林原 徐亚军

摘 要：办公自动化（OA，office automation）是指利用先进的科学技术，如计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等，提高现代办公室的办公效率。经过近30年的发展，办公自动化也变的更加成熟，这也令他的适用范围变的更加广泛，本文针对日常办公中，会议召开这一领域的自动化办公进行研究，将信息化设备应用其中，并设计一种会议系统，进而实现会议系统智能、信息、无纸化。

关键词：无纸化办公；会议系统

1 需求分析

本文的出发点是课题组的信息化平台，在信息化平台的建设过程中，发现其缺乏相应的会议系统，因此着手设计建设一套会议系统，用以满足日常会议需求，这也是系统设计的指导思想，即简化会议流程，提高会议效率。

1.1 会议模式

设计前，首先要了解学校日常及课题组日常会议的特点，即需求。在学校中，主要有兩种会议模式：一种是学生答辩会议，包含毕设答辩（开题、中期、结题），课程设计答辩，大作业展示；另一种是项目研讨会议，可以是组内人员会议，或者是与外方单位共同协商交流的会议。

以往会议中，主持人分别邀请每一位汇报人上台演讲；汇报人携相关材料进行演说，同时与会人员在纸上记录相关内容。此流程中，会议组织人员由于无法具体了解会议详细内容，因此无法进行会议的相关准备；与会过程中，领导无法总览议题，因此无法了解会议总体情况，每一位参加会议的人员须携带纸笔，记录会议相关信息；在汇报结束之后，为了方便日后查看，需要归档会议资料。……