里，保存、打印（见图3）。

以上流程就可以实现Word“邮件合并”与EXCEL表格相结合自动生成快递单功能，只需中间个别地方的批量替换，并将邮寄样刊的当期作者信息EXCEL表格数据源引入进来即可，这样就快速汇总了当期样刊作者的快递单信息，然后点击打印按键即可实现批量操作。

综上所述，Word自带的“邮件合并”与EXCEL表格相结合实现快递单、稿件录用通知单、汇票单等批量打印功能，提高了编辑部的工作效率，方法简单易行，减轻了编辑部的人力和财力，适合多数科技期刊社、编辑部内部使用。［8，9，10］同时，我们在工作中慢慢总结经验，摸索出更加便利的批量打印、发送方式。例如，可根据科技期刊社自己的内部需求更换word信息及对应的作者群Excel数据，来实现快捷操作。此项操作能极大地提高编辑的工作效率，值得其他编辑部学习与推广。［11］