解云霞

基于大数据背景下财务共享模式的电子会计档案管理研究

解云霞

计算机网络技术在不断的发展，人们已经进入大数据的时代中。本文将从大数据时代中电子会计档案管理的独特性出发，简要叙述电子会计档案档案管理方法，大数据时代中如何做好电子会计档案管理工作进行合理思考，为在大数据时代中使得电子会计档案管理符合财务共享提供实践思路，提升企业价值管理。

大数据；财务共享；电子会计档案管理

前言

计算机网络和大数据在不断应用发展，将其应用到各个领域，对经济模式的转变发展起到了有力的推进作用。在去年年末，财政部和档案局发布了《会计档案管理办法》，其中确认了电子会计档案的法律地位和效力。对于财务信息化工作来说，会计档案管理实现了从以纸质为媒介向数字化管理的重要转变，更是加速了电子会计档案管理和应用的进程。会计各环节的信息可以在网络上实现不同地域之间共享，这种共享的模式便于准确和快速把握企业运营的实际情况，便于分析，给企业带来价值。

一、大数据背景下电子会计档案管理工作的独特性

电子会计档案管理是在网络相应技术和大数据不断发展的过程中，将纸质的会计档案包括原始凭证、记账凭证、财务报表等各种资料通过网络共享方式实现会计档案采集存储、分析应用，通过采集搜索挖掘相关信息实现不同地域信息共享、降低成本、实现企业价值管理的目标。传统会计档案管理是会计工作的一个重要环节，只能依靠人来进行，可能出现差错、纰漏情况。电子会计档案管理的初期是将纸制信息通过会计应用软件保存起来存储在电脑等设备中，实现调取提升工作的效率，这是电子会计档案管理发展的初期模型。随着网络技术及大数据等环境的变化，电子会计档案管理工作的内容、方式等也在不断的变化，由初期的存储逐渐发展为档案的采集存储、分析处理和应用。在大数据时代电子会计档案管理优势主要概括为以下四方面：一是表现在工作地点上，网络环境下可以在任何地方工作，随时查看、录入、整理档案，不需要使用纸制媒介来记载，在网络中设置密码，不会泄露信息，同时也可以同时将好多个不同时期的会计档案进行比较；二是表现在工作内容方面，利用大数据、云计算等技术电子会计档案管理方法可以将自身和其他相关信息全部显示出来，如不需要工作人员花费过多的时间查阅和整理，工作效率会大大提升；三是表现在成本费用方面，运用电子会计档案管理可以减少使用纸记载信息的数量，从而节约资源，而且因为电子会计档案管理大部分环节依靠电脑自动完成，工作人员的数量也可以减少；四是利用大数据挖掘技术，从大量数据中对关键词进行层层挖掘筛选，发掘出与关键词关联的并与企业决策有关的信息，满足企业价值管理的需要，实现电子会计档案管理的高级别应用分析。

二、大数据财务共享模式中电子会计档案档案管理的方法

电子会计档案的管理方法主要包括三方面：第一，电子会计档案数据的读入储存数据。通过会计信息处理软件，获取存储在网络中的会计档案，比如通过企业资源计划系统、资金管理系统、核算系统等，安全管理系统等，在这些系统中管理电子会计的档案，包括钱款凭据、账单、报表等，用来计算收入钱款和支出钱款的具体情况，确定信息的精确性，准确地把握相应信息，便于下一个环节的整理；第二，分析数据。电子会计档案的分析处理，档案管理依靠网络和大数据云计算等技术，可以自动存储、处理、使用会计档案的工作，每一个工作环节结束之后马上开展下一个环节，并且储存到网络中，通过大数据处理技术分布并储存数据，快速找寻、分类、汇总所需要的会计档案，进行分析和更改；第三，使用数据。电子会计档案管理除了上面两个方面的运用外，还有使用会计档案，所谓使用会计档案是指财务工作信息化程度大大增强，可以按照管理的需要搜索，所以电子会计档案管理主要的工作内容是搜索和使用，通过查询得到需要的信息后，再加以运用，因为共享的信息数量多，所以可运用的会计档案也非常多，电子会计档案管理的效果会大程度提升，给企业提供有利决策和价值管理的思路。

三、关于电子会计档案管理的几点思考

（一）按照类别对档案予以整合，使电子会计档案管理工作符合精细化的要求

明确上文中电子会计档案档案管理主要的模式，我们可以发现在大数据的时代中，实现共享是财务各个工作环节未来主要的方向，想要在这样的情况下做好电子会计档案管理工作，必须先对各类别的档案进行整合。一方面，以往管理会计档案的方法主要依靠人员来进行，不仅花费过多的时间，也不能保证工作的效果，而电子会计档案档案管理方法，运用软件录入信息，然后通过系统之中的功能，选择之后，对档案进行管理，但是想要提升工作的效果，还需要对档案予以整合，根据档案不同的类别，在系统之中设置文件夹，每一个类别分别存放，然后对每一个类别的文件，其中的信息要按照录入的顺序自动编码，随着技术不断地发展，未来将实现设备自动录入，通过映射技术，自动识别，然后自动分类，最大程度提升效率，但是工作人员仍然要定期检查，避免系统或者是设备出现问题；另一方面，财务共享之后，信息的数量会非常多，有很多信息是纸质记载的，比如合同、订单等，这就需要相应方都提升信息化的水平，在打印纸质文件的时候，自动将信息同步到共享系统，然后电子会计档案管理工作人员将其整理导入。

（二）及时录入新信息，通过扩展共享的内容保证电子会计档案管理的效果

做好上一点内容的同时，工作人员要及时检查共享的内容是否全面，一方面，每一个公司的财务人员根据新情况，及时将新信息录入到共享软件中，对电子会计档案管理工作的内容予以扩展，这样负责人员就可以根据这些新信息，进行电子会计档案管理工作；另一方面，将纸质资料和电子原文件也进行共享，可以通过网络及时查看，扩展电子会计档案档案管理的内容之后，保证电子会计档案管理的实际效果，这里需要强调一点，各个公司要建立专门负责电子会计档案档案管理的队伍，提升他们的能力和品质，便于对电子会计档案档案管理工作进行管理，及时发现问题并予以解决。不仅如此，各个企业还要做好信息建设改进工作，提升信息化的水平，为电子会计档案档案管理工作平稳进行，尤其是云处理相应技术，使得会计档案可以全部录入到网络之中，不但提升其自动程度保证电子会计档案档案管理工作的效率，同时通过电子会计档案档案管理还可以减少工作人员的数量，保证其实的收益。

总之，在大数据的时代中，财务实现共享是财务工作的主要方向趋势，国家应该继续完备相应的法律法规，推动电子会计档案管理不断发展，以促进各个行业都做好财务工作，为我国整体的财务工作日后发展予以推动。除了文中提到的内容外，网络技术的运用、大数据分析处理能力、ERP系统的开发利用等都使得电子会计档案管理的系统不断扩展和创新，以期达到企业价值管理的目的。

[1]张育强,靳敏.论财务转型过程中会计档案管理工作的新思路——基于财务共享模式的探讨[J].中国总会计师,2011,04:120 -121.

[2]孔繁杰.创新档案管理打造绿色账本——中国电信会计档案电子化管理试点实践[J].中国档案,2015,02:28-29.

山西管理职业学院）