邓德成

摘 要：档案信息数学化和网络化已经成为档案管理的必然趋势，也是评价一所大学档案部门发展水平的重要标准，但国内大多数高校档案部门总体来讲档案信息化建设相对滞后，其工作仍旧停留在传统的手工及计算机辅助管理阶段，极大地阻碍了高校信息资源的开发和利用，本文将就高校档案数字化的必要性和数字化建设中应采取的对策进行初步的探讨。

随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，档案信息数学化和网络化已经成为档案管理的必然趋势，也是评价一所大学档案部门发展水平的重要标准，但国内大多数高校档案部门总体来讲档案信息化建设相对滞后，其工作仍旧停留在传统的手工及计算机辅助管理阶段，极大地阻碍了高校档案信息资源的开发和利用，与传统载体档案相比，数字化档案是最大特点是冲破了传统载体档案的管理和利用方式，打破了档案利用的时间和空间限制，促使档案管理从传统的收集，整理，管理、利用的职能向信息采集，信息管理和信息开发的职能转变。

1 纸质档案转化为数字化档案的必要性

（一）有利于档案信息资源的开发利用

由于纸质档案资料较多，占用库房空间大，查找比较繁琐，档案在使用时受时间和空间的限制，大大降低了档案的使用效率。而将纸质档案转化为数字化档案，可以使档案信息分别分类的存储在数据库中。当使用者需要使用档案信息时，可以不受时间和空间的限制，在任何时间跨区域利用计算机网络快速的、准确的检索所需的档案信息，进而有效使用档案信息，这将大大提高档案信息的使用效率。……